Overslaan en naar de inhoud gaan

3. De stappen uitgewerkt

Stap 2: Gezamenlijke betekenisgeving en verdiepend leren

Zebrapad - stap 2

Wat is het doel?

Het doel van deze tweede stap is:

  • een verdiept begrip van het vraagstuk en een gedeelde basis van uitgangspunten die richting geven aan de verdere aanpak. 

Dat betekent: inzicht in onderliggende patronen, aannames en mechanismen. Dit is nodig om domeinoverstijgende vraagstukken, die vaak raken aan cultuur- en systeemverandering, goed te kunnen doorgronden.

Hoe begin je?

In deze fase is het belangrijk de tijd te nemen om elkaars perspectieven, interpretaties en aannames te bevragen. Er treedt daardoor een bewuste vertraging op in het proces. Immers, wanneer te snel wordt toegewerkt naar oplossingen, bestaat het risico dat het vraagstuk onvoldoende is doordacht en dat de benodigde verdieping uitblijft. De focus verschuift in deze fase dus van het onderzoeken van verschillen naar het gezamenlijk onderzoeken waar perspectieven elkaar raken en versterken.

De procesbegeleider stuurt actief op dit proces door: 

  • deelnemers te vragen om hun redeneringen toe te lichten;
  • door te vragen op de verschillende perspectieven;
  • actief te vragen waar perspectieven elkaar raken. 

Dus: ‘Waar kijken we anders naar en waar vinden we elkaar wel?’ Het kan daarbij helpen om concrete casussen te bespreken en stil te staan bij de vraag: 'Wat vinden we samen belangrijk voor de inwoners?' Het voeren van deze gesprekken leidt stap voor stap tot een gedeelde basis van uitgangspunten waarop verdere keuzes en acties kunnen worden gebouwd. 

Verschillende werkvormen kunnen hierbij helpen (zie kader: 'Leerecepten'). Eventueel kan een externe expert worden uitgenodigd om helderheid te geven, bijvoorbeeld over feitelijke juridische mogelijkheden of onmogelijkheden.

Deze stap sluit af met een gedeeld en verdiept begrip over het knelpunt. De neuzen staan nu dezelfde kant op en de volgende stap kan gezet worden.

Leerrecepten

Divosa heeft een keuzeschema, 'leermenu’s' en 'leerrecepten' (werkvormen) ontwikkeld die helpen om verschillende vraagstukken bespreekbaar te maken. De leermenu’s en leerrecepten, bedoeld voor uitvoering, beleid en management, zijn ontwikkeld vanuit het programma Inburgering, maar zijn door hun opzet breder toepasbaar. 

bekijk de leerrecepten

Waar moet je op letten?

In deze stap is het belangrijk om een balans te vinden tussen twee mogelijke 'uitdagingen': 

  1. Het risico bestaat dat je te snel naar oplossingen toe wil werken, terwijl nog onduidelijk is wat het probleem precies is. In de lerende praktijken zagen we bijvoorbeeld dat deelnemers al snel spraken over ‘beter afstemmen’, terwijl nog onduidelijk was waar de samenwerking spaak liep. 
  2. Het risico bestaat dat het proces blijft hangen in het naast elkaar zetten van perspectieven, zonder dat dit leidt tot een gezamenlijke richting om naartoe te werken. 

Het bewaken van de balans tussen de twee risico's (of: uitdagingen) is een belangrijke taak voor de trekker en procesbegeleider.

Ook is het in deze stap belangrijk om te onderkennen dat niet alle verschillen altijd direct en volledig overbrugbaar zijn. De lerende praktijken kunnen bijvoorbeeld te maken hebben met (beleids)regels die voor meerdere interpretaties vatbaar zijn, lopende inkoopcontracten of gemaakte keuzes voor de bekostiging van activiteiten. 

Deze stap vraagt daarom om het kunnen omgaan met verschillen en onzekerheid, het begrijpen van elkaars perspectief en het openhouden van het gesprek, zonder direct te streven naar volledige consensus. Door hier in de lerende praktijk bewust ruimte voor te scheppen, ontstaat er een meer gedragen begrip van het vraagstuk.

Welke lessen hebben we geleerd?

1. Tijd

In een aantal lerende praktijken werd eerst tijd genomen om het vraagstuk gezamenlijk te doorgronden en de verschillende perspectieven samen te verkennen. Hierdoor ontstond meer begrip voor elkaars positie, werden initiële interpretaties herzien en ontstond een betere basis voor verdere samenwerking. 

Zo werd in één praktijk duidelijk dat er een verschil bestond tussen het beeld van beleid/management enerzijds en professionals anderzijds over de bestaande handelingsruimte. Door dit met elkaar te bespreken, werd duidelijk dat de professionals anders omgingen met (bijvoorbeeld) verantwoordelijkheid, risico’s en samenwerking dan vanuit management en beleid werd gedacht.

2. Druk

Ook zagen we lerende  praktijken waar druk werd gevoeld om snel tot resultaten te komen. Deze druk kwam soms van het college van B&W en soms vanuit het management. 

In deze lerende praktijken zijn gerichte interventies gepleegd om het college of het management mee te nemen in de achtergrond en de werkwijze van de lerende aanpak, en hen uit te leggen dat tussenstappen noodzakelijk zijn om tot een goed eindresultaat te komen.. Daarbij is gebruikgemaakt van de inzichten uit deze tweede stap: inzichten die tot stand zijn gekomen door tijd te nemen voor reflectie, in plaats van volgens een lineair model te werken. 

Die inzichten zijn ook op een andere manier gepresenteerd dan gebruikelijk was: niet in uitgebreide rapportages, maar bijvoorbeeld  in de vorm van verhalen van medewerkers. In de bewuste lerende praktijken had dit een positief effect: het leidde tot begrip van management en bestuur en waardering voor de medewerkers en hun opgehaalde inzichten.

3. Gedeelde taal

In andere praktijken lag de nadruk op het ontwikkelen van een gezamenlijke taal. Zo bleek dat professionals vaak dezelfde termen gebruikten – zoals ‘regie’ of ‘integraal werken’ – maar daar in de praktijk iets anders mee bedoelden. Door dit aan de hand van concrete voorbeelden te bespreken, werd duidelijk wat iedereen precies bedoelde. Dit zorgde voor een gedeeld perspectief op het vraagstuk, of voor een beter inzicht in de verschillende perspectieven en waar die vandaan kwamen.

4. Reflectie

Ook zagen we dat betekenisgeving verdiept wanneer professionals reflecteren op hun eigen handelen. In plaats van alleen te praten over regels of systemen, bespraken deelnemers nu ook hun eigen rol in de samenwerking: 'Wat doe ik zelf en wat vraagt dat van anderen?' Hierdoor verschoof het gesprek van systemen naar gedrag: 'Het gesprek ging niet meer alleen over systemen, maar ook over hoe we zelf handelen', aldus een deelnemer.

5. Onzekerheid

Verder bleek dat het proces van betekenisgeving vaak gepaard ging met onzekerheid. In een lerende praktijk werd het bewust onderdeel van het leerproces om stil te staan bij het feit dat nog niet duidelijk was wat een passende aanpak zou kunnen zijn. Hoewel dit in eerste instantie als ongemakkelijk werd ervaren, ontstond juist daardoor ruimte om het vraagstuk beter te begrijpen – en tot beter doordachte keuzes te komen.

6. Herijking

Tot slot zagen we in een aantal lerende praktijken dat door de inzichten uit stap 2, het initiële knelpunt (stap 1) werd herijkt.