Vanaf het moment dat inburgeraars aan hun toekomstige gemeente gekoppeld worden, is het aan deze gemeente om regie te voeren over de uitvoering van het inburgeringstraject. Tegelijkertijd beginnen in de opvang bij het COA, waar de inburgeraar op dat moment nog verblijft, de eerste inburgeringsactiviteiten. Een goede samenwerking en informatieoverdracht tussen gemeenten en het COA zijn belangrijk om een goede start van de inburgering en een doorlopende lijn vanuit de opvang te waarborgen.

Deze handreiking zoomt in op die warme overdracht van inburgeraars. In drie mogelijke scenario’s schetsen we hoe het COA en gemeenten hun samenwerking kunnen vormgeven. Met duidelijke infographics laten we zien welke afspraken gemeenten en het COA op welk moment kunnen maken. Daarnaast bevat dit document praktische tips, succesfactoren en goede voorbeelden. 

Je kunt deze handreiking lezen naast de handreiking Brede intake en Plan Inburgering Participatie (PIP), waarin wordt uitgelegd hoe gemeenten deze twee belangrijke onderdelen van de Wet inburgering 2021 op een goede manier kunnen organiseren.

Een korte omschrijving van de belangrijkste begrippen in dit document.

Medewerker COA

De benaming die we gebruiken voor de verschillende medewerkers bij het COA die direct of zijdelings betrokken zijn bij de warme overdracht. Verderop werken we de verschillende rollen van COA-medewerkers verder uit, maar voor de leesbaarheid van de tekst gebruiken we daarna alleen nog het begrip ‘medewerker COA’.

Regievoerder gemeente

Degene die binnen een gemeente verantwoordelijk is voor de regie op een individueel inburgeringstraject. Gemeenten hebben hier verschillende benamingen voor, zoals klantmanager, klantregisseur, casemanager of specialist inburgering.

Warme overdracht

Het gehele proces waarin gemeente en COA samenwerken aan een goede inburgering, vanaf het moment van koppeling tot aan de huisvesting in de gemeente.

Start regulier inburgeringstraject

De start van de inburgeringstermijn na het vaststellen van het PIP, waarin de Z-Route, B1-route of Onderwijsroute begint. 

Driegesprek

Een overdrachtsgesprek tussen de gemeente, de inburgeraar en het COA. Hierin wordt informatie uitgewisseld over en met de inburgeraar over het verloop van de inburgering. Een kennismakingsgesprek tussen de gemeente en de inburgeraar kan hiernaast los plaatsvinden.

Inburgeraar

De inburgeringsplichtige, door gemeenten en het COA ook wel aangeduid als statushouder of vergunninghouder.

Drie scenario’s

We werken in dit document drie scenario’s uit voor samenwerking tussen het COA en gemeenten:            

1. Snelle start: de gemeente start na de koppeling snel – al vóór de daadwerkelijke huisvesting – met het reguliere inburgeringstraject. Na deze vroege start maakt de inburgeraar geen gebruik van de Voorinburgering van het COA.
2. Gecombineerde aanpak: de gemeente start met de Brede intake en het opstellen van het PIP tijdens het verblijf in het azc. Het reguliere inburgeringstraject start in de meeste gevallen na de daadwerkelijke huisvesting in de gemeente. De inburgeraar wordt tijdens zijn of haar verdere verblijf in het azc aangemoedigd gebruik te maken van de Voorinburgering van het COA.
3. Start na verhuizing: de gemeente start na de daadwerkelijke huisvesting met het reguliere inburgeringstraject (inclusief intake). De inburgeraar wordt tijdens zijn of haar verdere verblijf in het azc aangemoedigd gebruik te maken van de Voorinburgering van het COA.         

De drie scenario’s die we hier schetsen zijn niet in beton gegoten. Een doorlopende inburgeringslijn en snelle integratie en participatie staan uiteindelijk centraal. In de praktijk is ook een combinatie van verschillende scenario’s mogelijk.

Relevante rollen van COA-medewerkers in het azc

Regievoerder

• verzorgt de koppeling van een inburgeraar aan een huisvestingsgemeente
• zet het informatieprofiel in TVS (taakstellingvolgsysteem) door naar de gemeente voor de huisvesting      

Casemanager participatie

• vormt het regionale aanspreekpunt voor integratie en participatie van inburgeraars op azc’s
• is voor het COA de verbindende schakel met samenwerkingspartners, waaronder gemeenten en organisaties die participatiemogelijkheden voor inburgeraars bieden (zoals werkgevers en vrijwilligersorganisaties)

Casemanager

• biedt het programma Voorinburgering aan
• voorziet in individuele begeleiding voor integratie en participatie, vooral tijdens de Voorinburgering (inclusief het registreren van gegevens voor het klantprofiel  voor de gemeente)
• leidt toe naar participatie-activiteiten in en rond het azc
• stelt de inhoud van het klantprofiel samen en deelt dit op diverse momenten in TVS met de gemeente
• is contactpersoon voor de gemeente rondom de samenwerking in het inburgeringstraject van een inburgeraar en daarmee ook deelnemer aan het driegesprek            

Programmabegeleider

Geeft uitvoering aan:

• het screening- en matchingsgesprek voor koppeling van de inburgeraar aan een gemeente
• het huisvestingsgesprek en de verdere voorbereidingen in het kader van verhuizing naar de gemeente
• programma’s als de KNM-training (Kennis Nederlandse Maatschappij) in de Voorinburgering
• registratie van gegevens over de KNM-trainingen voor het klantprofiel voor de gemeente
• de dagelijkse begeleiding  van inburgeraars die op een azc wonen

Woonbegeleider

• verzorgt de dagelijkse begeleiding van inburgeraars die op een azc wonen          

NT2-docent

• verzorgt de NT2-lessen in het kader van de Voorinburgering
• registreert gegevens over de NT2-lessen voor het klantprofiel voor de gemeente

Jan-Willem, medewerker COA

Wat vind je van de Wet inburgering 2021?

