Overslaan en naar de inhoud gaan

3. De stappen uitgewerkt

Stap 4: Herontwerpen en realiseren van nieuwe werkwijzen

Zebrapad - stap 4

Wat is het doel?

Het doel van deze stap is:

  • concrete aanpassingen realiseren, zodat de betrokkenen daadwerkelijk anders gaan werken in de dagelijkse praktijk. 

Deze aanpassingen kunnen betrekking hebben op werkprocessen, samenwerking en de inrichting van rollen en regie. Hiermee wordt de stap gezet van inzicht naar daadwerkelijk anders handelen.

Hoe begin je en wie betrek je?

In deze fase zet de lerende praktijk de stap richting concrete veranderingen. Je formuleert gerichte opdrachten en acties die ertoe moeten leiden dat  de betrokkenen anders gaan handelen in hun dagelijkse werk.

Bijvoorbeeld: 

  • nieuwe afspraken over hoe informatie met elkaar gedeeld wordt
  • afspraken over wie het overzicht houdt als meerdere partijen betrokken zijn en op welk moment extra ondersteuning of besluitvorming nodig is. 

Daarnaast bekijk je wie nog meer betrokken moeten worden. Bijvoorbeeld functionarissen van stafafdelingen (zoals financiën, juridische zaken en inkoop) die nog niet in de kerngroep zitten.

Waar moet je op letten?

Deze stap blijkt in de praktijk vaak het meest complex. Het risico bestaat dat inzichten en ambities niet vertaald worden naar concrete aanpassingen, waardoor het bij intenties blijft. 

Ook bestaat het risico dat de (aangescherpte) probleemanalyse niet heeft geleid tot het betrekken van alle relevante actoren. Dit kan ertoe leiden dat in deze fase onduidelijkheid heerst over wat juridisch of organisatorisch wel of niet kan. Het is belangrijk dat alle deelnemers van de lerende praktijk hier alert op zijn. De trekker kan vervolgens een voortrekkersrol vervullen bij het agenderen van deze zaken bij mensen die nog geen deel uitmaken van de lerende praktijk.

Bij de vertaalslag naar concrete acties kan er (opnieuw) discussie ontstaan tussen de betrokkenen. Hoe concreter de geformuleerde acties, hoe groter de kans op het uiteenlopen van belangen. Juist dan is het belangrijk om het gemeenschappelijke doel en de weg die samen al is afgelegd voor ogen te houden. Ook hier kan concrete casuïstiek helpen om zichtbaar te maken hoe verschillende belangen uitwerken in de praktijk.  

Omdat het in deze stap gaat om het realiseren van werkwijzen in de bestaande praktijk, zullen de acties deels plaatsvinden in de dagelijkse praktijk (dus buiten de formele bijeenkomsten van de lerende praktijk om). Dit vraagt om actieve terugkoppeling, reflectie en sturing.

Welke lessen hebben we geleerd?

Het bereiken van deze vierde stap − het herontwerpen en realiseren van nieuwe werkwijzen − kost tijd. Eerst moeten de voorgaande stappen zijn gezet. Daarin zijn er mogelijk nieuwe inzichten ontstaan over probleemdefinitie, knelpunten of  actoren, waardoor stappen (deels) herhaald moeten worden. Wanneer deze vierde stap is bereikt, doen zich nieuwe uitdagingen voor: de beweging van inzicht naar consistent anders handelen is in de praktijk complex.

In verschillende lerende praktijken zijn wel eerste stappen gezet: 

  • In één lerende praktijk was er een doorbraak waarbij het management erkende dat langer bestaande werkwijzen en aannames niet (meer) werkten. Dit hielp om het gesprek te kantelen naar wat nodig is om dit structureel anders te organiseren, bijvoorbeeld rond regie en samenwerking bij complexe casussen.
     
  • In een aantal lerende praktijken zijn concrete hulpmiddelen ontwikkeld om de beoogde verandering zichtbaar en bespreekbaar te maken. Zo kwam in een lerende praktijk een collegebesluit tot stand en werd deze uitgewerkt in praktische handreikingen. Een andere praktijk ontwikkelde persona's waarin duidelijk werd wat de dagelijkse werkzaamheden en uitdagingen van professionals waren. Deze persona's werden gedeeld met de bestuurders. 
     
  • In weer een andere praktijk is een kompas ontwikkeld dat richting geeft aan wat integraal werken inhoudt voor gedrag, vragen die daarbij aan de orde komen en instrumenten die kunnen worden ingezet. 
     
  • En elders leidden praktijkervaringen van professionals tot concrete bouwstenen voor een ontwerp op bestuurlijk niveau:

In één lerende praktijk werkten beleidsmedewerkers en uitvoerende professionals samen aan bouwstenen voor wijkgerichte lokale teams. Praktijkervaringen van uitvoerende professionals hielpen om scherper te krijgen wat zo’n team nodig heeft: korte lijnen, nabijheid in de wijk, ruimte voor relationeel werken en samenwerking als onderdeel van het dagelijkse werk. 

Zo werd een abstracte ambitie vertaald naar een eerste ontwerp dat bestuurlijk verder kon worden uitgewerkt.

Voorbeelden als deze helpen om een abstracte opgave te vertalen naar herkenbare situaties en bieden houvast voor afstemming. Tegelijkertijd vraagt brede toepassing hiervan nog verdere doorontwikkeling.

Tot slot zagen we in de lerende praktijken dat in deze stap de verbinding wordt gelegd met actoren buiten de kerngroep. Dit zijn actoren die een rol spelen bij de aanpassing van randvoorwaarden op allerlei niveaus: van het aanpassen van informatiesystemen tot het aanpassen van opdrachten aan uitvoeringsorganisaties. Hun betrokkenheid in deze fase is een uitkomst van de inzichten in de eerdere fasen.