Wat is een goed werkproces bij de verrekening van parttime inkomsten in de bijstand? Wanneer is de verrekening goed uitgevoerd? Geef je klanten een keuze in de manier van verrekenen? Deze werkwijzer beschrijft hoe enkele gemeenten dergelijke vraagstukken in de praktijk aanpakken.

Steeds meer gemeenten stimuleren deeltijdwerk bij bijstandsgerechtigden. Dan werkt iemand wel, maar niet genoeg om helemaal uit de bijstand te komen. De gemeente vult het inkomen aan tot de bijstandsnorm. Daarvoor verrekenen gemeenten de inkomsten uit deeltijdwerk met de uitkering. (1)

Inkomstenverrekening is lastig voor gemeenten

Voor gemeenten is inkomstenverrekening zeker niet eenvoudig: ze krijgen te maken met een grote variatie aan situaties, van klanten met eenmalige inkomsten tot klanten met meerdere banen en wisselende inkomsten. Elke gemeente geeft het werkproces op eigen wijze vorm, wat tot talloze kleine en grote uitvoeringsverschillen leidt. Gemeentelijke medewerkers nemen voortdurend beslissingen over het inkomen van klanten. Daarbij komen ze pittige dilemma’s tegen.

Inkomstenverrekening heeft nadelen voor klanten

De meeste klanten gaan er door het parttime werk tijdelijk op vooruit: meestal mogen ze een half jaar lang 25% van de extra inkomsten houden. Maar daarna daalt hun inkomen weer. Daarnaast kunnen de verschillende betaalmomenten voor uitkering en loon zorgen voor problemen: soms krijgen klanten een te hoog bedrag aan aanvullende uitkering waardoor ze later te maken krijgen met een vordering. Ook krijgen ze soms een te laag of te laat betaalde uitkering waardoor ze hun vaste lasten niet kunnen betalen. Verder moeten klanten veel zaken zelf regelen om te zorgen dat de inkomstenverrekening soepel verloopt. Dat is vaak te veel gevraagd, zeker voor mensen die vroeger onder de Wajong of Wsw hadden zullen vallen.

Inkomstenverrekening vraagt om een goede uitvoering

Inkomstenverrekening is dus een moeilijke taak met veel impact op klanten. Om die taak goed uit te voeren is uitwisselen van kennis over de uitvoering van groot belang. Niet alleen tussen de afdelingen Inkomen en de uitkeringsadministratie maar ook met de afdelingen Werk en Re-integratie. Want zij moeten klanten voorlichten over de financiële consequenties en administratieve lasten. Daarnaast kan de afdeling Werk over dit onderwerp het gesprek aangaan met bedrijven die veel deeltijdbanen bieden, zoals in de post en de schoonmaak.Tot slot moeten ze afwegen welke klanten parttime werk en de bijkomende administratieve lasten zelfstandig aankunnen. Sommige klanten zullen daar extra ondersteuning bij nodig hebben.

De werkwijzer beschrijft ervaringen van gemeenten

De werkwijzer laat zien hoe enkele gemeenten de inkomstenverrekening aanpakken, welke problemen ze ervaren en welke oplossingen ze daarvoor vinden. De kennis en casussen zijn gebaseerd op ervaringen van medewerkers, teamleiders en managers bij de gemeenten Drechtsteden, Leeuwarden, Lelystad, Nijmegen, Ooststellingwerf en Zaanstad en bij Stroomopwaarts, dat de Participatiewet uitvoert voor de gemeenten Maassluis, Schiedam en Vlaardingen.

De auteurs hebben van januari tot april 2018 gesprekken gevoerd met deze gemeenten over het werkproces, het ontstaan van vorderingen en knelpunten in de uitvoering en de daarvoor ontwikkelde oplossingen. De citaten in deze werkwijzer zijn aan deze gesprekken ontleend. Tussen september en december 2018 zijn aanvullingen en opmerkingen verzameld. Deze zijn verwerkt in de versie van februari 2019.

De werkwijzer versterkt kennisuitwisseling en vakmanschap

De Werkwijzer Verrekening parttime inkomsten maakt deel uit van het Programma Effectiviteit en Vakmanschap van Divosa, een programma om methodisch werken binnen de sociale zekerheid te stimuleren. De werkwijzer is bedoeld om informatie, kennis en oplossingen uit te wisselen, binnen en tussen gemeenten. De inhoud geeft ook een aanzet om het gesprek te beginnen over wat er beter kan. Deze eerste beschrijving van de praktijk is zeker niet uitputtend. Dat komt onder meer door de grote variatie in verrekeningen, uitvoeringsprocessen en uitkeringssystemen. De eigen toepassing van de G4 is hier bijvoorbeeld niet vertegenwoordigd. Aanvullingen en suggesties ter verbetering zijn dan ook van harte welkom. Stuur je feedback naar kkruisdijk@divosa.nl.

Leeswijzer

Hoofdstuk 1 geeft achtergrondinformatie over parttime werken in de bijstand en de daarbij behorende inkomstenverrekening. Ook gaat dit hoofdstuk in op wat het vraagt van gemeenten en van klanten om parttime werk lonend te maken.

Hoofdstuk 2 gaat nader in op het basisproces bij inkomstenverrekening met een beschrijving van de stappen die elke gemeente moet doorlopen. Bij elke stap geeft de werkwijzer tips en voorbeelddocumenten uit de bezochte gemeenten.

Hoofdstuk 3 geeft voorbeeldberekeningen bij complexe elementen van inkomstenverrekening: vierwekelijkse inkomsten, vakantiegeld en een eindejaarsuitkering.

Hoofdstuk 4 beschrijft de drie manieren waarop gemeenten het basisproces vormgeven: verrekenen op de maand, achteraf verrekenen of schatten. Daarnaast komt kort een vierde methode van inkomstenverrekening aan de orde die nog in ontwikkeling is: Surplus.

In hoofdstuk 5 laten drie fictieve casussen zien hoe de drie methoden van inkomstenverrekening in de praktijk uitwerken bij uitstroom, een te late loonstrook of als de baan stopt.

Dankwoord

De auteurs danken de gemeenten Drechtsteden, Leeuwarden, Lelystad, Nijmegen, Ooststellingwerf en Zaanstad en Stroomopwaarts voor de gesprekken en inzage in documenten en formulieren. Ook zijn ze dank verschuldigd aan Marcel van Druenen en Kim Kruisdijk (Divosa), Frans Kuiper (Stimulansz), Gabor Fodor (Optimalistic) en Else Roetering en Branko Hagen (Landelijke Cliëntenraad) voor hun input voor deze werkwijzer. Veel dank aan de gemeenten die feedback gaven via o.a. het Platform Inkomstenverrekening en aan Henk van der Laan voor zijn waardevolle aanvullingen.

Wat houdt parttime werken in de bijstand precies in en wat zijn de (financiële) consequenties voor klanten? Dit hoofdstuk belicht wat het vraagt van gemeenten en klanten om parttime werk lonend te maken.

Gemeenten willen dat werken moet lonen. De afgelopen jaren is er daarom vooral aandacht geweest voor bijverdienen naast de uitkering, zie bijvoorbeeld experimenten van de gemeenten Nijmegen, Utrecht en Amsterdam. (1) Steeds meer gemeenten stimuleren allerlei vormen van deeltijdwerk. Daarbij komt het inkomen vaak lager uit dan de bijstandsnorm, waardoor bijstandsgerechtigden van de gemeente aanvullende bijstand krijgen. In de praktijk is aanvullende bijstand nodig voor alleenstaanden die minder dan drie dagen per week werken. Klanten blijven dan recht houden op een bijstandsuitkering waarmee de inkomsten verrekend worden. Voor de gemeente is het voordeel dat klanten hun kansen op de arbeidsmarkt vergroten en een lagere uitkering nodig hebben.

Hoeveel mensen werken parttime in de bijstand?

In 2017 kregen 442.000 mensen in Nederland een bijstandsuitkering. (2) Gemiddeld heeft 8% van alle bijstandsgerechtigden inkomsten uit parttime werk. Het gaat dan om ongeveer 35.000 mensen.

Bijstandsgerechtigden met inkomsten uit werk verdienden in 2017 gemiddeld €529 per maand.

Het inkomensvoordeel van parttime werk is tijdelijk

Gemeenten geven het signaal af dat ook parttime werk een positief effect heeft. Klanten doen weer mee, bouwen werkervaring op en vergroten hun kans op een vaste baan. Bovendien geeft de Participatiewet gemeenten de mogelijkheid om inkomen uit arbeid tijdelijk gedeeltelijk vrij te laten als het werk naar de mening van de gemeente bijdraagt aan arbeidsinschakeling. De vrijlating mag zes maanden duren en is 25% van het verdiende inkomen, met een plafond. Voor alleenstaande ouders en mensen met een medische urenbeperking gelden aparte regels. Door inkomensvrijlating kunnen mensen dus meer gaan verdienen. Maar bij de meeste klanten is dat voordeel tijdelijk. ‘Waarom heb ik na zes maanden ineens minder geld?’ vraagt een klant zich daarover af in Klantreis Parttime Werk. (3) ‘Ik ben van dat inkomen uitgegaan en nu moet ik het ineens met minder doen. Waar slaat dat op?’ Klanten kunnen er zelfs door in geldproblemen raken.