‘Vroegtijdig starten met integratie en participatie is een belangrijk uitgangspunt in de Wet inburgering 2021. Daar ben ik erg blij om. In ons programma Voorinburgering zijn we hier al jaren mee bezig. ’

Hoe kijk je naar de drie scenario’s?

‘Als ik eerlijk ben, liep de samenwerking tussen ons azc en gemeenten de afgelopen jaren niet altijd even soepel. Natuurlijk proberen we de informatie die we in het azc over een inburgeraar verzamelen zo goed mogelijk met een gemeente te delen. Maar dat betekent nog niet dat er écht wordt samengewerkt. Volgens mij bieden scenario 1 en 2 hier goede kansen voor. Doordat gemeenten al starten met de inburgering als iemand nog in het azc woont, gaan we veel intensiever samenwerken om er voor de inburgeraar een succes van te kunnen maken. Zeker als de brede intake vanuit de gemeente en onze Voorinburgering gelijktijdig plaatsvinden, moet onze onderlinge afstemming goed zijn.’

Wat verwacht je van de samenwerking met gemeenten?

‘Ik vind het spannend, dat durf ik best te zeggen. Zeker omdat de regie vanaf het moment van koppeling bij de gemeenten ligt, terwijl een inburgeraar dan nog bij ons in het azc woont. Tegelijkertijd merk ik als ik met mensen van gemeenten spreek, dat we allemaal hetzelfde doel voor ogen hebben. Ons gezamenlijk streven is dat iemand snel integreert en meedoet in Nederland. Dat geeft mij het vertrouwen dat het met die samenwerking wel goed komt. Ik hoop vooral dat onze samenwerking ervoor zorgt dat de informatie die wij in het azc verzamelen input vormt voor de doorgaande lijn in de inburgering; dat gemeenten die gebruiken om inburgeraars maatwerk te bieden.’

Sandra, regievoerder gemeente

Wat vind je van de Wet inburgering 2021?

‘Ik ben blij dat de wet eraan komt. We hebben er lang op moeten wachten. Straks kan ik er beter voor zorgen dat inburgeraars in onze gemeente vroegtijdig actief kunnen zijn. Ook vind ik het positief dat er meer ruimte is voor maatwerk.’ 

Hoe kijk je naar de drie scenario’s?

‘Mijn inschatting is dat we in onze gemeente na 1 januari 2022 om te beginnen gaan werken volgens scenario 3. We hebben namelijk geen azc in de buurt en zijn er nog niet klaar voor om de Brede intake of de start van het reguliere inburgeringstraject op afstand goed te organiseren. Ik vind het belangrijk dat we uiteindelijk wel naar scenario 2 of zelfs 1 toewerken. Ik heb best goede ideeën om voor inburgeraars die nog in het azc wonen een aantal oriëntatieactiviteiten te organiseren in onze gemeente in het kader van de Brede intake. Zo krijgen inburgeraars alvast een beter beeld van onze gemeente. Ik geloof echt dat dit bijdraagt aan een snellere integratie en participatie.’

Wat verwacht je van de samenwerking met het COA?

‘Laatst kwam er iemand van het COA in onze gemeente vertellen over de Voorinburgering. Ondanks dat ik al best veel wist, leerde ik daar toch veel nieuws. Dat het COA na afloop van de NT2-lessen een gespreksvaardighedentoets afneemt, wist ik bijvoorbeeld nog niet. Handig om te weten voor het afnemen van de Brede intake. 

Uiteindelijk denk ik dat het voor een goede samenwerking belangrijk is dat we van elkaar weten wat we doen en wie op welk moment waarvoor verantwoordelijk is. Zelf vind ik het ook altijd fijn om iemand wat beter te leren kennen doordat je elkaar wat vaker spreekt. Dat maakt het makkelijker om snel te schakelen en even te bellen als er iets speelt.’ 

Nadat iemand een verblijfsvergunning toegekend heeft gekregen, voert het COA een screening- en matchingsgesprek. Daarna stelt het COA vast aan welke gemeente de inburgeraar wordt gekoppeld, waarbij het kijkt naar bijvoorbeeld een kansrijke arbeidsmarktregio of een plek waar al familie woont. Ook de wachttijd tot er een woning beschikbaar is kan meewegen in het besluit van het COA. Meer informatie over de ‘kansrijke koppeling’ door het COA en huisvesting van inburgeraars vind je op de website van het COA.

De huisvestingsgemeente ontvangt een melding van koppeling in het taakstellingvolgsysteem (TVS) en heeft vanaf dat moment de regie over de inburgering – en daarmee over de vervolgstappen. Bij voorkeur informeert de regievoerder binnen twee weken na koppeling (na afgifte van de melding in TVS) van de gemeente aan het COA welke van de drie scenario's wordt gevolgd. 

De regievoerder van de gemeente maakt kennis met de inburgeraar. Hierbij kunnen zij informatie over de inburgeraar uitwisselen en kan de regievoerder het vervolgproces schetsen. Een driegesprek tussen inburgeraar, regievoerder gemeente en medewerker COA is ook mogelijk in deze periode, maar niet in elk scenario wenselijk. In de uitwerking van de scenario’s lichten we dit toe.

Na koppeling voert de gemeente regie over het inburgeringstraject. Het is daarom van belang dat de regievoerder van de gemeente uiterlijk binnen twee weken een keuze maakt voor een van de scenario’s en het COA en de inburgeraar hierover informeert. Voor de inburgeraar is het fijn om te weten waar hij of zij aan toe is. Eventueel kan de gemeente contact opnemen met het COA om te bespreken of er bijzonderheden voor de individuele inburgeraar zijn die relevant zijn voor de keuze van het scenario.

