De signalen van personeelskrapte bij gemeenten komen veelvuldig binnen bij Divosa. Leden zeggen dat functies niet gevuld kunnen worden en maken zich zorgen over de uitvoering in het sociaal domein. De oorzaken en mogelijke oplossingen zijn divers van aard.

‘De signalen over krapte spelen natuurlijk heel breed’, zegt Anna van der Schors, procesmanager Data & Onderzoek bij Divosa. ‘Wij vroegen ons af: hoe groot is nou precies het probleem binnen het gemeentelijk sociaal domein? We hebben daarom in april 2023 een uitvraag gedaan onder al onze leden. De vraag is natuurlijk wel wie er reageert: de gemeenten die willen laten zien hoe goed het gaat, of die juist veel last hebben van een personeelstekort.’ 

De vraag is des te urgenter, gezien de grote hoeveelheid kosten en mensen die gemoeid zijn met het sociaal domein. ‘Ongeveer zestig procent van de gemeentelijke uitgaven gaat naar het sociaal domein. Exacte cijfers hebben we niet, maar we schatten dat er vijftig- tot zestigduizend mensen in werkzaam zijn. Het is arbeidsintensief werk.’

Hoe groot is het probleem?

Over de personele bezetting zegt 43 procent van de respondenten dat er nu al te weinig personeel is om taken goed uit te voeren. Nog eens veertig procent verwacht over drie jaar zeker een tekort. ‘Vooral vacatures in de uitvoering van de Participatiewet en Jeugd zijn moeilijk te vullen. Kijken we naar de functies, dan staat de klantmanager op nummer één.’

Gevraagd naar de oorzaak, zeggen gemeenten dat het moeilijk is om gekwalificeerd personeel te vinden én om personeel te behouden. ‘We zien dat kleinere gemeenten moeten concurreren met grotere gemeenten in de regio, de provincie en de landelijke overheid. Daar worden ze voor hetzelfde werk al snel een schaal hoger ingeschaald. Ook wordt onvoldoende structurele middelen als oorzaak van de krapte genoemd. We zien ook dat er steeds meer taken naar de gemeenten komen. Er is binnen de gemeentelijke begroting vaak weinig ruimte om snel te schakelen voor structurele uitbreiding van fte’s bij extra taken.’

Vakmanschap vergroten

Het resultaat is een hogere caseload en een achterstand in de afhandeling van aanvragen, zeggen gemeenten. ‘En dat leidt weer tot overwerken, een hoger risico op ziekteverzuim en toekomstige ambities die niet van de grond komen.’ Om de werkdruk het hoofd te bieden, zegt een groot deel van gemeenten in te zetten op extra inhuur en het uitbesteden van taken. ‘Een paradox. Het kost veel geld en bovendien zijn er ook via detachering niet altijd meer mensen te krijgen. Op de lange termijn is dat niet houdbaar als oplossing.’

Andere oplossingen die werden aangedragen door gemeenten zijn gericht op het vergroten van vakmanschap en het intern opleiden van nog onvoldoende gekwalificeerd personeel. ‘De mogelijke oplossingen leveren weer nieuwe vragen en dilemma’s op. Hoe ga je om met ambities die blijven liggen door een tekort aan ervaren mensen? En hoe combineer je de wens voor efficiënter werken en het verlagen van de werkdruk met de vraag voor meer maatwerk? Dat zijn vragen die heel erg leven en waar geen eenduidige antwoorden op zijn.’  

Wat is nodig om uitvoerend personeel duurzaam inzetbaar te houden? Studenten Human Resource Management Clint Sterk en Robbie Snoek deden in opdracht van Divosa onderzoek naar het behoud van professionals in de gemeente Weert. 

Clint: ‘In het onderzoek hebben we gefocust op professionals in de uitvoering van de Participatiewet en Wet inburgering. We wilden onder meer weten: welke factoren beïnvloeden de duurzame inzetbaarheid van de klantmanagers? En welke mogelijke oplossingen hebben de klantmanagers om hun duurzame inzetbaarheid te verbeteren?’