Parttime werk geeft klanten onzekerheid over hun inkomen

Parttime werkende uitkeringsgerechtigden krijgen bovendien te maken met wisselende betaalmomenten doordat het salaris en de aanvullende uitkering niet op hetzelfde moment worden uitbetaald. Het is voor gemeenten een bijna onmogelijke opgave om een werkproces in te richten dat alle klanten even eerlijk behandelt, vorderingen en verlate uitbetaling zo veel mogelijk voorkomt én toepasbaar is op alle voorkomende situaties. Bekijk ter illustratie hiervan de casussen in hoofdstuk 5. Het is noodzakelijk dat het besef breed doordringt dat het klanten bij parttime werk niet alleen gaat om meer inkomen, maar net zo goed om stabiliteit in hun inkomen dat de basis vormt van hun levensonderhoud.

Parttime werk geeft klanten extra administratieve druk

Met parttime werken in de bijstand krijgen klanten er een heleboel administratieve taken bij. Zo moeten ze op tijd hun loonstrook inleveren en controleren of de werkgever wel loonheffingen toepast. Het vraagt om goede voorlichting van de gemeente om mensen daarop voor te bereiden. En het vraagt om een goede afweging voor welke klanten parttime werken in de bijstand geschikt is. Niet iedereen die de gemeente inschat als ‘bemiddelbaar naar werk’ kan ook die extra financiële en administratieve druk aan. (4)

Parttime werk verbetert iemands rechtspositie formeel niet

De juridische relatie tussen gemeente en klant blijft bij parttime werk gelijk. Rechten van werknemers zoals opnemen van vakantie-uren, ziekte- of zorgverlof en medezeggenschap kunnen op gespannen voet staan met de plichten van een uitkeringsgerechtigde, zoals de sollicitatieplicht of de plicht verblijf in het buitenland te melden.

Gemeenten moeten goede voorlichting en ondersteuning bieden

Kortom, parttime werken in de bijstand heeft voor klanten niet alleen voordelen. Het is belangrijk dat gemeenten proberen met de inkomstenverrekening zoveel mogelijk zekerheid en stabiliteit te bieden. Het grootste deel van deze werkwijzer is gewijd aan tips, voorbeelden en handreikingen om bij het verrekenen van inkomsten dat doel te bereiken. Maar daarnaast moeten gemeenten ook zorgen dat klanten weten waar ze aan beginnen zodat ze zich goed kunnen voorbereiden. Gemeentelijke afdelingen Werk en Re-integratie kunnen daarover al voordat klanten parttime gaan werken voorlichting geven. Bovendien moeten ze onderkennen dat sommige klanten parttime werk en de bijkomende administratieve lasten niet zelfstandig aankunnen. Gemeenten kunnen die klanten extra ondersteuning bieden.

Wanneer een klant deeltijdwerk vindt, begint het proces van informatie verstrekken en administratieve handelingen. Dat herhaalt zich totdat de klant uitstroomt uit de uitkering. In dit hoofdstuk beschrijven we de stappen in dat basisproces.

De volgende infographic laat zien wat inkomstenverrekening inhoudt:

Bovenin staan de zeven stappen van het proces dat zich steeds herhaalt. Klantcontact staat er wat los van.

De figuur linksonder illustreert hoe groot het aandeel parttime werkenden op de hele bijstandspopulatie is.

De figuur rechtsonder brengt het tijdsverloop bij het basisproces in beeld. Achteraf verrekenen verschilt daarin van de combinatie op de maand verrekenen/schatten. In het eerste geval heeft de gemeente 5 weken om loonstroken te verzamelen en in het tweede geval maar 1-1,5 week.

Als een klant gaat werken moet de informatie over het inkomen terechtkomen bij de gemeente, op het bureau van de uitkeringsadministratie. Vaak melden klanten wijzigingen zelf bij hun klantmanager of het klantcontactcentrum. Het signaal kan ook via het werkgeversservicepunt of inlichtingenbureau (IB) bij de administratie binnenkomen.

Via de klant

• Om te voorkomen dat klanten vergeten inkomsten te melden versturen sommige gemeenten elke maand een mutatieformulier aan alle klanten.
• Andere gemeenten geven klanten een mutatieformulier bij het aanvragen van de uitkering en vragen hen dat in te sturen als er wijzigingen zijn in het inkomen. Dat formulier is de klant bijna altijd kwijt. De klant vraagt dan de klantmanager of het klantcontactcentrum om een nieuw formulier.
• Sommige gemeenten zien het doorgeven van wijzigingen als de eigen verantwoordelijkheid van de klant. Ze spannen zich dan niet in om klanten eraan te herinneren om wijzigingen door te geven.

Klanten krijgen allemaal rond de 22e van de maand een mutatieformulier. We verwachten die van iedereen vóór de 1e terug, of er nu een wijziging is of niet.

Via het werkgeversservicepunt

Als een klant naar werk wordt bemiddeld via het werkgeversservicepunt komt het signaal vaak binnen via een accountmanager of klantmanager.

Via het Inlichtingenbureau

Gemeenten krijgen elke maand een signaal van het Inlichtingenbureau (het IB-signaal) bij wijzigingen die van invloed kunnen zijn op het recht op uitkering. Door die signalen te vergelijken met de informatie de klanten zelf doorgeven stelt de gemeente vast welke klanten wijzigingen niet hebben opgegeven. Vaak pas achteraf, want informatie uit IB-signalen komt met een vertraging van 6 tot 8 weken binnen. In de tussentijd ontstaan vorderingen, en het niet melden van inkomsten kan daarnaast voor gemeenten reden zijn voor een maatregel.

Het IB-signaal heeft een vertraging van zo’n 6 weken. Als we er via een IB-signaal achter komen dat iemand is gaan werken, heeft de klant in de tussenliggende periode wel al een of twee maanden een volledige uitkering gekregen.

Voorbeelden

• De website van de sociale dienst Drechtsteden is opgebouwd vanuit het perspectief van de klant. Zo staan wijzigingsformulieren voor wie begint met werken onder ‘Werk’ en niet onder ‘Bijstand’.
• Het Inkomsten- en Wijzigingsformulier van de gemeente Zaanstad heeft een heldere toelichting.

Klanten weten vaak niet goed wat ze kunnen verwachten als ze gaan werken en daarbij een aanvullende uitkering nodig hebben. Daarom lichten gemeenten klanten voor: welke informatie is er nodig voor de inkomstenverrekening en hoe verzamelt de gemeente die informatie? Wat betekent het parttime werk voor rechten en plichten zoals de sollicitatieplicht? Ook verwerken gemeenten de melding in het uitkeringssysteem.

Manieren om met de klant te communiceren

• Een van de gemeenten stuurt klanten een kaartje om ze te feliciteren met de baan.
• Bij andere gemeenten neemt de contactpersoon van de klant of een medewerker van het klantcontactcentrum contact op om uitleg te geven over de manier van inkomstenverrekening, over de regels en plichten van de klant en over het moment waarop de kant de loonstrook moet aanleveren.
• Er is ook een gemeente waar klanten in overleg met de gemeente zelf bepalen hoe inkomsten verrekend worden.
• In andere gemeenten ontvangt de klant na of in plaats van een gesprek een brief met een toelichting.

Welke vorm van verrekenen het best bij een klant past, hangt ervan af hoe vast het werk is en hoe hoog het salaris. Voor vaste contracten adviseren we een andere oplossing dan voor uitzendwerk, maar de klant kiest.

Rechtspositie van de klant

In geen van de gemeenten verandert parttime werk de rechtspositie van de klant. Hoewel de klant nu ook werknemer is, houdt hij formeel de plichten van een uitkeringsgerechtigden, zoals de sollicitatieplicht en de informatieplicht.

Verwerken in het systeem

• Sommige gemeenten blokkeren de uitkering direct na het ontvangen van een melding. Dat betekent dat de uitkering niet wordt betaald totdat alle benodigde documenten binnen zijn.
• Andere gemeenten laten de uitkering de eerste maand(en) doorlopen en stellen geen blokkade in.

Als de inkomsten-consulent het signaal krijgt dat er inkomsten uit werk zijn, zet deze meteen een ‘vinkje’ in het systeem. Dat blokkeert direct de betaling van de uitkering in die maand.