Voorinburgering in wachttijd

Voor het COA geldt onder de Wet inburgering 2021 een aanbodplicht voor de Voorinburgering. Ofwel, het COA biedt de inburgeraar altijd het programma Voorinburgering aan om de wachttijd tot de start van de reguliere inburgering goed te kunnen besteden. Deelname aan de Voorinburgering is echter niet verplicht, aangezien de start van de reguliere inburgering in alle gevallen voorrang heeft op het voorbereidende programma bij het COA. Geeft de gemeente aan het COA door dat ze vroeg wil starten met het reguliere inburgeringstraject, dan stopt het COA met de Voorinburgering.

Voorkeur voor scenario’s 1 en 2

Een azc heeft te maken met koppelingen van statushouders aan meerdere gemeenten. Een gemeente kan ervoor kiezen om per azc een voorkeursscenario af te spreken. Dit biedt organisatorische voordelen: als dit duidelijk wordt afgestemd, weet een azc op het moment van koppeling van welk scenario het kan uitgaan en is het voor een gemeente niet langer vereist om de azc-locatie hierover tijdig te informeren.

Wel is en blijft het van belang dat de inburgeraar centraal staat. Dus sluit een ander scenario beter aan bij de persoonlijke situatie van een inburgeraar en kan hij of zij bijvoorbeeld al eerder van start met het reguliere inburgeringstraject, dan moet de gemeente ruimte kunnen bieden om van een standaardscenario per azc af te wijken. Het COA ziet de inburgeraars in het azc dagelijks. De regievoerder van de gemeente kan voor meer informatie contact opnemen met de inburgeraar en/of de medewerker van het COA.

Hoewel de Wet inburgering 2021 ruimte biedt voor scenario 3, sluiten scenario’s 1 en 2 het meest aan bij het doel van de wet, namelijk snelle integratie en participatie. Deze scenario’s hebben dan ook de voorkeur.

De keuze van een gemeente voor een scenario hangt sterk samen met de mogelijkheden van die gemeente om een vroegtijdig inburgeringstraject te organiseren en van de afstand tot het azc. Relevante factoren waarmee elke gemeente rekening moet houden:

1. Afstand tot azc

Een grotere afstand tussen huisvestingsgemeente en azc vraagt meer van een inburgeraar om in de gemeente deel te nemen aan activiteiten van de Brede intake en het reguliere inburgeringstraject. Een inburgeraar zal niet altijd in staat zijn om te reizen en niet altijd is het voor de huisvestingsgemeente realistisch dit te organiseren.

Voor bijvoorbeeld het afnemen van de Brede intake is het een optie dat de regievoerder van de gemeente naar het azc afreist. Dit vraagt dan weer meer van de regievoerder. Of dit haalbaar is, hangt af van de afstand tot het azc en ook van de omvang van de taakstelling. Grotere gemeenten met een hogere taakstelling moeten vaker inburgeraars vanuit verschillende azc’s huisvesten, waardoor het meer vraagt om al in het azc te starten met het reguliere inburgeringstraject. Een andere optie bij een grotere afstand tot het azc is het digitaal afnemen van onderdelen van de Brede intake. Uiteraard moeten hiervoor de digitale vaardigheden van de inburgeraar voldoende zijn en de juiste middelen beschikbaar zijn. 

2. Verwachte periode tot huisvesting

De gemiddelde wachtperiode tot huisvesting is in een deel van de gemeenten in Nederland zes tot acht maanden. Het is van belang om de verwachte periode tot huisvesting mee te wegen in de keuze voor een scenario, met oog voor het streven naar een doorlopende lijn in de inburgering en een zo snel mogelijke opvolging van de Voorinburgering, Brede intake, PIP en de start van het reguliere inburgeringstraject.

De Voorinburgering duurt gemiddeld veertien weken. Komt er in de huisvestingsgemeente pas na langere tijd een woning beschikbaar, dan bestaat het risico van een gat in de doorlopende lijn als niet al in het azc begonnen wordt met de Brede intake en het reguliere inburgeringstraject. Maar ook bij een korte wachtperiode tot huisvesting (binnen een aantal weken) kan het juist wenselijk zijn om alvast te starten met de Brede intake – en géén gebruik te maken van de Voorinburgering –, zodat iemand na huisvesting direct met het reguliere inburgeringstraject kan beginnen.

3. Persoonlijke situatie en kenmerken inburgeraar 

Persoonlijke situatie en kenmerken van de inburgeraar – medische zaken, gezinssituatie en bijvoorbeeld leeftijd – kunnen de keuze voor een passend scenario voor snelle integratie en participatie beïnvloeden. Zo kan de fysieke gesteldheid van een inburgeraar invloed hebben op de mogelijkheid om vanuit het azc naar de gemeente af te reizen voor activiteiten in het kader van de Brede intake. En digitale vaardigheden zijn bijvoorbeeld van belang voor het voeren van een online gesprek op afstand. Ook kan het voor een inburgeraar die midden in het proces van gezinshereniging zit te veel gevraagd zijn om in het azc gelijktijdig de Voorinburgering te volgen en te starten met de Brede intake (scenario 2).

Het COA biedt alle inburgeraars in het azc het programma Voorbereiding op inburgering (Voorinburgering) aan. Het COA stimuleert hen om mee te doen, al is deelname niet verplicht. De Voorinburgering duurt in totaal gemiddeld veertien weken. Verhuist de inburgeraar naar de huisvestingsgemeente, dan stopt zijn of haar deelname aan de Voorinburgering. (1)

Onderdelen van de Voorinburgering

Hieronder geven we een korte beschrijving van de verschillende onderdelen en schetsen we wat mogelijk waardevol kan zijn voor het vervolg van de inburgering onder regie van gemeenten.