Tijdwinst

Robbie: ‘Uit de resultaten blijkt dat de mogelijkheid om thuis te werken, enorm bijdraagt aan een goede balans tussen werk en privé. Kijkend naar de werkdruk zagen we dat een nieuw computersysteem juist meer werk opleverde, in plaats van de nodige tijdwinst. In combinatie met een hoge caseload blijft er dan nog minder tijd over voor dat wat ze het liefste doen, namelijk het contact met de inwoner. Door zo’n systeem aan te passen is de werkdruk meteen te verlagen.’ 

‘Ook zagen we dat, hoewel er mogelijkheden zijn voor ontwikkeling, werknemers hier niet altijd gebruik van maken door een hoge caseload en werkdruk. Tel daarbij op dat er veel flexibiliteit gevraagd wordt door wereldwijde en landelijke ontwikkelingen. Een nieuw kabinet, de oorlog in Oekraïne. Dat heeft allemaal invloed op het dagelijks werk. Als ik me ook nog ga inschrijven voor cursussen, heb ik helemaal geen tijd meer, is het gevoel. Een van de genoemde oplossingen van klantmanagers is om trainingsweken in te plannen om te voorkomen dat mensen er geen tijd voor vrij kunnen maken.’

Leiderschap

Het type leiderschap en de werkcultuur zijn ook nog factoren die terugkwamen in het onderzoek. ‘Er zijn veel verschillende theorieën over leiderschapsstijlen. Wij gaan in ons advies uit van situationeel leiderschap. Bespreek met je medewerkers wat zij nodig hebben. Sommige medewerkers willen meer sturing, een ander gaat heel goed op autonomie.’ 

‘We zagen ook dat de maatschappelijke meerwaarde van het werk veel genoemd werd als positieve factor, net als de diversiteit en inclusie in de organisatie. Mensen ervaren dat ze zichzelf kunnen zijn, dat is belangrijk. Gebruik dat naar buiten toe als sterk werkgeversmerk om je organisatie te verkopen en nieuwe medewerkers aan te trekken.’ 

Josje Dikkers is lector Organiseren van Waardig Werk aan de Hogeschool Utrecht. Tijdens de bijeenkomst geeft ze in haar presentatie de laatste tips en inzichten om personeel te behouden op basis van recent onderzoek. 

Er gaat heel veel goed in het sociaal domein, zo blijkt uit de publicatie ‘De Staat van de uitvoering’ uit 2022. Josje: ‘Burgers worden doorgaans goed geholpen. Maar tegelijkertijd zijn er ook redenen om ons ernstig zorgen te maken over de toekomstbestendigheid van de publieke dienstverlening. Zo zien we een hoge mate van complexiteit in wet- en regelgeving en in de stapeling van beleid.’

Bevlogenheid

Om goede mensen in tijden van schaarste te behouden, is het belangrijk om aandacht te hebben voor het vergroten van bevlogenheid, zegt Josje. ‘Positieve emoties en waarden spelen een essentiële rol in het vergroten van de betrokkenheid van medewerkers in de publieke sector. Het benadrukken van die waarden, die motivatie om in het sociaal domein te werken, zou je veel meer moeten doen. En niet alleen bij jongeren of om nieuwe mensen aan te trekken. Doe dit integraal binnen de hele organisatie. Bevlogenheid kun je ook bevorderen door leiderschapsvaardigheden te vergroten, met daarbij aandacht voor ondersteuning van medewerkers.’

De lector noemt twee concrete instrumenten om meer bevlogenheid te creëren: Job Crafting en I-deals. ‘Job Crafting behelst alle veranderingen die werknemers zélf initiëren om hun werk beter te laten aansluiten bij hun eigen behoeften. Dit kun je stimuleren door allerlei interventies. Een daarvan is mensen vrijmaken voor taken die ze graag doen. Bijvoorbeeld het inwerken van collega’s. Misschien is er iemand die dat heel leuk vindt. Geef zo iemand de ruimte om zo’n taak op zich te nemen.’