Voorbeelden

De Sociale Dienst Drechtsteden biedt klanten die gaan werken de keuze: óf inkomsten verrekenen op de maand óf achteraf verrekenen van de inkomsten. Voor beide situaties is een brief gemaakt:

• Bekijk de brief van Drechtsteden bij verrekenen op de maand. (pdf, 28 kB)
• Bekijk de brief van Drechtsteden bij verrekenen achteraf. (pdf, 29 kB)

De gemeente Leeuwarden streeft naar 'groepsgewijs maatwerk' en biedt verschillende methoden van inkomstenverrekening naast elkaar aan. Op basis van eigenschappen van de baan en de klant wordt samen met de klant besloten op welke manier er wordt verrekend.

De gemeente Enschede heeft de functies van consulent Inkomen en Uitkeringsadministratie samengevoegd. De backoffice doet daarmee klantcontact en heeft een breder beeld van de klant. Het zorgt ook voor meer communicatiemomenten, waarop informatie kan worden herhaald als dat nodig is.

De gemeente Amsterdam gebruikt in het gesprek tussen klantmanager en burger een factsheet om uit te leggen hoe de inkomstenverrekening verloopt wanneer klanten parttime gaan werken.

• Bekijk de Factsheet Inkomstenverrekeningen van de gemeente Amsterdam. (pdf, 478 kB)

De loonstrook vormt de basis voor de inkomstenverrekening. Het is een van de grootste uitdagingen bij de inkomstenverrekening om die loonstroken van klanten op tijd te verzamelen. Als klanten niet op tijd zijn met het aanleveren, krijgen ze eerst een herinneringsbrief en daarna eventueel een termijn van orde. Dat is een laatste waarschuwing voordat de gemeente een uitkering opschort of een beëindigingsonderzoek start.

Manier van aanleveren

Klanten kunnen documenten aanleveren per post, aan de balie van de gemeente of digitaal, per mail of via een portal. De meeste formulieren komen op papier binnen. Ze worden verzameld in de postkamer en – op papier of ingescand – verspreid naar de uitkeringsadministratie. De papieren versies komen in mapjes op de uitkeringsadministratie terecht. De gescande versies worden via het uitkeringssysteem gekoppeld aan een werkproces voor een medewerker van de administratie.

Verschillende gemeenten werken aan nieuwe manieren en innovaties om de nodige looninformatie te verzamelen zonder de klant daarmee te belasten. Bijvoorbeeld door, in samenwerking met werkgevers, innovatieve toepassingen te ontwikkelen waarmee gegevens direct vanuit de salarisadministratie van de werkgever te verkrijgen zijn. 
Daarnaast wordt gekeken naar de mogelijkheden om de informatie in Suwinet Inkijk uit te breiden.

De eerste resultaten van de pilots met Surplus laten bovendien zien dat werkgevers desgevraagd ook bereid zijn om loonstroken direct met de gemeente te delen.

Informatie opvragen bij de klant

• Sommige gemeenten sturen op een vast moment in de maand een inkomstenformulier naar alle klanten van wie bekend is dat ze parttime inkomsten hebben. Klanten kunnen op dat formulier de hoogte van het inkomen opgeven en het samen met de loonstrook inleveren. Soms is het inleveren van het formulier verplicht en start de gemeente de verrekening niet op als het formulier niet binnen is. In andere gemeenten werkt het formulier als geheugensteun voor de klant: let op, we verwachten binnenkort je loonstrook.
• Andere gemeenten versturen geen inkomstenformulier meer. Klanten leveren op eigen initiatief de loonstroken in. Formulieren sturen past volgens deze gemeenten niet bij de eigen regie en verantwoordelijkheid van klanten. Vaak krijgen klanten het formulier ook niet tegelijk met de loonstrook binnen. Dan werkt het formulier toch niet als geheugensteuntje.

Herinnering en termijn van orde

Sommige gemeenten sturen een herinneringsbrief als de formulieren of de loonstrook niet op tijd bij de gemeente aanwezig zijn. Meestal heeft de klant dan nog twee weken de tijd om de informatie alsnog aan te leveren of contact op te nemen met de gemeente. Gebeurt dat niet, dan versturen gemeenten een termijn van orde. Dat is een formele brief waarin staat dat de gemeente binnen een week alle informatie over inkomsten moet krijgen, omdat anders een beëindigingsonderzoek opgestart wordt.

Voorbeelden

• Bekijk het Inkomstenformulier van Stroomopwaarts. (pdf, 74 kB)
• Bekijk het Inkomsten- en Wijzigingsformulier van de gemeente Zaanstad.

Begin 2017 realiseerde de gemeente Enschede een koppeling tussen e-Suite (het zaaksysteem van Atos) en de Suite voor Sociaal Domein van Centric (SSD). Binnen de gemeente Enschede ontvangen alle klanten met wisselende inkomsten nu maandelijks een brief én een mail met een herinnering de loonstrook in te leveren. Via een link in de mail kunnen klanten eenvoudig bewijsstukken uploaden. Die komen via de koppeling met E-suite direct in beeld bij de medewerker. De klant krijgt automatisch bericht na het afhandelen van de zaak. Er is voor de digitale route geen postverwerking meer nodig. Het proces om loonstroken te verzamelen en de uitkering vast te stellen is daarmee ingekort van een doorlooptijd van een aantal dagen tot een doorlooptijd van soms maar een paar minuten. Na bijna twee jaar actief gebruik komt 75% van de loonstroken digitaal via de portal binnen.

• Lees meer over de methode van Enschede op www.dimpact.nl  

De gemeente Enschede werkt daarnaast ook samen met VNG Realisatie in het Praktijklab i4Sociaal. In deze pilot worden loongegevens (netto en bruto) rechtstreeks (digitaal) van de werkgever naar de gemeente gestuurd. De inwoner geeft in een persoonlijke digitale omgeving toestemming voor de verwerking en de gegevens worden direct verwerkt in het uitkeringssysteem. Hierdoor zijn er minder terugvorderingen, de administratieve lasten worden verlicht, de inwoner heeft inzicht en overzicht over zijn financiële situatie en gevolgen wanneer hij of zij aan het werk gaat.

Het verschilt per gemeente welke informatie voldoende is om tot verrekenen of vrijgeven van de uitkering over te kunnen gaan. Om de loonstroken goed te kunnen verwerken zoeken ze naar een efficiënte organisatie van het werk.

Blokkade opheffen/verrekening starten

• Sommige gemeenten geven de uitkering alleen vrij als het inkomstenformulier en de loonstrook binnen zijn. Pas dan weet de gemeente zeker hoeveel inkomstenbronnen er waren en hoe hoog het inkomen was. Zolang de informatie niet compleet is, wordt de aanvullende uitkering niet uitbetaald. Gemeenten willen daarmee het aantal herberekeningen beperken.
• Bij andere gemeenten kan de verrekening ook starten op basis van alleen de loonstrook. Het komt regelmatig voor dat klanten de loonstrook niet (op tijd) krijgen. Voor sommige gemeenten is het dan voldoende als klanten contact opnemen en doorgeven wat ze wél weten: het aantal gewerkte uren of het gestorte nettosalaris. In overleg met de klant maakt de gemeente dan een schatting of verrekent later op basis van gegevens uit Suwinet.
• Weer andere gemeenten kiezen er juist voor om de verrekening juist te starten wanneer het inkomstenformulier binnen is. De loonstrook is dan nog niet direct verplicht, omdat de klant er zelf geen invloed op heeft of die op tijd is.

De werkvoorraad verdelen

• In sommige gemeenten voeren medewerkers van de administratie de inkomstenverrekening iedere maand voor dezelfde klanten uit. Door die vaste caseload leren ze de omstandigheden van de klanten goed kennen.
• In andere gemeenten heeft een groep medewerkers samen een caseload, op basis van wijk of achternaam. Ze bouwen samen kennis op over die groep klanten, maar doordat verschillende collega’s een casus kunnen behandelen is er ook collegiale toetsing.
• Een derde mogelijkheid is dat elke medewerker het bovenste dossier van de stapel verwerkt. Ook daarmee is er collegiale toetsing, maar er wordt minder kennis over de situatie van klanten opgebouwd..

Op basis van de loonstrook en eventueel het inkomstenformulier bepaalt de gemeente welk deel van het salarisbedrag moet worden verrekend met de uitkering. Daarvoor zijn van belang: de salarisperiode, de toepassing van loonheffingskorting, reserveringen en losse emolumenten. Het is belangrijk dat alle medewerkers van de gemeente op dezelfde manier werken, maar die keuzes worden niet gedicteerd door de Participatiewet. Hoewel artikel 31 stelt dat middelen moeten worden verrekend, geeft de Participatiewet geen opsomming van te verrekenen middelen. Wél een opsomming van de middelen die niet gekort moeten worden (artikel 31 lid 2).