1. Lessen Nederlands als tweede taal (NT2)

In het inburgeringsstelsel dat geldt vanaf 2022 is de ambitie ‘B1, tenzij …’. Een belangrijk onderdeel van het programma Voorinburgering is daarom NT2-les door gecertificeerde NT2-docenten. Het programma biedt een eerste stevige kennismaking met de Nederlandse taal, waarbij zoveel mogelijk rekening gehouden wordt met de potentie van de deelnemers. Van differentiatie naar leerroute is in deze fase echter nog geen sprake; de gemeente is immers verantwoordelijk voor het afnemen van de Brede intake en het opstellen van het PIP, waaruit de leerroute die de inburgeraar gaat volgen, duidelijk wordt. Het beoogde taalniveau binnen deze lessen is ten minste Pre-A1.

2. Introductiemodule kennis van de Nederlandse maatschappij (KNM)

De introductiemodule kennis van de Nederlandse maatschappij biedt een kennismaking met verschillende domeinen, zoals inburgeringsplicht, wonen, gezondheidszorg, onderwijs, democratie en rechtstaat.

3. Introductiemodule Arbeidsmarkt & Participatie (MAP)

In de introductiemodule Arbeidsmarkt & Participatie staat de kennismaking met de Nederlandse arbeidsmarkt centraal, waarbij in ieder geval aandacht is voor de eigen competenties en de (lokale) arbeidsmarkt.

4. Introductiemodule Participatieverklaringstraject (PVT)

In de introductiemodule Participatieverklaringstraject staat de overdracht van inhoudelijke kennis over de kernwaarden van de Nederlandse samenleving centraal. Het programma biedt een eerste kennismaking met deze kernwaarden.

5. Individuele begeleiding en persoonlijk dossier

Inburgeraars krijgen in het azc tijdens de Voorinburgering individuele begeleiding. In één-op-één-gesprekken helpt de casemanager hen na te denken over hun toekomstplannen en over de stappen die ze direct kunnen zetten. De casemanager begeleidt bij het versterken van de zelfredzaamheid. De inburgeraar stelt aan de hand van de gesprekken een persoonlijk informatiedossier (PID) met informatie over onder meer opleidingen, werkervaring, netwerk en ambities. Inburgeraars kunnen hun dossier delen met de gemeente of bijvoorbeeld een opleidingsinstituut.

6. Informatieoverdracht met digitaal klantprofiel en driegesprek

Het COA maakt voor alle inburgeraars een digitaal klantprofiel. Dit bevat relevante informatie voor de doorgaande lijn van de inburgering, waaronder persoonlijke basisgegevens, informatie over de gezinssituatie, gevolgde opleidingen en werkervaring. Ook is er informatie in opgenomen over programma’s (als de Voorinburgering) en participatie-activiteiten die de inburgeraar bij het COA heeft gevolgd.
Gemeenten vragen het digitaal klantprofiel via het taakstellingvolgsysteem (TVS) op. Daarnaast kan er, onder regie van de gemeente, een driegesprek plaatsvinden waarin de inburgeraar, COA en gemeente (aanvullende) informatie bespreken die van belang kan zijn voor de doorgaande lijn.

Bovenstaande situatie zorgt voor een flinke puzzel voor gemeenten en azc’s. Voor een goede samenwerking zijn drie zaken van belang:

1. Belang van de inburgeraar centraal

Stel gezamenlijk het belang van de inburgeraar centraal en stem als gemeente de keuze voor het scenario hierop af.

2. Duidelijkheid over rolverdeling

Vanaf het moment van koppeling heeft de gemeente regie over de inburgering. Het is belangrijk dat de gemeente deze regie ook neemt en – mede op basis van de input van het COA – uiterlijk binnen twee weken een passende keuze maakt voor een van de drie scenario’s. Het initiatief ligt dus vanaf het moment van koppeling nadrukkelijk bij de gemeente.

3. Tijdig informeren van COA en inburgeraar

Is de keuze voor een scenario gemaakt, dan dient de gemeente – als regievoerder over het proces na koppeling – het COA en de inburgeraar tijdig en helder te informeren over de vervolgstappen. In het contact met de inburgeraar leent een persoonlijke, fysieke ontmoeting zich hiervoor het beste. De regievoerder van de gemeente stelt ook de medewerker van het COA op de hoogte, zodat iedereen weet waar hij of zij aan toe is en wat men van elkaar kan verwachten. Idealiter gebeurt dit zo snel mogelijk na de keuze voor een scenario en uiterlijk binnen twee weken. 

Voor een goede samenwerking tussen gemeenten en het COA is het van belang dat de medewerkers elkaars rol, verantwoordelijkheden en taken kennen. In onderstaande tabel geven we een globaal overzicht van de verdeling van de verantwoordelijkheden in het proces tot aan huisvesting in de gemeente.

Verdeling van verantwoordelijkheden

Hoewel deze verantwoordelijkheden in ieder scenario en voor elk azc en iedere gemeente gelijk zijn, kan de invulling ervan per situatie verschillen. Dat maakt het nog belangrijker dat gemeenten en het COA een goed beeld hebben van het werk van de ander en van de uitdagingen, bevoegdheden en werkprocessen. Elkaar regelmatig uitnodigen voor een werkbezoek of het delen van nieuwsupdates kan hieraan bijdragen. Verder moeten zowel het COA als de gemeente goed aan de inburgeraar kunnen uitleggen wat ieders rol is in het inburgeringsproces.