I-deals

‘I-deals is een tweede instrument. Dit zijn individuele afspraken die je maakt tussen werknemer en werkgever. De meest populaire soorten I-deals in de publieke sector richten zich op loopbaanontwikkeling, flexibiliteit en herplaatsing. Om dit goed te laten werken in de praktijk zijn er wel een aantal voorwaarden. De I-deals moeten voor iedereen binnen de organisatie mogelijk zijn, ze moeten voordelen opleveren voor alle betrokken partijen en er is een klimaat van vertrouwen en commitment voor nodig. Zonder vertrouwen werkt het niet.’

Onderdeel van een team

Naast het creëren van bevlogenheid, is er ook veel onderzoek gedaan naar het reduceren van ontslagintentie. ‘Recent is er een analyse gepubliceerd van meerdere onderzoeken hierover in de publieke sector. Uit de resultaten blijkt dat functievermoeidheid sterk samenhangt met de intentie om te vertrekken. Het is ook een bekende stressor en voorspeller van burn-outklachten. Dat is dus iets om goed op te letten.’

‘Als we dan verder kijken, is affectieve betrokkenheid heel belangrijk: voel ik me onderdeel van een team, van de organisatie? Onduidelijkheid over je rol en je taken en een top-downbesluitvorming in de organisatie zijn nog twee factoren die echt sterk samenhangen met ontslagintentie. Oftewel: wees duidelijk in de rol en de taken die iemand heeft. En betrek mensen bij grote besluiten in de organisatie.’

Marije Klink is manager bedrijfsvoering en dienstverlening van de Sociale Dienst Drechtsteden. Vorig jaar startte de organisatie een arbeidsmarktcampagne om nieuwe mensen binnen te halen. Met succes. 

‘Een duidelijke koers en visie helpen enorm als je een campagne start’, zegt Marije. ‘Als je weet welke waarden je belangrijk vindt, kun je die vervolgens aan kandidaten voorleggen. Pas jij bij onze waarden en hoe kun je daaraan bijdragen?’ 

Sociaal hart

Om nieuw personeel aan te trekken, is er in de campagne bewust voor gekozen om niet op zoek te gaan naar mensen met specifieke ervaring en kennis, zegt Marije. ‘We zijn op zoek naar mensen met een sociaal hart. Als je niet de juiste opleiding hebt, is dat helemaal niet zo erg. Vandaar ook de naam van onze campagne: ‘Geef je hart ruim baan’. Dat heeft ons veel gebracht. Onze campagne is goed bekeken en we zijn aan het verjongen in de vacatures die we invullen.’

Het vergt wel een andere manier van denken, legt ze uit. ‘Je maakt geen lijst meer van minimale eisen die we stellen aan een kandidaat, of een opsomming van de functie-eisen. Bij onze vacatures staat inmiddels: We laten ons verrassen. Dat betekent ook dat je bepaalde vereisten moet loslaten. Dat vindt niet iedereen even makkelijk. We moesten ons verhaal duidelijk blijven vertellen, binnen en buiten de organisatie. Het is cruciaal om vast te houden aan je koers.’

Eigen collega’s

De campagne maakte gebruik van foto’s van de eigen collega’s. Dat heeft heel goed gewerkt. Mensen gaan een foto of link toch eerder delen als ze elkaar kennen. Door deze keuze is het breed gedeeld, in zowel de bekende als heel andere netwerken.’ 

‘We hebben achter de schermen online elke klik gevolgd om de effecten te meten. En daar kwamen ook interessante resultaten uit. Zo hebben foto’s en banners met vragen veel meer effect dan die met stellingen. De slogans ‘Ben jij een sociale strijder?’ en ‘Carrière met impact?’ zijn het meeste aangeklikt.’

