De perfecte teamgrootte? Kleiner is beter

Twee cruciale elementen voor samenwerking in teams zijn betrokkenheid en wederkerigheid. Misschien heb je erover gelezen in mijn vorige blog. Maar hoe groot moet een team eigenlijk zijn om optimaal te functioneren? Dat is een vraag die ik regelmatig krijg van leidinggevenden binnen gemeenten. Mijn standaardantwoord: ‘daar is geen eenduidig antwoord op te geven’. Maar er is wel over nagedacht, over geschreven en onderzoek naar gedaan. Tijd om daar eens in te duiken.

Tijdens een leergang over systemische interventies in 2019 leerde ik dat de omvang van een team een van de meest onderschatte succesfactoren is. Organisatiepsycholoog Meredith Belbin, beroemd van de Belbin-teamrollen, deed jarenlang onderzoek en concludeerde dat de ideale teamgrootte tussen de 6 en 8 personen ligt.

Waarom? Omdat intensieve samenwerking vraagt om frequent contact en onderlinge bekendheid. Diversiteit in rollen en kwaliteiten is daarnaast essentieel voor een goed functionerend team. Bij teams van 90 mensen – en geloof me, die bestaan binnen gemeenten – wordt het praktisch onmogelijk om elkaar goed te kennen. Dat leidt tot fragmentatie en een gebrek aan betrokkenheid.

Een treffend voorbeeld hoorde ik laatst van een professional in een uitvoerende rol. Haar leidinggevende loopt soms langs en vraagt of het goed gaat, ‘maar volgens mij weet ze helemaal niet wie ik ben, ik ben een van de bijna honderd medewerkers in haar team.’ 

De psychologie achter teamgrootte

Max Wildschut, evolutionair psycholoog en een van mijn docenten in 2019, verwees naar de oorspronkelijke betekenis van een team: ‘een groep mensen die samenwerkt om een gezamenlijk doel te realiseren.’ De kern ligt dus bij samenwerking, interactie en wederzijdse afhankelijkheid. 

Hij haalde ook ‘Dunbar’s number’ aan, afkomstig van professor Robin Dunbar, die stelde: ‘iedereen met meer dan 150 vrienden is een uitslover.’ Ons brein kan geen netwerk onderhouden dat groter is dan 150 personen. Dit geldt ook voor teams: hoe groter de groep, hoe minder binding en effectiviteit.

Wat werkt in de praktijk?

Wat ik uit mijn leergang heb meegenomen, is dat te grote teams leiden tot anonimiteit, fragmentatie en een gebrek aan onderlinge samenhang. De meest effectieve teams zijn klein, stabiel en overzichtelijk. Voor gemeenten geldt dat een team van 10 tot 20 klantmanagers of schuldhulpverleners nog redelijk te overzien is. Toch zie ik vaak teams die veel groter zijn, met dito werkdruk. Een iets kleinere teamomvang zou dus ideaal zijn voor betere samenwerking en meer betrokkenheid. 

Conclusie

Een ideaal team is niet te groot, niet te klein, maar precies goed – net groot genoeg voor diversiteit en expertise, en klein genoeg voor effectieve samenwerking en onderlinge verbinding. Heb jij ervaring met grote of kleine teams? Wat werkt volgens jou het beste?