Formeel proces: digitaal klantprofiel en driegesprek

Verschillende medewerkers van het COA registreren informatie over de inburgeraar voor het klantprofiel; informatie die via het TVS met de gemeente wordt gedeeld. De COA-medewerker heeft hiermee een belangrijke verantwoordelijkheid om het klantprofiel zo volledig mogelijk samen te stellen – ook met input van collega’s. Het is van belang dat het klantprofiel regelmatig geactualiseerd en via TVS doorgezet wordt naar de gemeente. Dit gebeurt in ieder geval op de onderstaande momenten:

• na koppeling, zodra de inburgeraar hiervoor toestemming heeft verleend
• na afronding van het programma Voorinburgering (indien van toepassing)
• voorafgaand aan het driegesprek
• op moment van verhuizing

In het TVS kan de gemeente aangeven dat zij een notificatie wil ontvangen op het moment dat er iets wijzigt in een klantprofiel.

In scenario 2 kan het voorkomen dat de Voorinburgering al is afgerond voordat het PIP wordt opgesteld. In dit geval is het van belang dat de regievoerder van de gemeente het geactualiseerde klantprofiel raadpleegt. Dit kan waardevolle informatie bevatten voor de Brede intake en het opstellen van een goed PIP.

AVG-regels

Voor het delen van bewonersinformatie tussen het COA en gemeenten gelden de AVG-regels. Gemeenten moeten zich hiervan bewust zijn. Zo worden bijzondere gegevens (denk aan medische gegevens en gegevens over het gedrag van inburgeraars) niet opgenomen in het klantprofiel en dus ook niet via het TVS met gemeenten gedeeld. In een driegesprek kunnen persoonlijke, aanvullende gegevens over en met de inburgeraar uitgewisseld worden – de inburgeraar bepaalt dan zelf om deze informatie al dan niet te bespreken wanneer de gemeente hiernaar vraagt.

Vanzelfsprekend moeten gemeenten zorgvuldig omgaan met het verstrekken van TVS-accounts en er alert op zijn wie daadwerkelijk toegang moet krijgen tot deze informatie.

Informeel proces: korte lijntjes

Naast het formele proces van informatiedeling tussen gemeenten en het COA is er van alle kanten de behoefte en intentie om onderling contact te houden buiten de formele momenten om. Het sturen op de menselijke maat moet voorop staan. In het algemeen verloopt de samenwerking het beste waar de lijntjes tussen regievoerder van de gemeente en medewerker van het COA kort zijn en er bijvoorbeeld mogelijkheden zijn om tussendoor telefonisch te overleggen over de inburgeraar. Ook laat de praktijk zien dat een regievoerder van de gemeente veel sneller een bezoek aan het azc opneemt in het werkproces als de wil er is om elkaar op te zoeken en te versterken.

Leerbaarheidstoets

Een vast onderdeel van de Brede intake is de leerbaarheidstoets, afgenomen door een onafhankelijke partij. De leerbaarheidstoets geeft een indicatie of B1 haalbaar is inclusief afschalen, binnen drie jaar. Gemeenten zijn verantwoordelijk worden voor het inplannen van de afspraken met de kandidaten voor de afname van de leerbaarheidstoets, het beschikbaar stellen van afnamelocaties en devices en de begeleiding bij de afname van de toets.

De leerbaarheidstoets geeft géén indicatie van het actuele taalniveau, of andere capaciteiten en vaardigheden. Ook wordt de leerbaarheidstoets niet ingezet als instrument om voortgang of ontwikkeling te monitoren. De uitkomst van de toets is een belangrijke indicator voor het vaststellen van de leerroute van de inburgeringsplichtige door de gemeente.

Let op: de leerbaarheidstoets in het kader van de Brede intake is een andere toets dan de toets taalleerbaarheid die door het COA in de beginfase van de Voorinburgering voor de indeling in niveaugroepen van de NT2-lessen wordt afgenomen.

In scenario 1 start de gemeente tijdens het verblijf van de inburgeraar in het azc met het reguliere inburgeringstraject. De inburgeraar maakt vanaf dat moment geen gebruik van het programma Voorinburgering. Wel gaat de dagelijkse begeleiding vanuit het COA door zolang de inburgeraar in het azc verblijft.

Moment van driegesprek

De regievoerder van de gemeente neemt zo snel mogelijk contact op met de medewerker van het COA om het driegesprek te plannen. In dit driegesprek schetst de regievoerder voor zowel de medewerker van het COA als de inburgeraar hoe het vervolgproces eruitziet. Hierna begint de gemeente met het afnemen van de Brede intake. Het PIP wordt vastgesteld en ook het reguliere inburgeringstraject start wanneer de inburgeraar nog in het azc verblijft. Dit sluit goed aan bij het doel van de Wet inburgering 2021, namelijk snelle integratie en participatie.

A. Informatie delen

Zodra de gemeente in scenario 1 start met het reguliere inburgeringstraject in het azc, maakt de inburgeraar geen gebruik (meer) van de Voorinburgering. Het COA heeft in scenario 1 dus een kleinere rol dan in scenario 2 en 3. Vanaf het moment dat de reguliere inburgering start stopt het COA immers met de modules van de Voorinburgering en ook de individuele begeleiding op het gebied van integratie en participatie vervalt. Het COA haalt hierdoor minder informatie op voor het klantprofiel dat via het TVS met de gemeente gedeeld wordt. Hiermee moeten gemeenten rekening houden bij het afnemen van de Brede intake. 

Omdat gemeenten in scenario 1 het reguliere inburgeringstraject al aanbieden terwijl de inburgeraar nog in het azc verblijft, is het nadrukkelijk van belang dat zij inburgeraars goed informeren over de planning en inhoud van het proces. De inburgeraar is dan goed op de hoogte van wat hij of zij kan verwachten.