Regionale samenwerking

Een laatste tip van Marije is de samenwerking zoeken in de regio. ‘Sociale Dienst Drechtsteden is de sociale dienst voor zeven gemeenten, waarvan Dordrecht de grootste is. Het voordeel is dat we daardoor grotere regionale campagnes kunnen voeren. We benoemen expliciet in onze werving dat er tien organisaties zijn, waar je zou kunnen komen te werken. Trainees kunnen op deze manier verschillende functies op verschillende plekken uitproberen. Zo hebben we veel jonge mensen kunnen binnenhalen. Samen personeel werven en behouden werkt heel goed.’

Welke mogelijkheden heb je als gemeente om personeel te vinden, te behouden én voor de langere termijn een strategische aanpak te ontwikkelen? Jorcho van Vlijmen van Wise Up Consultancy legt uit aan welke knoppen een gemeente kan draaien in tijden van personele krapte. 

Jorcho van Vlijmen is consulent bij Wise Up Consultancy, een adviesbureau gespecialiseerd in arbeidsmarkt, onderwijs en economie. ‘In onderzoek naar trends over arbeidsmarkt zien we drie grote lijnen terugkomen. De eerste is digitalisering en automatisering. Technologisering van werk heeft een enorme impact. Het betekent dat er banen veranderen, banen bijkomen, en banen wegvallen.’

Vergrijzing en transitie

De tweede grote lijn is de energietransitie en klimaatverandering. ‘Deze ontwikkeling zorgt ervoor dat er heel veel extra werk gedaan moet worden. Dat trekt zijn wissel op de arbeidsmarkt.’ Een derde is de vergrijzing én ontgroening van de bevolking. ‘Het actieve gedeelte van de beroepsbevolking wordt steeds kleiner. Tegelijkertijd komen er meer mantelzorgtaken voor ouderen bij voor de werkende bevolking. Deze drie lijnen leiden tot de conclusie dat er simpel gezegd met minder mensen meer werk verzet moet worden.’

De grootste impact is niet de vergrijzing, maar digitalisering, zegt Van Vlijmen. ‘Dat heeft ermee te maken dat we niet goed weten welke kant het opgaat. De inzet en ontwikkeling van kunstmatige intelligentie zien we op dit moment enorm versnellen. Waar houdt dat op? Dat weten we niet.’ Los van de toekomst is er ook nu al veel vraag naar oplossingen voor de huidige krapte, zegt hij. ‘Die is historisch hoog, en dat blijft nog wel even zo.’

Het adviesbureau Wise Up Consultancy ontwikkelde een model dat gemeenten helpt keuzes te maken om de krapte het hoofd te bieden. ‘In dit model noemen we vijf knoppen waar je aan kan draaien. Die variëren van klein tot groot.’

Aantrekken van talent

Als eerste is dat de vijver waar je als gemeente uit kan vissen, oftewel de potentiële beroepsbevolking. Van Vlijmen: ‘Je wilt natuurlijk het aantal potentiële kandidaten voor vacatures laten groeien. Dat kan op verschillende manieren. Denk aan het aantrekken van internationaal talent, of kandidaten uit andere regio’s. Een andere manier is om de vijver uit te breiden met andere doelgroepen. Studenten die duaal werken en leren bijvoorbeeld, of gepensioneerden die langer doorwerken.’

Een tweede knop is het aandeel werkenden in die vijver verhogen. ‘Oftewel: hoe haal je de vissen binnen?’ Een manier om dit te doen is het weghalen van drempels bij de werving van personeel. ‘Je kunt denken aan employer branding, dat wil zeggen inzetten op het imago dat je als werkgever uitstraalt naar de buitenwereld. Als werkgever kun je ook besluiten om minder naar diploma’s te kijken en meer naar vaardigheden en groeimogelijkheden van kandidaten.’