1. Periode van salaris en uitkering vaststellen

Maandelijkse salarisbetaling kan een-op-een met de uitkering worden verrekend. Dat geldt ook voor wekelijkse betalingen. Daarbij worden sommige weken uitgesplitst naar twee afzonderlijke maanden. Bij vierwekelijkse betaalcycli speelt het probleem dat het loon in 13 periodes wordt uitbetaald, terwijl de uitkering 12 betaalmomenten kent.

1.1 Omrekenen naar een maandinkomen

De meeste gemeenten rekenen het vierwekelijkse salaris om naar een maandbedrag door het periodesalaris te vermenigvuldigen met 13 en daarna te delen door 12. Dat betekent dat er maandelijks een hoger bedrag wordt verrekend dan het salaris dat in die periode is ontvangen. De klant krijgt dan elke maand te weinig aanvullende uitkering, maar de 13e periode wordt helemaal vrijgelaten. Voor gemeenten is deze methode complex, omdat ze na afloop van het kalenderjaar de maandelijkse berekening moeten controleren en eventueel herberekenen.

1.2 Toerekenen op de maand

Het alternatief is om het vierwekelijkse inkomen op de maand te verrekenen. Daarmee wordt er elke maand juist te weinig loon verrekend en krijgt de klant te veel aanvullende uitkering. Dat wordt aan het einde van het jaar rechtgetrokken door in een of meerdere maanden periode 12 en 13 te verrekenen. Klanten krijgen in die maand(en) dan weinig tot geen aanvullende uitkering. Gemeenten benadrukken dat het belangrijk is klanten goed te informeren over de consequenties van deze vorm van verrekenen, zodat ze daar in hun financiële planning rekening mee kunnen houden.

Voorbeelden

• Voorbeelden van Excel-sheets die gemeenten gebruiken bij het omrekenen van de vierwekelijkse inkomsten zijn op te vragen via info@optimalistic.nl.
• Bekijk de infographic die Drechtsteden in 2017 gebruikte om klanten met vierwekelijkse inkomsten te informeren over de verrekening. (pdf, 321 kB)

2. Omgaan met inkomsten boven de norm

De meeste gemeenten beëindigen een uitkering niet te snel wanneer er inkomsten boven de norm zijn, om de vertraging van een nieuwe aanvraagprocedure te voorkomen. De uitkering loopt dan formeel nog even door met een betaling op €0,0.

3. Loonheffingskorting in mindering brengen

Bij het bepalen van de hoogte van de aanvullende uitkering houden gemeenten rekening met de loonheffingskorting als voorliggende voorziening. Wie start met werken moet aan de werkgever doorgeven of de loonheffingskorting moet worden toegepast. Bij meerdere banen geldt de heffingskorting voor de baan met het hoogste inkomen. Medewerkers van de uitkeringsadministratie controleren altijd of dat ook is gedaan. Zo niet, dan wijzen ze de klant daarop.

• Sommige gemeenten brengen niet toegepaste loonheffingskorting toch in mindering op de uitkering. Dat kunnen ze ook doen als klanten maar een gedeelte van de loonheffingskorting via het loon krijgen. Wie werkt heeft recht op ongeveer €206, - loonheffingskorting per maand, ongeacht het aantal gewerkte uren. Als een klant minder verdient dan ongeveer €550, -, past de werkgever minder loonheffingskorting toe. Wanneer loonheffingskorting niet wordt benut kan hij niet 'verdwijnen': dat leidt tot een belastingteruggave.
• Andere gemeenten zijn minder strikt in de toepassing van de loonheffingskorting. Als een werkgever de korting niet toepast, geven ze klanten zes tot acht weken de tijd om dat bij de werkgever aan te passen. Ze verrekenen het ‘gemiste’ bedrag in de tussenliggende periode niet.

4. Emolumenten verrekenen

Elke maand bepaalt de gemeente per klant welke onderdelen van het salaris (loonemolumenten) wel en niet verrekend worden met de uitkering. De vuistregel daarbij is dat netto vergoedingen worden vrijgelaten, net als vergoedingen en inhoudingen die noodzakelijk zijn voor de uitoefening van de functie. Voorbeelden van emolumenten zijn:

• Telefoonvergoeding: een bezorger van pakketten moet de ontvangst daarvan op een smartphone bevestigen en krijgt daarvoor maandelijks een netto vergoeding van €8, -. Alle gemeenten laten die vrij.
• Dagvergoeding: een chauffeur krijgt per maand een netto vergoeding van ongeveer €60, - om onderweg te lunchen. Sommige gemeenten zien dat als noodzakelijke kosten en laten het bedrag vrij. Andere gemeenten wijzen erop dat het bedrag inkomen kan zijn als de chauffeur zelf een lunch meeneemt en verrekenen het met de uitkering.
• Vergoeding zorgverzekering: wanneer klanten via de werkgever collectief verzekerd zijn, krijgen ze een deel van de premie terug. Dat wordt door gemeenten verrekend, omdat die kosten niet noodzakelijk zijn voor het uitoefenen van de functie en klanten de premie anders ook zelf moeten betalen.
• Inhouding personeelsvereniging: een klant draagt maandelijks vrijwillig bij aan de personeelsvereniging. De meeste gemeenten verrekenen dat met de uitkering, omdat deze bijdrage niet noodzakelijk is voor het vervullen van de functie. Anderen noemen het belang van deelname aan sociale activiteiten van de werkgever een belangrijke reden om de (vaak kleine) bedragen juist niet te verrekenen. Het draagt immers bij aan een goede werksfeer en de duurzaamheid van werk.
• Reiskostenvergoeding: netto betaalde reiskostenvergoedingen worden altijd vrijgelaten.
• Inhouding vanwege boetes: gemeenten zien inhoudingen voor boetes als vermijdbare kosten. Ze worden daarom bij het nettoloon opgeteld en met de uitkering verrekend.
• Uitkering via UWV: bij klanten die inkomsten ontvangen uit een UWV-uitkering, kan het voorkomen dat zij door UWV een maatregel krijgen opgelegd. Gemeenten onderzoeken dan eerst of de achtergrond van die maatregel ook geldt voor de bijstand en bepalen op basis daarvan hoe zij omgaan met de verlaagde UWV-uitkering.
• Uitruil reiskosten: werknemers ontvangen dit wanneer ze een eigen vervoermiddel gebruiken voor zakelijke reizen. De meeste gemeenten laten dit vrij.

5. Vakantietoeslag verrekenen

Daarnaast controleert de medewerker van de uitkeringsadministratie of de werkgever de vakantietoeslag (ook wel vakantiegeld genoemd) reserveert voor betaling in mei of maandelijks uitbetaalt. Werknemers kunnen er meestal voor kiezen de vakantietoeslag maandelijks uit te laten betalen. Ook als ze dat niet doen, verrekent de gemeente meestal toch elke maand het inkomen inclusief de opgebouwde vakantietoeslag. Op die manier krijgt de klant elke maand minder aanvullende uitkering, maar hoeft de vakantietoeslag bij uitbetaling niet meer te worden verrekend. Naast de vakantietoeslag kunnen werknemers ook opgebouwde vakantiedagen laten uitbetalen. Gemeenten gaan daar verschillend mee om. De ene gemeente verrekent het opgebouwde tegoed aan vakantiedagen al en laat de uitbetaling dan vrij, de andere gemeente verrekent bij de betaling.

6. Eindejaarsuitkering verrekenen

Sommige werknemers krijgen ook een eindejaarsuitkering. Die moet met de uitkering worden verrekend, voor het aantal maanden waarin een klant in het voorafgaande jaar recht had op een uitkering. Wanneer een klant in een jaar bijvoorbeeld 8 maanden een bijstandsuitkering heeft gekregen, wordt er 8/12 van de eindejaarsuitkering verrekend. De rest wordt helemaal vrijgelaten. Een complicerende factor daarbij is dat de eindejaarsuitkering met een ander percentage is belast dan het loon. De eindejaarsuitkering wordt vaak tegelijk met het loon van december uitbetaald. Daarom moet de uitkeringsadministratie de eindejaarsuitkering eerst isoleren van de component loon en vervolgens met behulp van belastingtabellen omrekenen naar een nettobedrag.

6.1 Maandelijks reserveren

Als het bedrag aan opgebouwde eindejaarsuitkering op de loonstrook of in Suwinet staat, brengen de meeste gemeenten dat opgebouwde bedrag in mindering op de aanvullende uitkering. Daardoor kan het bedrag aan het eind van het kalenderjaar vrijgelaten worden.

6.2 In één keer verrekenen

Om te voorkomen dat de maandelijkse uitkering lager wordt, verrekenen sommige gemeenten het bedrag in de maand waarin klanten de eindejaarsuitkering krijgen. Als het totaalbedrag aan salaris en eindejaarsuitkering boven de uitkeringsnorm uitkomt, smeren ze het resterende bedrag uit over de eerstvolgende maanden. Bij een hoog bedrag kan er een vordering ontstaan.

