Overslaan en naar de inhoud gaan

3. De stappen uitgewerkt

Stap 5: Doorwerking, borging en herijking

Zebrapad - stap 5

Wat is het doel?

  • Het doel in deze stap is om de inzichten, werkwijzen en samenwerkingen die ontwikkeld zijn in de lerende praktijk, in te bedden in de organisatie. 

Het gaat er hier dus om dat de opbrengsten uit de lerende praktijk duurzaam (kunnen) doorwerken in de rest van de organisatie. Het doel is bereikt als de opbrengsten zijn verankerd in (bijvoorbeeld) beleidsstrategieën, beleidsregels, financieringsstromen en werkprocessen.  

Het leerproces stopt hier niet: de lerende praktijk blijft reflecteren op ervaringen en blijft vraagstukken herijken, zodat verandering zich verder kan verdiepen en aanpassen aan de praktijk.

Hoe begin je en wie betrek je?

Het structureel borgen van de opbrengsten in de rest van de organisatie vraagt om een gezamenlijke inspanning op verschillende niveaus, zowel binnen als buiten de lerende praktijk.

Rol van de trekker

De borging verloopt soepeler als je al eerder in het traject verbinding hebt gezocht met de rest van de organisatie en relevante externe partijen. Hier ligt een cruciale, strategische rol voor de trekker. Deze kan vanaf het begin contact leggen met management, bestuur en andere betrokken partijen.

De trekker kan hiervoor formele en informele kanalen benutten: van een geplande lunchpresentatie tot een informeel praatje 'bij de koffieautomaat'. Het helpt daarbij als de trekker de organisatie goed kent en weet wie de sleutelfiguren in de besluitvorming zijn. 

Door deze kennis bewust in te zetten, kan de trekker de juiste mensen bereiken, hen overtuigen van het belang van de nieuwe werkwijze en zo bijdragen aan het verder brengen en verankeren van de verandering. Dit vergroot het draagvlak en maakt het mogelijk om tijdig aan te sluiten bij besluitvorming en bestaande structuren.

Verantwoordelijkheid van overige deelnemers

Hoewel de trekker het voorwerk doet, ligt de verantwoordelijkheid voor de uiteindelijke borging bij álle deelnemers van de lerende praktijk. Iedereen heeft hierin vanuit zijn eigen functie een rol. Bijvoorbeeld bij het opnemen van nieuwe werkwijzen in beleidskaders, het aanpassen van opdrachten, het regelen van de financiering en het verankeren van afspraken in de reguliere werkprocessen. 

Idealiter is een lerende praktijk zo ingericht dat deze pas is afgerond wanneer de verbinding met de organisatie écht staat en eigenaarschap breed gedragen wordt. Zonder deze verbinding blijven resultaten afhankelijk van individuen en daarmee kwetsbaar.

Actie en reflectie

Het is belangrijk om nieuwe werkwijzen te blijven toetsen aan de praktijk. Doordat je in de lerende praktijk cyclisch werkt (actie en reflectie), zie je wat werkt en wat bijgesteld moet worden. 

Het betrekken van het perspectief van inwoners helpt daarbij om te voorkomen dat veranderingen vooral intern gericht blijven en onvoldoende aansluiten bij de praktijk van ondersteuning.

Waar moet je op letten?

Bij de borging van opbrengsten is het volgende belangrijk:

  • Houd rekening met een sterke 'terugtrekkracht' van bestaande systemen. Verbind nieuwe afspraken daarom direct met de huidige werkzaamheden, in plaats van ze er los van te organiseren. Neem ideeën uit de lerende praktijk bijvoorbeeld op in bestaande overlegstructuren, of leg afspraken vast in werkinstructies en teamafspraken.
     
  • Betrek ook leidinggevenden hierbij, zodat zij deze werkwijzen actief ondersteunen en er in de dagelijkse praktijk op sturen. Zonder deze verbinding loop je al snel het risico dat medewerkers terugvallen in oude patronen.
     
  • Bij de borging kunnen nieuwe juridische en financiële vraagstukken ontstaan. De ervaring leert dat er bij een tijdelijk project of pilot vaak veel mogelijk is, maar dat de structurele inbedding in de organisatie nieuwe vragen oproept. Blijf daarom alert op afstemming met andere betrokkenen.
     
  • Houd ook aandacht voor het leerproces zelf. Borging betekent immers niet dat het proces stopt. Organiseer in de praktijk vaste momenten hiervoor: bespreek bijvoorbeeld periodiek casuïstiek, deel ervaringen in teamoverleggen of sta kort stil bij wat wel en niet werkt. Door deze reflectie een vast onderdeel te maken van de werkcultuur, houd je inzichten levend en verbeter je werkwijzen stap voor stap. Zo werk je toe naar een lerende organisatie.

Welke lessen hebben we geleerd?

Niet alle lerende praktijken slaagden erin hun activiteiten te borgen en te laten doorwerken. Een aantal praktijken deed dit wel en realiseerde concrete doorbraken:

  • In één lerende praktijk kwam een collegebesluit tot stand om kaders voor gegevensdeling bestuurlijk te borgen. Dit verminderde de onzekerheid over wat mogelijk is en creëerde ruimte voor anders handelen.
     
  • Een andere praktijk versterkte de verbinding met het management en maakte integraal werken een nadrukkelijk onderdeel van het gesprek over sturing en organisatieontwikkeling.
     
  • Weer andere lerende praktijken boekten resultaat met de verschuiving van een experimentele aanpak naar een structurele manier van werken. Zij ontwikkelden formats en werkwijzen en organiseerden brede bijeenkomsten, waarbij zij nadrukkelijk ook medewerkers van buiten de lerende praktijk betrokken.