Als de gemeente gestart is met het reguliere inburgeringstraject maakt de inburgeraar geen gebruik (meer) van het programma Voorinburgering van het COA. Toch is het belangrijk dat de regievoerder van de gemeente ook in dit scenario samenwerkt met de medewerker van het COA. Er zijn tenslotte nog steeds contactmomenten in het azc tussen medewerkers van het COA en de inburgeraar waarbij mogelijk waardevolle informatie wordt opgedaan en uitgewisseld.

B. Verhuisperiode

In scenario 1 vindt de verhuizing plaats na de start van het reguliere inburgeringstraject. De regievoerder van de gemeente moet de inburgeraar hiervoor de nodige ruimte bieden in het traject. In de weken rondom de verhuizing is de inburgeraar logischerwijs druk met allerlei zaken en gedachten die te maken hebben met de huisvesting en de nieuwe omgeving. Dit kost tijd en kan spanning en stress opleveren. Het inlassen van een rustperiode in het inburgeringstraject voor de verhuizing kan raadzaam zijn. Het is van belang dat de regievoerder van de gemeente deze afspraken helder communiceert met de medewerker van het COA, de inburgeraar en bijvoorbeeld de taalaanbieder en de organisatie die de maatschappelijke begeleiding aanbiedt. 

Intensiteit programma

De regievoerder van de gemeente moet rekening houden met de huisvestingssituatie in relatie tot de intensiteit van het inburgeringstraject. Voor een inburgeraar die voor deelname aan de inburgering van het azc naar de gemeente moet reizen, is het minder realistisch om een intensief programma te volgen dan voor iemand die al in de gemeente gehuisvest is. Zodra de verhuizing is afgerond en de rustperiode achter de rug is, kan de intensiteit van het traject weer worden aangepast. In het PIP kan een gemeente hierover heldere afspraken vastleggen, maar ook in het driegesprek voorafgaand aan de Brede intake kunnen deze verwachtingen al worden afgestemd met de inburgeraar.

Bijkomende organisatorische kosten

De keuze voor een scenario heeft invloed op de bijkomende organisatorische kosten. Scenario 1 en 2 kunnen extra reiskosten met zich meebrengen, bijvoorbeeld als een inburgeraar van het azc naar de gemeente moet reizen voor activiteiten in het kader van de Brede intake of het reguliere inburgeringstraject. Andere kosten waarmee in de keuze voor een scenario rekening moet worden gehouden, zijn onder meer de kosten voor een tolk, kinderopvang en digitale middelen zoals een laptop of mobiele telefoon.

In scenario 2 begint de gemeente met de Brede intake en het opstellen van het PIP tijdens het verblijf van de inburgeraar in het azc. Doorgaans start het reguliere inburgeringstraject na huisvesting in de gemeente. De inburgeraar wordt tijdens zijn of haar verdere verblijf in het azc aangemoedigd deel te nemen aan de Voorinburgering van het COA. Gedurende dit programma geeft de medewerker van het COA individuele begeleiding in het kader van integratie en participatie van de inburgeraar. Ook de dagelijkse begeleiding van de inburgeraar door het COA loopt door tijdens zijn of haar verblijf in de opvanglocatie.

Moment van driegesprek

Het moment van het driegesprek is afhankelijk van de behoefte van de gemeente en eventuele relevante ontwikkelingen die meegenomen moeten worden bij het opstellen van de Brede intake en het PIP. Het driegesprek kan voorafgaand aan de Brede intake plaatsvinden, maar ook circa twee weken voor het moment van uitstroom naar de gemeente. Het reguliere inburgeringstraject start in de meeste gevallen na de daadwerkelijke huisvesting in de gemeente. Net als bij de andere scenario’s is het van belang dat de regievoerder van de gemeente duidelijk communiceert met de medewerker van het COA over de keuze van het scenario en de verwachtingen van het proces.

Wanneer starten we met de Brede intake? Dit is een belangrijke vraag voor gemeenten bij scenario 2. De wachtperiode tot huisvesting speelt hierbij een rol van betekenis.

A. Timing Brede intake en wachtperiode huisvesting

Zoals eerder genoemd bedraagt de wachtperiode tot huisvesting geregeld zes tot acht maanden. Direct na koppeling starten met de Brede intake – gelijktijdig met de Voorinburgering – garandeert een snel proces, maar kan een flinke belasting zijn voor de inburgeraar, zeker als het programma van de Brede intake intensief is. Ook bestaat het risico van een gat tussen afronding van de Voorinburgering en Brede intake en het moment van huisvesting. Om te voorkomen dat de inburgering tijdens het wachten op huisvesting stilvalt, kan het wenselijk zijn om de Voorinburgering en Brede intake aansluitend, dus na elkaar, te laten plaatsvinden. 

Let op: het PIP moet tien weken na inschrijving in de Basisregistratie Personen (BRP) worden vastgesteld. Inschrijving in de BRP vindt pas plaats na verhuizing naar de gemeente. Start de gemeente al in het azc met de Brede intake, dan is er dus meer tijd om tot een passend PIP te komen.

Kennismaking

De regievoerder van de gemeente doet er goed aan om in de periode van koppeling met de gemeente tot het einde van de Voorinburgering alvast een kennismakingsgesprek te organiseren met de inburgeraar. In dat gesprek is het vooral van belang dat de gemeente de tijdlijn en verwachtingen schetst en de inburgeraar alvast een beeld geeft van de lokale en regionale omgeving waarin iemand terecht komt. De medewerker van het COA zorgt voor het up-to-date houden van de informatie en het klantprofiel in het TVS. De regievoerder van de gemeente kan daaruit al informatie halen die later wellicht geschikt is voor het proces van de Brede intake.