6.3 Optellen bij het inkomen

Een enkele gemeente beschouwt de eindejaarsuitkering als extra inkomen in de maand december. Het bedrag aan loon plus eindejaarsuitkering dat in die maand boven de norm uitkomt, wordt vrijgelaten. Zo ontstaat er geen extra verrekening of vordering.

7. Individueel Keuzebudget (IKB)

Dit budget geeft werknemers de mogelijkheid een deel van hun salaris naar keuze in loon of vrije dagen/ andere arbeidsvoorwaarden om te zetten. Het lastige is dat vakantietoeslag en eindejaarsuitkering inbegrepen zijn in het IKB. Normaal gesproken wordt de uitbetaling van vakantietoeslag vrijgelaten, omdat deze maandelijks al is verrekend. Bij het IKB zijn er drie opties. De eerste: splitsen. Wanneer het IKB 17,50% van het inkomen is, dan 8% rekenen als vakantietoeslag en vrijlaten, en de rest verrekenen.
De tweede mogelijkheid is de inkomsten te verrekenen zonder vakantietoeslag, en dan bij uitbetaling het gehele IKB-bedrag verrekenen met de uitkering. Tot slot is het een optie om de IKB-reservering maandelijks te verrekenen met de uitkering. 

De meeste gemeenten hanteren optie 2, met als regel dat het IKB wordt gekort bij uitbetaling, maar niet in de maand dat het wordt opgebouwd. (Bron: Van der Laan Support)

8. Vrijlating verrekenen

Tot slot verrekenen gemeenten ook de vrijlating bij klanten die daar aanspraak op maken. Vrijwel alle gemeenten passen de regel toe waarbij 25% van het inkomen 6 maanden wordt vrijgelaten. De meeste gemeenten laten bij alleenstaande ouders met kinderen onder de 12 jaar 12,5% vrij in de 30 volgende maanden. Klanten hebben eenmalig recht op vrijlating tijdens hun uitkeringsperiode. Alleen voor klanten met een medische urenbeperking is de vrijlating structureel. Deze vrijlating bedraagt 15% van de inkomsten uit arbeid, met een maximum van €124,- per maand.

Sommige gemeenten laten bij inkomen boven de bijstandsnorm de uitkering even doorlopen met een betaling op €0,0. Ze beschouwen die situatie als tijdelijke uitstroom, waardoor een nieuw recht op vrijlating ontstaat. 

8.1 Fiscale implicaties vrijlating

Voor alleenstaanden die een heel kalenderjaar bijstandsgerechtigd zijn, is de kans klein dat de vrijlating effect heeft op het recht op toeslagen. Voor gehuwden is dat anders. Uit de Uitkering Naar Werk Berekenaar van het Nibud blijkt dat een vrijlating vanaf 50 euro per maand gevolgen kan hebben voor de hoogte van de toeslagen. Houd hier rekening mee en informeer de klant op tijd, zodat er geen financiële problemen ontstaan als gevolg van de vrijlating.

8.2 Vrijlating bij inkomsten boven de norm

In augustus 2021 heeft de Centrale Raad van Beroep (CRvB) uitspraak gedaan over het toepassen van de inkomstenvrijlating bij inkomsten boven de norm. De CRvB heeft in deze uitspraak geoordeeld dat de inkomstenvrijlating ook van toepassing is als een klant inkomsten heeft boven de norm. Dit heeft gevolgen voor de manier waarop gemeenten het recht op aanvullende uitkering moeten bepalen.

Wat verandert er voor gemeenten?

Voorheen betekende het hebben van inkomsten boven de norm in de meeste gemeenten dat de klant geen aanvullende uitkering kreeg. Met de uitspraak van de CRvB kan dit veranderen. Als een klant vanuit de uitkering gaat werken en inkomsten heeft boven de norm, moet de gemeente vanaf nu bepalen:

• Heeft de klant recht op inkomstenvrijlating?
• Zo ja: komt deze klant met inkomsten minus deze vrijlating nog steeds boven de norm uit? Ofwel: inkomsten-vrijlating>norm?
• Zo nee: dan heeft de klant toch recht op aanvullende uitkering

Een rekenvoorbeeld:

Het voorbeeld hierboven laat zien dat de uitspraak van de CRvB ertoe kan leiden dat een klant, als hij recht heeft op inkomstenvrijlating, ook bij inkomsten boven de norm recht kan hebben op een aanvullende uitkering.

In de tabel hieronder staan de grensinkomens weergegeven tot welke dit het geval is (normbedragen per 1 januari 2022):

Praktische implicaties voor gemeenten

Naast een nieuwe manier van omgaan met inkomsten boven de norm, brengt de uitspraak ook een aantal praktische implicaties en keuzes voor gemeenten met zich mee:

• Hoe om te gaan met de arbeidsverplichting? Door de uitspraak van de CRvB kan het nu voorkomen dat een klant weliswaar inkomsten boven de norm, maar dat de vrijlating ervoor zorgt dat de klant (tijdelijk) toch niet uitstroomt. Dat werpt de vraag op hoe je als gemeente om wil gaan met de daaruitvolgende arbeidsverplichting? Verplicht je iemand om – zolang de vrijlating nog duurt – meer uren te gaan werken en/of door te zoeken naar ander werk waarmee hij/zij wel volledig uitstroomt? Of kies je ervoor om hierop niet te handhaven omdat uitstroom alsnog volgt wanneer de vrijlating wordt beëindigd?
   
• (Hoe) leg je de keuze voor het al dan niet toepassen van de vrijlating voor aan de klant? Voor de klant betekent een aanvullende uitkering een financieel voordeel, maar ook een aantal praktische nadelen. Zo is de klant in deze situatie niet uitgestroomd, en houdt hij dus verplichtingen zoals de arbeidsverplichting uit het punt hierboven en het maandelijks opsturen van de loonstrook. De klant mag zelf kiezen of hij de vrijlating – en bijbehorende voor- en nadelen – al dan niet wil laten toepassen. Het is aan de gemeente of klanten over deze voor- en nadelen te informeren.
   
• (Hoe) uitstroomcijfers en targets aanpassen? Een deel van de klanten die vóór de uitspraak van de CRvB gold als uitgestroomd, geldt na deze uitspraak niet als zodanig. Dat heeft gevolgen voor de targets van medewerkers en geeft dus mogelijk perverse prikkels (zie het punt van de arbeidsverplichting hierboven). Het is dus goed om na te denken of en hoe de targets hierop moeten worden aangepast.
   
• Hoe om te gaan met compensatie voor klanten die zijn uitgestroomd ná de uitspraak van de CRvB, maar vóórdat de gemeente deze nieuwe werkwijze heeft geïmplementeerd?
   
• Aanpassing van systemen en besluiten. De nieuwe werkwijze moet in de uitkeringssystemen worden ingebouwd en besluiten moeten hierop worden aangepast.

9. Uitbetalen

Wanneer bekend is welk bedrag er in een maand te verrekenen is, kan de gemeente de aanvullende uitkering uitbetalen. Gemiddeld komt bij ongeveer de helft van de klanten de benodigde informatie (loonstrook of inkomstenformulier) te laat binnen. Daardoor betaalt de gemeente de aanvullende uitkering pas na de officiële betaaldatum van de uitkering. Gemeenten proberen de aanvullende uitkering dan wel zo snel mogelijk alsnog uit te betalen. De meeste gemeenten draaien daarvoor een paar keer per week een betaalrun om nabetalingen over te maken. Een enkele gemeente doet dat zelfs dagelijks.

9.1 Termijn van orde

Van ongeveer 5-10% van de klanten is ook na een of meerdere herinneringen de informatie nog niet volledig. Dan stuurt de gemeente een termijn van orde. Meestal volgt de loonstrook dan alsnog. Gemeenten beëindigen ook elke maand uitkeringen vanwege uitblijvende loonstroken. 

De diverse afwegingen rond het verrekenen van verschillende emolumenten zijn  eenvoudiger te begrijpen door met een iets andere blik naar de loonstrook te kijken. Wanneer een medewerker niet het nettoloon als basis neemt maar het belastbaar loon, minus de loonheffing en de premies voor WGA en WHK, dan levert die berekening eveneens het te verrekenen bedrag op.
Bron: Van der Laan Support,  http://www.vanderlaansupport.nl/  

Voorbeelden

• De gemeente Leeuwarden heeft gezocht naar een manier om deeltijdwerk blijvend te stimuleren en past daarvoor vanaf 1 januari 2019 nieuw beleid toe. Lees hier de toelichting voor klanten (pdf, 80 kB)
• Deze werkwijzer heeft vooral betrekking op het verrekenen van netto inkomsten uit arbeid. Een aantal klanten zal echter ook deeltijd ondernemen. Het ROZ Twente heeft een excelbestand gemaakt waarmee ondernemers inkomsten kunnen doorgeven aan de gemeente. Dit bestand is op te vragen via info@optimalistic.nl. 