Een volgende stap om krapte tegen te gaan is het aantal uren dat personeel werkt te verhogen. ‘Mensen die al in de organisatie werken kun je soms meer uren laten werken. Daar kan ruimte zitten. Dat vraagt wel wat van de flexibiliteit als werkgever. Ik zie dat er vaak nog een rem zit op thuiswerken bijvoorbeeld. Misschien is het goed om dat los te laten. Denk met elkaar na over creatieve manieren om mensen die deeltijd in dienst te zijn te verleiden extra te gaan werken.’

Productie verhogen

Knop nummer vier is het vergroten van de arbeidsproductiviteit. ‘Dat kan door gebruik te maken van digitalisering en technologische ontwikkelingen. Een andere manier is de schaarste die er is in je voordeel om te buigen. Als er minder mensen zijn, en het werk moet toch gebeuren, dan is er vaak toch meer mogelijk. Het maakt dat mensen de uren die ze tot hun beschikking hebben ten volste benutten.’

De laatste en vijfde knop is het inzetten op duurzame inzetbaarheid van personeel. ‘Je wilt het personeel dat je hebt natuurlijk niet kwijt. Zorg dat mensen zich thuis voelen, investeer in de talenten van medewerkers door middel van scholing.’

Veel gemeenten zetten vooral in op knoppen twee en vijf, ziet Van Vlijmen. ‘Weet dat er ook nog andere mogelijkheden zijn. Maak wel een keuze en probeer niet alles een beetje te doen. Zet een aantal maatregelen naast elkaar en maak een vergelijking: wat kost het en wat kan het opleveren? Kies er een paar uit en zet daar op in. Dan ga je op termijn resultaat zien. Realiseer je wel dat dit een kwestie van de lange adem is. Een tekort aan personeel is niet in een dag opgelost.’

In de gemeente Berkelland helpen buddy’s en een eigen academie om nieuw personeel zo goed mogelijk in te werken. Investeren loont, is het motto. Directeur dienstverlening Annette Nijhuis vertelt over een aanpak die zijn vruchten afwerpt.

Om vacatures te vullen deinst de gemeente Berkelland er niet voor terug om buiten de gebaande paden te treden. Bijvoorbeeld door mensen aan te nemen die niet uit ‘gemeenteland’ komen, zegt Annette. ‘De mensen die we de laatste tijd aannemen komen vooral elders vandaan, zoals de zorg. En we kijken ook naar studenten. De jongste die we hebben aangenomen is 19 jaar en moet nog afstuderen. We hebben daarvoor wel afspraken gemaakt met de studie. Dat is gelukt. Je moet creatief blijven denken. Er is geen andere mogelijkheid.’

Buddy en dagboek

Na een aantal jaar ergens anders gewerkt te hebben, kwam Annette vorig jaar zelf weer terug bij de gemeente werken. ‘Toen merkte ik hoe belangrijk het onboarding is, iemand welkom heten en meenemen in de organisatie.’  Eenmaal binnengehaald is het dus zaak mensen goed in te werken en mee te nemen in het bedrijf. ‘Iedereen die bij de gemeente Berkelland komt werken krijgt een ‘buddy’ toegewezen. Dat is een collega die met je meeloopt en alles aan je kan uitleggen. De buddy blijft de eerste honderd dagen aan je gekoppeld. We vragen binnen de organisatie wie het leuk vindt om te doen.’ 

Naast het buddysysteem vraagt de gemeente nieuwe medewerkers ook om een dagboek bij te houden van de eerste honderd dagen. ‘Daar komen interessante dingen uit. Een voorbeeld is de manier van de ambtsbelofte afleggen. Je tekent het kruisje en dat is het. Terwijl het natuurlijk bijzonder is wat je doet. We willen kijken of we dat op een andere manier kunnen vormgeven zodat daar meer aandacht voor is.’ 

