Overslaan en naar de inhoud gaan

3. De stappen uitgewerkt

Stap 1: Gedeelde ambitie en scherpe probleemanalyse

Zebrapad - stap 1

Wat is het doel?

Het doel van stap 1 is tweeledig. 

  1. Het gezamenlijk formuleren van een duidelijke ambitie of ‘droom’ van waaruit de deelnemers hun lerende praktijk vorm willen geven. Dit levert een concreet toekomstbeeld op met betrekking tot een maatschappelijk vraagstuk en focus op wat wel of niet binnen de scope van de lerende praktijk valt. 
  2. Een globaal beeld van het knelpunt dat het bereiken van dit toekomstbeeld momenteel in de weg staat. Door dit samen scherp te krijgen, wordt duidelijk waar verandering nodig is en waar je als lerende praktijk invloed op hebt. Dit geeft richting aan de vervolgstappen.

Hoe begin je?

Om een helder beeld te krijgen van de gewenste situatie en het belangrijkste knelpunt, organiseer je sessies met alle betrokkenen. De trekker van de lerende praktijk nodigt de deelnemers uit en bereidt de sessies voor met de procesbegeleider en onderzoeker/rapporteur. De procesbegeleider denkt na over de werkvormen. 

Inspiratie voor verschillende werkvormen vind je in de publicatie 'Divosa Leerrecepten: breng dilemma's in beweging'. De beschreven werkvormen zijn ontwikkeld vanuit het Divosa-programma Inburgering, maar zijn door hun opzet breder toepasbaar. 

Eerste sessie(s)

Na deze voorbereiding start je met de eerste sessie. Daarin check je het toekomstbeeld en het knelpunt, zoals dat is geformuleerd in de opdrachtbeschrijving. Je stelt (bijvoorbeeld) de volgende vragen aan de deelnemers:

  • Hoe ervaren onze inwoners dit knelpunt? Hoe zijn zij geholpen met dit toekomstbeeld?
  • Waar lopen onze professionals tegenaan, welke knelpunten ervaren zij?
  • Welke regels of afspraken binnen de organisatie spelen hierbij een rol? 
  • Hoe zijn taken en verantwoordelijkheden georganiseerd?

Je bekijkt de vraagstukken dus systematisch vanuit vier samenhangende perspectieven: de inwoner en diens leefwereld, de uitvoerende professional, de inrichting van de organisatie en de rol van beleid en bestuur. In de praktijk kunnen deze perspectieven met elkaar schuren, maar ook aanvullende inzichten bieden. 

Een completer beeld van de verschillende perspectieven leidt tot een betere probleemanalyse, meer draagvlak en betere kansen op goede resultaten. In hoofdstuk 6.2  gaan we dieper in op dit ‘viervenstermodel’.

Verbinding met de dagelijkse praktijk

Het kan helpen om het vraagstuk te verbinden aan de dagelijkse praktijk. Loop samen een casus stap voor stap door en kijk waar het vastloopt, wie wanneer betrokken is en welke afwegingen worden gemaakt. Zo zie je waar het vastloopt en waar misverstanden ontstaan. Misschien zijn er taken en verantwoordelijkheden die elkaar niet goed raken, is er onduidelijkheid over regie, zijn er verschillende werkwijzen tussen afdelingen of uiteenlopende verwachtingen over wat ‘integraal werken’ betekent.

Ook kan het helpen om te werken met een model dat richting geeft hoe je van A naar B komt: van knelpunt via een aantal tussenstappen naar toekomstdroom. In Dwars door domeinen hebben we gewerkt met de Theory of Change. In hoofdstuk 6.1  gaan we hier dieper op in.

Waar moet je op letten?

Realiseer je dat verschillen in perspectief, belangen en logica’s tussen betrokkenen onvermijdelijk zijn. En dat ze blijven doorwerken als ze niet expliciet worden gemaakt. Het is daarom erg belangrijk dat mensen voldoende ruimte ervaren om het knelpunt te formuleren, hun ervaringen te delen en hun opvattingen te geven.

In de praktijk zien we dat uitvoerend professionals soms terughoudend zijn als managers of beleidsmedewerkers aanwezig zijn. Dat kan ervoor zorgen dat het perspectief van het management dominant wordt. Dit kun je inzichtelijk maken door specifieke werkvormen te gebruiken (bijvoorbeeld de ‘meetlat’) of door te starten met twee tafels uitvoering en management en de uitkomsten later bij elkaar te brengen.

Welke lessen hebben we geleerd?

In de lerende praktijken van Dwars door domeinen hebben we gezien dat een scherp afgebakend vraagstuk een cruciale voorwaarde is om een lerende praktijk goed op te zetten. Verschillende trajecten startten met een (te) breed en abstract vraagstuk, waardoor deelnemers het ieder vanuit hun eigen opdracht en logica interpreteerden. We zagen dat de deelnemers verschillende ideeën hadden over het vraagstuk en de droom waar ze naartoe wilden werken. Zo werd in een lerende praktijk benoemd dat het lastig is om tot een gedeelde analyse te komen: 'Er waren verschillende visies op integraal werken en de stip op de horizon.'

We zagen ook dat er meer focus en richting ontstaat als het vraagstuk concreet wordt gemaakt, bijvoorbeeld door de uitvoeringspraktijk vroeg te betrekken. Zo zei een deelnemer: 'De bijeenkomst met uitvoerders was veel tastbaarder en concreter.' 

Het concreet maken van het vraagstuk bleek in veel lerende praktijken lastig. Wanneer dit wel lukte, ontstond energie en bereidheid om samen te werken. Wanneer dit minder goed lukte, bleven gesprekken langer hangen in afstemming en uiteenlopende interpretaties.

Daarmee hebben de lerende praktijken binnen het programma Dwars door domeinen laten zien dat een heldere knelpuntanalyse, gekoppeld aan een concreet en gedeeld toekomstbeeld (bijvoorbeeld over hoe je zou willen dat de dienstverlening aan kwetsbare inwoners er uit zou moeten zien), essentieel is om een lerende praktijk in beweging te krijgen.