Als achteraf blijkt dat het bedrag aan uitbetaalde aanvullende uitkering niet klopt, moet er herberekend worden. Bijvoorbeeld als de uitkeringsadministratie niet op tijd wist dat een klant is gaan werken, wanneer de klant onverwacht een bonus of eindejaarsuitkering heeft gekregen, of wanneer de loonstrook niet op tijd binnen was en de uitkeringsadministratie daarom een schatting van het inkomen heeft gemaakt.

Te weinig uitkering

Bij herberekening kan blijken dat een klant te weinig uitkering heeft gekregen. De gemeente maakt het ontbrekende bedrag dan alsnog over. Bij een klein bedrag verrekent de gemeente het te veel ontvangen bedrag eventueel in delen met de uitkering van de volgende maand(en). Wettelijk moet dat binnen zes maanden gebeuren. De meeste gemeenten maken intern afspraken over het maximale bedrag dat in ineens met de uitkering kan worden verrekend, vaak rond de €300.

Te hoge uitkering

Als klanten een te hoge uitkering hebben gekregen moeten ze het te veel ontvangen bedrag terugbetalen. Bij een groot bedrag of bij inkomsten die dicht tegen de bijstandsnorm aan liggen, is het niet altijd mogelijk inkomsten te verrekenen. Dan wordt het bedrag bij de klant teruggevorderd. De gemeente houdt die vordering in maandelijkse termijnen op de uitkering in of int het als apart bedrag. Voor bedragen die apart worden gevorderd, maken de meeste gemeenten intern afspraken over het maximum dat maandelijks op de uitkering wordt ingehouden. Meestal is het ingehouden bedrag maximaal 5% of 10% van de uitkeringsnorm. 

Een gemeente heeft het eigen beleid rond vorderingen en debiteurenbeheer onlangs grondig op de schop genomen. Daarbij is de gemeente afgestapt van het automatisch inhouden van kleine bedragen op de uitkering. Wanneer er vorderingen ontstaan, worden er in een gesprek met de klant afspraken gemaakt over aflossing. Zowel de periode van aflossen als de hoogte van het bedrag wordt met de klant afgesproken. Doordat klanten dit ervaren als samenwerking vanuit de gemeente is er een grote aflosbereidheid.

Voorbeeld

Bekijk de vorderingsbeschikking van de gemeente Nijmegen. (pdf, 85 kB)

Na afronding van de verrekening versturen gemeenten een uitkeringsspecificatie aan klanten. Ook tussentijds hebben de gemeenten op meerdere momenten contact met klanten.

Uitkeringsspecificaties sturen

Na ontvangst van de uitkering krijgen klanten een uitkeringsspecificatie. Gemeenten proberen op verschillende manieren te zorgen dat die specificatie logisch en begrijpelijk is:

• Ze verrekenen vierwekelijkse inkomsten op de maand zodat het bedrag niet afwijkt van het bedrag op de salarisstrook
• Ze zorgen dat de aanvullende uitkering niet op €0, - uitkomt, want dan versturen de uitkeringssystemen specificaties die de achterliggende berekeningen niet weergeven. Door een euro minder te verrekenen laat de specificatie deze informatie wél zien.
• Ze proberen herberekeningen zoveel mogelijk te voorkomen, zodat de specificatie zo eenvoudig mogelijk blijft.

De maandelijkse uitkeringsspecificaties bevatten alleen het netto uitkeringsbedrag. Doorgaans bevat alleen de jaaropgave het bedrag van de bruto uitkering. Door het ontbreken van bruto bedragen op de maandelijkse specificatie is het voor klanten lastig een juiste schatting door te geven aan de Belastingdienst, wat al snel leidt tot te hoge toeslagen. Het toevoegen van een waarschuwing en/of ondersteuning bij het uitrekenen van de bruto uitkering kan dit voorkomen.
Zie ook de blog 'Als gemeente schulden écht voorkomen, hoe doet u dat' (Stimulansz).

Informatie geven en vragen beantwoorden

Informatie geven

• Een gemeente doet aan wekelijkse uitbetaling en stuurt alle klanten een overzicht waarin staat welke weken in welke maand worden verrekend.
• Een andere gemeente stuurt alle klanten met vierwekelijkse inkomsten in november een brief waarin staat hoe er in periode 12 en 13 verrekend wordt.

Vragen van klanten beantwoorden

• In sommige gemeenten hebben klanten alleen contact met de eigen klantmanager, inkomensconsulent of medewerker van het klantcontactcentrum. De medewerkers van de uitkeringsadministratie hebben geen klantcontact. Wanneer een klant vragen heeft over de verrekening, informeert de administratie de contactpersoon van die klant. De contactpersoon beantwoordt vervolgens de vragen van de klant.
• In andere gemeenten worden klanten met complexe vragen wel doorverbonden met de uitkeringsadministratie. Daar is de scheiding van taken iets minder strikt.
• Soms heeft de uitkeringsadministratie juist wel contact met klanten. Zo is er een gemeente waar medewerkers klanten bij een complexe verrekening altijd moeten bellen om ze te informeren voordat ze de specificatie krijgen. In een andere gemeente bellen de medewerkers van de uitkeringsadministratie elke maand de klanten op waarvan de gegevens niet binnen zijn.
• Een van de gemeenten heeft het afgelopen jaar multidisciplinaire teams gevormd. Een medewerker van de uitkeringsadministratie, een inkomensconsulent en een werkgeversadviseur delen daarbij één caseload van klanten. Deze collega's raken op elkaar ingespeeld en kennen samen hun caseload, van intake tot uitstroom.

Voorbeelden

• Bekijk voorbeelden van uitkeringsspecificaties van de gemeente Nijmegen. (pdf, 56 kB)

De gemeente Enschede heeft een koppeling gerealiseerd tussen de e-Suite (het zaaksysteem van Atos) en de Suite voor Sociaal Domein van Centric (SSD). Sinds 2017 zijn de uitkeringsspecificatie en jaaropgave door klanten in te zien via het klantenportaal (Mijn Loket). De uitkeringsspecificatie is tot een jaar terug beschikbaar en de jaaropgave tot drie voorgaande jaren. Het digitaal beschikbaar maken van de uitkeringsspecificatie heeft gezorgd voor een aanzienlijk lager belaanbod rond de boekingsdatum. Wanneer klanten looninformatie hebben ingeleverd, krijgen ze via de e-Suite direct terugkoppeling wanneer een medewerker hun informatie heeft verwerkt.

• Lees meer over de methode van Enschede op www.dimpact.nl

De gemeente Enschede werkt daarnaast ook samen met VNG Realisatie in het Praktijklab i4Sociaal. Onderdeel van deze pilot is een persoonlijk inkomensoverzicht, waarin de hoogte van het verrekende inkomen en de aanvullende uitkering in één overzicht worden weergegeven. 

Dit hoofdstuk geeft voorbeeldberekeningen van enkele complexe elementen van de inkomstenverrekening.

We belichten inkomstenverrekening bij vierwekelijkse inkomsten, vakantiegeld en een eindejaarsuitkering. Bij vierwekelijkse inkomsten en een eindejaarsuitkering hebben gemeenten verschillende mogelijkheden om de verrekening aan te pakken. Fictieve casussen illustreren hoe die opties uitpakken voor klanten. Waar ‘uitkeringsnorm’ staat, bedoelen we de bijstandsnorm per 1 januari 2018.

Als de inkomsten niet per maand maar per vier weken worden uitbetaald, kan de gemeente die inkomsten omrekenen naar maandbedragen. De meeste gemeenten doen dit, zij rekenen de inkomsten dan toe naar de maand waarin ze verworven zijn.

Onderstaande casus laat zien dat de klant daardoor maandelijks minder te besteden heeft dan de uitkeringsnorm.  Dat is niet het geval wanneer het transactiebeginsel wordt toegepast, dat stelt dat de gemeente geen inkomen mag verrekenen dat nog niet ontvangen is, zoals de tweede berekening laat zien. Ook die variant heeft echter nadelen: wanneer het totale inkomen van twee periodes in december boven de norm komt, kan er een (hoog) bedrag in januari te verrekenen zijn. Dat maakt het maandelijks inkomen minder stabiel en voorspelbaar. Ook voor klanten met een vrijlating van 25% kan het nadelig zijn. Dit is te ondervangen door niet zes aaneengesloten periodes vrij te laten maar de zes maanden met naar verwachting de hoogste inkomsten te kiezen om de vrijlating op toe te passen, maar ook dit draagt niet bij aan een vast en voorspelbaar inkomstenniveau.