Investeren

Om te investeren in nieuwe mensen én de werknemers die er langer rondlopen heeft de gemeente ook haar eigen Berkellandacademie opgezet. ‘In de eerste drie maanden moet iedereen vijf verplichte online trainingen volgen. Dat geldt voor ook echt voor iedereen, van mensen in de buitendienst tot aan de gemeentesecretaris.’

Daarnaast biedt de academie nog veel meer cursussen aan. ‘Wij vinden opleidingen heel belangrijk en hebben daar echt in geïnvesteerd. Juist in tijden van bezuinigingen. Een groep ambtenaren onder de 35 hebben bijvoorbeeld een aantal workshops opgezet, van yoga tot profielfoto’s maken. Hoe we daar geld voor vrij maken? Door creatief te denken en het er met elkaar over te hebben. We hebben de kerstpakketten met tien euro per stuk verlaagd. Iedereen kon zich daarin vinden. Dat gaf ons het budget voor de workshops.’

De gemeente heeft nog meer creatieve manieren om te investeren in mensen, ideeën en mogelijkheden. Een Mooi wark markt waarbij collega’s bij elkaar over de schutting kijken bijvoorbeeld. ‘De workshop van de buitendienst zat als eerste vol. Mensen waren heel geïnteresseerd en enthousiast.’ 

Preventie

Naast ontwikkeling investeert Berkelland ook in preventie. ‘We geven werknemers toegang tot een psycholoog, daar wordt veelvuldig gebruik van gemaakt. Maar preventie betekent ook keuzes maken. Stel je hebt 30 vacatures openstaan, en 10 fte is ziek, dan mis je dus zomaar 40 fte. Het is belangrijk om de langetermijnagenda daarop aan te passen. Je blijft anders opvangen en oplossen, maar niet altijd op goede manier. Je hebt nou eenmaal niet meer de luxe dat je een blik mensen kan opentrekken. Daar moet je eerlijk in zijn. Ik wil voorkomen dat ik mensen de kling overjaag.’

Wees ook creatief in het beleid rond thuiswerken om mensen ruimte te geven waar nodig, zegt Annette. ‘Een van onze medewerkers heeft een betere gezondheid bij overwintering in een ander land. We hebben dat uitgeprobeerd met werken op afstand, en dat ging goed.’ Er is in bredere zin nog wel discussie over het thuiswerken en flexibele werktijden, zegt ze. ‘Beleidsmedewerkers kunnen in principe de hele dag thuis zitten, maar dan verlies je contact met team en bedrijf. Daarin moeten we een balans zoeken.’

Strategisch denken

Investeren in personeel en bijbehorend beleid is niet mogelijk zonder een plan voor de lange termijn, zegt Annette. ‘Je moet echt een strategisch plan maken. Hoe haal je mensen binnen, hoe behouden we onze goede mensen. Daarvoor is een investering nodig en dat moet je duidelijk zien te maken binnen je organisatie. En uiteindelijk doe je het voor je inwoners. Zonder personeel krijg je balies die dicht moeten.’ De aanpak in Berkelland lijk goed te werken, tot op heden heeft de gemeente alle vacatures kunnen invullen. ‘Maar dan moet je wel durven te kiezen voor die 19-jarige.’

Divosa

Aidadreef 8 | 3561 GE Utrecht
Postbus 9563 | 3506 GN Utrecht
030 233 23 37
info@divosa.nl
divosa.nl

Auteur

Laura Cuijpers

met medewerking van:
Jos Huijts (Divosa)
Anna van der Schors (Divosa)

Eindredactie

Chrisje Meima (Divosa)

Webredactie

Mathilde Kroon (Divosa)

Fotografie

Foto Henk Guise: © Nadine van den Berg
Foto gemeentehuis Weert: © Zakenblad.nl • 29 september 2021
Foto Josje Dikkers: © sociaalweb.nl • 3 maart 2022 (PONT Zorg & Sociaal)
Foto Ben jij een sociale strijder?: © geefjehartruimbaan.nl • Sociale Dienst Drechtsteden