Timing en informatie-uitwisseling

De timing van de start van de Brede intake heeft gevolgen voor de mate van afstemming tussen het COA en de gemeente. Wanneer deze gelijktijdig plaatsvinden, betekent dit dat er qua planning – zoals beschreven in bovenstaande paragraaf – meer gevraagd wordt. Start de Brede intake na afloop van de Voorinburgering, dan kan er nog meer uit informatie-uitwisseling worden gehaald; de COA-medewerker kan op dat moment immers ook de informatie meenemen uit de afronding van het programma Voorinburgering. 

Voor gemeenten die kiezen voor een kortere vorm van de Brede intake (bijvoorbeeld aan de hand van enkele gesprekken) is het waardevol om de intake af te nemen op het moment dat de Voorinburgering (bijna) afloopt. Zo kan alle informatie die tijdens de Voorinburgering opgehaald is, benut worden voor de Brede intake.
Let op: de inburgeringstermijn start na het vaststellen van het PIP. Als huisvesting hierna nog niet in zicht is, kan waardevolle tijd verloren gaan.

Driegesprek

In scenario 2 hangt het tijdstip van een driegesprek af van de behoefte en mogelijkheden van de gemeente en eventuele relevante ontwikkelingen die meegenomen moeten worden bij het opstellen van de Brede intake en het PIP. Het driegesprek kan direct na koppeling of voorafgaand aan de Brede intake plaatsvinden, maar bijvoorbeeld ook twee weken voor het moment van uitstroom naar de gemeente. 

Medewerkers van het COA ervaren dat een bezoek van de gemeente zeer positief is voor het opbouwen van een band met de inburgeraar. Dit kan onderdeel zijn van de Brede intake, maar ook ingezet worden als kennismaking met de inburgeraar.

B. Afstemmen Voorinburgering en Brede intake

Doordat de Voorinburgering en de Brede intake in scenario 2 mogelijk tegelijkertijd plaatsvinden, vraagt dit scenario om een goede afstemming tussen het COA en gemeenten. Elke gemeente geeft echter op eigen wijze vorm aan de Brede intake (bijvoorbeeld met een uitgebreid voortraject, een zogenaamde ‘brugklas’ of twee tot drie intensieve gesprekken met de inburgeraar). Welke vorm ook gekozen wordt, het is belangrijk dat een gemeente zorgt dat de Brede intake goed aansluit op het programma van de Voorinburgering. Regievoerders van gemeenten en medewerkers van het COA kunnen dit afstemmen door goede afspraken te maken over ten minste drie zaken:

1. Organisatie en planning

Voor een goede samenwerking moet de gemeente weten op welke dagdelen activiteiten van de Voorinburgering plaatsvinden om de Brede intake hierop af te stemmen – zeker als ze voor een intensieve Brede intake kiest. De gemeente kan deze informatie opvragen bij de inburgeraar. Ook met afspraken buiten het azc, bijvoorbeeld vrijwilligerswerk in het kader van participatie en integratie of afspraken bij VluchtelingenWerk moet de gemeente rekening houden.

2. Inhoud van de onderdelen

Het is belangrijk dat de gemeente weet waar er mogelijk overlap is tussen de activiteiten van de Brede intake en de Voorinburgering en waar nieuwe onderdelen aan bod komen. Herhaling is niet erg en kan voor een grote groep inburgeraars juist goed zijn, maar voor een deel van de inburgeraars is dat minder zinvol.
Als de regievoerder van de gemeente inburgeraars goed informeert over hoe het proces van de Brede intake eruit ziet, kunnen zij zich al tijdens de Voorinburgering voorbereiden op wat komen gaat – bijvoorbeeld door alvast informatie te verzamelen die relevant kan zijn voor de Brede intake. De regievoerder hoeft niet voor iedere inburgeraar in detail in te gaan op het hele inburgeringsproces, maar het helpt inburgeraars enorm als zij al een beeld hebben van de gemeente waarin zij komen te wonen en van de kansen en verwachtingen die deze gemeente en het proces bieden. 

3. Informatie over inburgeraar en uitwisseling

Zowel tijdens de Voorinburgering als de Brede intake wordt veel waardevolle informatie opgehaald over een inburgeraar. Het is van belang dat de regievoerder van de gemeente op de hoogte is van de informatie die het COA in een klantprofiel heeft opgeslagen, onder meer over het programma Voorinburgering. Zoals eerder genoemd is deze informatie beschikbaar via het TVS, waarin de COA-medewerker alle gegevens per inburgeraar up-to-date houdt.

Daarnaast is het aan te raden om – behalve het driegesprek in aanwezigheid van een COA-medewerker – gesprekken in te plannen met de inburgeraar over daadwerkelijke huisvesting; dit om het contact met de inburgeraar te onderhouden en goed zicht op hem of haar te hebben. Zo ontstaat al een breder beeld van de achtergrond van de inburgeraar op alle leefdomeinen en over de mate waarin hij of zij zich ontwikkelt tijdens de Voorinburgering. Uiteraard is het, zoals eerder benoemd, van belang dat de regievoerder van de gemeente en de medewerker van het COA elkaar weten te vinden en in contact blijven als dit nodig en gewenst is.

Voor bijna alle inburgeraars zijn participatie-activiteiten in de huisvestingsgemeente aan te raden tijdens het verblijf in het azc. Met name in de periode na afronding van het programma Voorinburgering is het waardevol om te starten met diverse activiteiten in de gemeente – bijvoorbeeld als onderdeel van de Brede intake, maar ook los daarvan. Dit voorkomt dat inburgeraars na de Voorinburgering stilvallen, draagt bij aan de ontwikkeling van de inburgeraar en helpt hem of haar om de toekomstige huisvestingsgemeente te leren kennen – wat de warme overdracht ten goede komt.