Casus Paulien

Bij de gemeente komt de loonstrook van Paulien binnen. Ze heeft al langer vaste inkomsten uit werk. Haar inkomen wordt per vier weken uitbetaald en het loon over periode 11 is volgens de loonstrook bruto €391,24. Na aftrek van inhoudingen voor onder meer pensioenpremies is het nettoloon €369,50. Paulien is alleenstaande, dus de uitkeringsnorm is €942,51.

Gemeenten kunnen dat op twee manieren verwerken:

Optie 1: vierwekelijks inkomen omrekenen

De eerste manier is om het loon per vier weken te vermenigvuldigen met 13 (het aantal periodes) en daarna te delen door 12 (het aantal maanden). In dat geval wordt er €400,29 ingehouden. Pauliens aanvullende uitkering komt dan uit op €542,22. In december krijgt Paulien twee periodesalarissen. Bij ongewijzigde inkomsten krijgt ze dan €739, - aan loon en €542,22 aan aanvullende uitkering.

Vierwekelijks inkomen omrekenen

Optie 2: op de maand toepassen

De tweede manier om met vierwekelijkse inkomsten om te gaan is om elke maand het bedrag te verrekenen dat in die maand als salaris is ontvangen. In november krijgt Paulien de betaling van periode 11 van netto €369,50. Haar aanvullende uitkering is dan €573,01. In december krijgt Paulien salarisbetalingen van periode 12 en 13. Samen is dat €739,00. Haar aanvullende uitkering is in december €203,51.

Vierwekelijks inkomen op de maand toepassen

De tabellen laten zien dat Paulien bij het omrekenen van vierwekelijkse inkomsten elke maand een iets lager totaalinkomen heeft en dat de aanvullende uitkering elke maand even hoog is. In december heeft Paulien een hoger inkomen. Bij het op de maand toepassen van vierwekelijkse inkomsten is het totale inkomen van Paulien elke maand iets hoger en krijgt ze in december een lagere aanvullende uitkering.

Een klant die inkomsten uit arbeid verdient en loonheffingskorting krijgt, maakt automatisch aanspraak op vakantietoeslag. Hoe hoog die vakantietoeslag is, hangt af van het inkomen:

Hoogte vakantietoeslag (bron: Handboek Werk en Inkomen, Stimulansz)

Het opgebouwde vakantiegeld wordt maandelijks ‘meegekort’. Alle gemeenten baseren zich hiervoor zoveel mogelijk op de bedragen en/of opgebouwde totalen die op de loonstrook vermeld staan. Wanneer bij het loon een tegoed aan vakantiegeld wordt opgebouwd, tellen gemeenten dat op bij de maandelijkse inkomsten volgens de regeling Participatiewet/IOAW/IOAZ, artikel 11.

Door de inkomsten inclusief vakantiegeld per maand te korten hoeft het uiteindelijke jaarlijkse vakantiegeld van die werkgever in de maand van uitbetaling niet meer te worden verrekend.

Veel gemeenten gaan met de opgebouwde eindejaarsuitkering op dezelfde manier om als met vakantietoeslag. Maar de juridische basis voor de eindejaarsuitkering is anders: daarvoor geldt het transactiebeginsel. Dat houdt in dat gemeenten het inkomen per maand formeel niet vooraf mogen verhogen met de eindejaarsuitkering. De beste methode is in dit geval dus om de eindejaarsuitkering te verrekenen wanneer die wordt betaald (in november of december of in salarisperiode 12 of 13) naar de maanden waarin die is opgebouwd en samenvalt met bijstand.

Casus Dennis

Dennis verdient maandelijks bruto €869,74 en netto €661,84. Daarover bouwt hij maandelijks bruto €52,18 aan eindejaarsuitkering (EJU) op. In december krijgt hij naast het nettosalaris een uitbetaling van de eindejaarsuitkering van bruto €626,16 en netto €397,35. Dennis is alleenstaand en heeft een uitkeringsnorm van €942,51. Om het effect van de eindejaarsuitkering op het inkomen van de klant te illustreren is in de onderstaande voorbeelden de vakantietoeslag buiten beschouwing gelaten.

Gemeenten verrekenen dit in de praktijk op drie manieren:

Optie 1: maandelijks reserveren

Bij de eerste manier berekent de gemeente elke maand wat de netto opgebouwde eindejaarsuitkering is. Bij een belastingschijf van 36,55% is dat maandelijks bruto €52,18. Minus €19,07 aan belasting komt het nettobedrag uit op €32,93. Dat bedrag wordt door de gemeente opgeteld bij het nettoloon van €661,84. Het totale verrekende nettoloon is dan €694,77 en de aanvullende uitkering €247,74. In december krijgt Dennis netto €1.059,19 en ook €247,74 aan aanvullende uitkering.

Maandelijks reserveren

Bij het maandelijks verrekenen is Dennis' inkomen door het jaar heen steeds lager dan bij de andere varianten. Daar staat tegenover dat in december zijn eindejaarsuitkering niet meer wordt verrekend.

Optie 2: in één keer verrekenen

De tweede optie houdt in dat de gemeente maandelijks alleen het nettosalaris van €661,84 verrekent. Dennis' aanvullende uitkering is dan hoger: €280,67 per maand. In december krijgt Dennis netto €1.059,19 aan salaris en eindejaarsuitkering. De nettobetaling van de eindejaarsuitkering wordt gedeeld door 12 maanden en administratief toegerekend aan de maanden waarin het bedrag is opgebouwd. Dennis krijgt die maand geen aanvullende uitkering. Daarna blijft er nog een restant van de eindejaarsuitkering over dat in december niet verrekend kan worden. Dat wordt ingehouden op de uitkering van januari. Daardoor krijgt Dennis in januari €116,68 minder dan gewoonlijk.

Op de maand toepassen

Bij het ineens verrekenen van de eindejaarsuitkering is het inkomen van Dennis door het jaar heen gelijk aan de bijstandsnorm. In december krijgt hij meer inkomsten van zijn werkgever, maar geen aanvullende uitkering. En hij moet in december sparen, want in de eerste maanden van het nieuwe jaar kan zijn uitkering lager uitvallen.

Optie 3: optellen bij het inkomen

Bij deze optie beschouwt de gemeente de eindejaarsuitkering als extra inkomen in de maand december. Met een totaal van €1.059,19 aan inkomsten komt Dennis boven de bijstandsnorm. Het bedrag boven de norm wordt door de gemeente vrijgelaten.

Optellen bij het inkomen

Hoewel het werkproces in elke gemeente weer net anders is, zijn er drie basisvarianten om het werkproces te ordenen: op de maand verrekenen, achteraf verrekenen en inkomsten schatten. Dit hoofdstuk belicht die drie varianten.

Het zou te ver voeren om in te gaan op alle keuzes die gemeenten maken in de uitvoering van de inkomstenverrekening. Daarom beperken we ons tot de fundamentele keuze voor het soort werkproces en de voor- en nadelen daarvan.

Gemeenten kunnen verschillende werkwijzen toepassen om inkomsten te verrekenen. Dit hoofdstuk gaat verder in op deze methodieken. Welk werkproces een gemeente ook kiest, de manier van handelen zal moeten aansluiten bij de Participatiewet. Die beschrijft het transactiebeginsel als een van de uitgangspunten bij inkomstenverrekening. Alle drie de werkwijzen blijken in de praktijk echter soms te schuren met dit beginsel.

Het transactiebeginsel en de drie varianten

Op de inkomstenverrekening is het transactiebeginsel van toepassing. Dat bepaalt dat gemeenten inkomsten zoveel mogelijk moeten toerekenen aan de periode waarop ze betrekking hebben. Inkomsten mogen daarbij alleen worden verrekend wanneer een klant die ook echt heeft ontvangen. Stel nu dat een werkgever gewend is het salaris van een maand pas in de eerste week van de nieuwe maand te storten. Hoewel de verworvenheid van het salaris dan ligt in de voorliggende maand, kan de klant pas over dit inkomen beschikken in de nieuwe maand. De inkomsten dienen dan ook met de maand waarin salaris ontvangen is verrekend te worden en niet met de maand ervoor.

Het transactiebeginsel waarborgt zo de vangnetfunctie van de bijstand. Een klant mag in een maand niet minder dan het sociaal minimum krijgen, maar de bijstand mag op maandbasis ook niet boven het sociaal minimum uitkomen. Dat heeft consequenties voor de juridische basis onder elk van de genoemde methoden voor verrekening:

• Bij op de maand verrekenen kan het blokkeren van de uitkering ertoe leiden dat een klant in die maand minder dan het sociaal minimum ontvangt.
• Bij achteraf verrekenen leidt doorbetalen van de eerste maand van de uitkering terwijl een klant ook parttime inkomsten krijgt ertoe dat een klant in die maand (ruim) meer dan het sociaal minimum krijgt.
• Schatten lijkt een middenweg maar daarbij is nooit helemaal zeker of een klant precies het sociaal minimum ontvangt. Sterker nog: de kans is groot dat dit maandelijks iets meer of juist iets minder is.