De mate waarin participatie-activiteiten in de huisvestingsgemeente ingezet kunnen worden, hangt sterk samen met de afstand van de huisvestingsgemeente tot het azc. Bedraagt de reisafstand maximaal 30 minuten, dan kan dit vaker worden ondernomen dan wanneer de afstand groter is. In dat laatste geval is het niet realistisch om hiervoor een wekelijks programma op te zetten, maar kan het wel haalbaar en zinvol zijn om inburgeraars al een paar keer kennis te laten maken met hun nieuwe woonplaats. Inburgeraars kunnen ook participatie-activiteiten ondernemen in en rond het azc waar zij verblijven.

Scenario 3: start na verhuizingIn scenario 3 start de gemeente na de daadwerkelijke huisvesting met de Brede intake, het vaststellen van het PIP en het reguliere inburgeringstraject. De inburgeraar wordt tijdens zijn of haar verdere verblijf in het azc aangemoedigd om deel te nemen aan het programma Voorinburgering. De COA-medewerker geeft individuele begeleiding aan de inburgeraar in het kader van integratie en participatie voor de duur van het programma Voorinburgering. Naast de Voorinburgering verzorgt het COA ook dagelijkse de begeleiding van de inburgeraar gedurende zijn of haar verblijf in de opvanglocatie.

Moment van driegesprek

Het driegesprek vindt ongeveer twee weken voor uitstroom naar de gemeente plaats. Het is wenselijk dat de gemeente al eerder kennismaakt met de inburgeraar; liefst zo snel mogelijk na koppeling. 

A. Proces schetsen

In dit scenario is van belang dat de regievoerder van de gemeente een goede kennismaking organiseert met de inburgeraar, bij voorkeur in de eerste weken na koppeling. In dit gesprek kan de regievoerder de inburgeraar uitleggen hoe het proces tot aan huisvesting eruitziet, wat hij of zij na verhuizing kan verwachten bij afname van de Brede intake en alvast een beeld schetsen van de gemeente en de regio waar de inburgeraar komt te wonen. De inburgeraar kan vervolgens alvast elementen uit de Voorinburgering gebruiken en bewaren, wat de doorlopende lijn ten goede komt.

Uiteraard vraagt dit gesprek om duidelijkheid over de verwachte periode tot huisvesting en het proces van inburgering, maar dit moet het gesprek niet domineren. Perspectief bieden, elkaar goed leren kennen en bouwen aan vertrouwen staan op dit moment voorop. 

Het ligt voor de hand dat scenario 3 vaker wordt gekozen als de afstand van het azc tot de huisvestingsgemeente groot is. De regievoerder van de gemeente moet daarom goed voor ogen hebben wat realistisch is rondom de kennismaking en wat de inburgeraar hiervan kan verwachten. In elk geval is het essentieel dat de gemeente vanaf de koppeling regie neemt en duidelijk aangeeft op welke momenten in het proces er contact is tussen de gemeente en de inburgeraar.

B. Informatie delen

De COA-medewerker zorgt voor het up-to-date houden van de informatie in het klantprofiel. De regievoerder van de gemeente kan hieruit al informatie halen die na huisvesting van de inburgeraar in de gemeente geschikt kan zijn voor het proces van de Brede intake. Omdat er tijdens het verblijf in het azc nog geen Brede intake gestart wordt, is het zeer van belang dat de medewerker van het COA het klantprofiel actualiseert.

Driegesprek

Het driegesprek tussen inburgeraar, regievoerder van de gemeente en COA-medewerker vindt in dit scenario circa twee weken voor huisvesting in de gemeente plaats. Hierin kunnen zij dieper ingaan op de ontwikkeling die een inburgeraar in de Voorinburgering en/of andere activiteiten heeft doorgemaakt. Ook is dit het moment waarop de inburgeraar wat uitgebreider zijn of haar verhaal kan doen. Samen met de kennis en informatie van de medewerker van het COA kan dit enorm waardevol zijn voor een snellere start van de Brede intake na huisvesting. 

C. Extra activiteiten

Naast de kennismaking, mogelijk met (of door) een bezoek van de regievoerder van de gemeente aan het azc, zijn er voor de regievoerder verschillende mogelijkheden om een inburgeraar alvast voor te bereiden op huisvesting in de gemeente.

Een voorbeeld is het organiseren van een introductiedag in de gemeente voor inburgeraars uit verschillende azc’s die aan de gemeente gekoppeld zijn. Ook kan een regievoerder de inburgeraar alvast informatie toesturen over de gemeente van huisvesting. Zo zijn er voorbeelden bekend van een gemeente die toekomstige inwoners een fotoalbum van de stad toestuurt, een gemeente die een video deelt over de regio en een project dat inburgeraars in het azc al digitaal koppelt aan een Nederlandse vrijwilliger in de huisvestingsgemeente, waarna zij Video Vrienden worden en wekelijks videobellen.

Deze handreiking is geschreven door Refugee Team in opdracht van Divosa. Samen met het ministerie van SZW ondersteunden Divosa, VNG en DUO gemeenten tot juli 2022 bij de voorbereidingen en implementatie van het nieuwe inburgeringsstelsel. Hebben jij en je collega’s nog vragen, bekijk dan Wet inburgering in vraag en antwoord op de website van Divosa.

Divosa

Aidadreef 8 | 3561 GE Utrecht
Postbus 9563 | 3506 GN Utrecht
030 233 23 37
info@divosa.nl
divosa.nl

Auteurs

Martijn Berghman (Refugee Team)
Matthias Verkerk (Refugee Team)

Eindredactie

Jolanda van den Braak

Webredactie

Jasja van Moorsel (Divosa)

Versie

augustus 2021
laatste wijziging: juli  2026