Elk van de methoden kan dus op gespannen voet staan met het transactiebeginsel. Om dat beginsel goed toe te passen, zouden gemeenten eigenlijk per klant elke maand moeten afwegen welke verrekeningsmethode het meest recht doet aan het transactiebeginsel. In de praktijk proberen gemeenten vaak al zo goed mogelijk te verrekenen, door in verschillende situaties verschillende methoden in te zetten. Daartussen wisselen is praktisch niet uitvoerbaar.

Variant 1: Op de maand verrekenen

Wat: inkomsten uit een maand worden verrekend met uitkering van diezelfde maand.

Hoe: de uitkering wordt geblokkeerd tot de loonstrook binnen is. Pas na ontvangst van de loonstrook wordt verrekend en betaalt de gemeente de uitkering uit.

Voor- en nadelen

+ minder herberekeningen
+ minder vorderingen op klanten
- financieel probleem voor de klant als loonstrook te laat is
- piekbelasting bij de uitkeringsadministratie doordat de werkdruk zich concentreert op de dagen vlak voor de betaaldatum van de uitkering

Variant 2: Achteraf verrekenen

Wat: inkomsten uit een maand worden verrekend met de uitkering van de volgende maand.

Hoe: de uitkering loopt de eerste maand door. In maand 2 worden de inkomsten uit maand 1 verrekend en in maand 3 de inkomsten uit maand 2, enzovoorts.

Voor- en nadelen

+ meer tijd om de loonstrook aan te leveren
+ geen financieel probleem voor de klant bij een late loonstrook
+ minder tijdsdruk op de administratie
+ nauwelijks herberekeningen, begrijpelijke specificaties
- openstaande vorderingen bij uitstroom of wanneer baan stopt
- oplopende vordering bij klanten die wisselend boven en onder de norm verdienen
- klanten met sterk wisselende inkomsten hebben ook grote schommelingen in hun inkomen

Variant 3: Schatten

Wat: de inkomsten uit een maand worden door de klant geschat en die schatting wordt verrekend met de uitkering van diezelfde maand.

Hoe: als de loonstrook niet op tijd binnen is, maakt de uitkeringsadministratie in overleg met de klant een schatting van de inkomsten van die maand. Dat geschatte inkomen wordt gebruikt als basis voor de verrekening. De maand daarna volgt een herberekening op basis van de loonstrook.

Voor- en nadelen

+ geen financieel probleem voor de klant bij een late loonstrook
+ minder vorderingen
+ salaris ligt dicht bij de norm
+ werkt niet zonder goed klantcontact, de schatting moet in overleg met de klant tot stand komen
- veel herberekeningen
- veel werk voor de uitkeringsadministratie
- niet altijd even duidelijk voor de klant

In de meeste gemeenten worden inkomsten op de maand verrekend. Inkomsten uit een bepaalde maand worden dan verrekend met de uitkering van diezelfde maand. De belangrijkste reden voor gemeenten om daarvoor te kiezen is dat het vorderingen op klanten beperkt: klanten krijgen alleen de aanvullende uitkering waar ze recht op hebben. De keerzijde is dat er een behoorlijke administratieve druk op de klant en de uitkeringsadministratie ligt.

Vaak komt de loonstrook pas tegen de tijd dat de uitkering wordt uitbetaald of nog later. Dat betekent dat een klant en de uitkeringsadministratie heel snel moeten handelen om de aanvullende uitkering op tijd uit te betalen. Meestal lukt dat niet en krijgt de klant de uitkering pas na de officiële uitbetalingsdatum. Zeker bij weinig inkomsten kan dat voor klanten erg vervelend zijn of zelfs tot betalingsachterstanden leiden.

Van maand tot maand

Maand 1: een klant gaat werken en geeft dat door aan de gemeente. De uitkering wordt geblokkeerd tot de loonstrook bij de uitkeringsadministratie binnen is. Wanneer de loonstrook op tijd binnen is - uiterlijk 2 of 3 dagen voor de datum dat de uitkering wordt uitbetaald betaalt de gemeente de aanvullende uitkering uit.

Maand 2: wanneer de loonstrook in maand 1 niet op tijd binnen was, wordt de aanvullende uitkering in maand 2 alsnog uitbetaald zodra alle nodige informatie bekend is. De uitkering over maand 2 wordt geblokkeerd totdat de loonstrook over maand 2 bij de uitkeringsadministratie binnen is. Wanneer die op tijd binnen is, wordt de aanvullende uitkering over maand 2 uitbetaald.

Maand 3: als de loonstrook niet op tijd binnen is, ontvangt de klant volgens hetzelfde systeem de aanvullende uitkering over maand 2 in maand 3. Ook in deze maand geldt weer: als de loonstrook op tijd binnen is, wordt de aanvullende uitkering tijdens de run van maand 3 uitbetaald. Zo niet, dan schuift die uitbetaling door tot de loonstrook wel binnen is.

Effect

Voordelen

• Klanten bouwen geen vorderingen bij de gemeente op. (1) Ze worden dus bij uitstroom niet geconfronteerd met een schuld aan de gemeente. Ook wanneer de baan stopt, staat er geen bedrag meer open en kan in de maand daarop de volledige uitkering uitbetaald worden.
• Elke maand wordt op basis van de loonstrook direct het juiste bedrag verrekend. Dat betekent weinig herberekeningen, wat de uitkeringsadministratie werk bespaart en duidelijk is voor klanten.

Nadelen

• Veel loonstroken komen niet op tijd binnen. Dat betekent dat de meeste aanvullende uitkeringen niet op tijd uitbetaald kunnen worden. Zeker bij een laag loon kunnen klanten daardoor in financiële problemen raken. Ook is het voor hen lastig om een goede financiële planning te maken omdat het vooraf niet precies duidelijk is wanneer de aanvullende uitkering wordt uitbetaald.
• Als de aanvullende uitkering niet op tijd wordt uitbetaald levert dat veel vragen van klanten op die medewerkers moeten beantwoorden. Dat kost de gemeente tijd.
• De werkdruk op de uitkeringsadministratie is niet makkelijk over de maand te spreiden: het moment dat loonstroken beschikbaar komen, ligt vaak dicht op het moment waarop de uitkering uitbetaald moet worden. Dat betekent piekbelasting bij de administratie om klanten niet langer dan nodig op hun aanvullende uitkering te laten wachten.

Sommige gemeenten verrekenen inkomsten achteraf. Daarbij wordt de uitkering niet geblokkeerd als een klant start met werken. De eerste maand ontvangt de klant zowel het salaris als de volledige uitkering. Het salaris wordt verrekend met de tweede maand. Het salaris uit maand twee wordt verrekend op de derde maand, enzovoorts. Deze methode van verrekening geeft de klant meer tijd om de loonstrook in te leveren. Daardoor is bij het verrekenen alle informatie van de meeste klanten binnen. Dat geeft zowel de klant als de administratie rust. Klanten hoeven niet op hun aanvullende uitkering te wachten. Het gevolg van deze methode is wel dat er een vordering ontstaat ter hoogte van het laatstverdiende salaris, wanneer de klant stopt met werken of uitstroomt.

Van maand tot maand

Maand 1: een klant gaat werken en geeft dat door aan de gemeente. Deze maand ontvangt de klant zowel de volledige uitkering als het eerste salaris. De klant krijgt ook de eerste loonstrook van de werkgever.

Maand 2: de klant levert de loonstrook over maand 1 in bij de gemeente. De gemeente berekent het te verrekenen inkomen en brengt dat in mindering op de uitkering van de tweede maand. Deze maand ontvangt de klant dus het salaris over maand 2 en de aanvullende uitkering over maand 1.

Maand 3: de klant ontvangt deze maand, volgens hetzelfde systeem, het salaris over maand 3 en de aanvullende uitkering over maand 2.

Effect

Voordelen

• De uitkeringsspecificatie is duidelijk voor klanten: het is altijd helder wat er is gebeurd.
• Bij achteraf verrekenen zijn de inkomsten duidelijk en zeker. De gemeente kan in Suwinet controleren of de gegevens volledig zijn. Daardoor zijn er weinig herberekeningen nodig.
• De werkdruk van de administratie is gelijkmatiger, de drukte verspreidt zich over vier weken en concentreert zich niet op vier dagen.
• Een groter deel van de loonstroken is op tijd binnen.
• Er zijn minder vragen van klanten.
• Klanten zijn positief over de inkomsten: hun situatie gaat erop vooruit.

Nadelen

• Als de uitkering stopt, staat er nog een vordering open. Als de gemeente de te veel ontvangen uitkering administratief registreert als vordering bouwen klanten formeel een extra schuld op. Dat kan een probleem vormen voor klanten in een schuldhulpverleningstraject. Dit is in strijd met de voorwaarden van het hulpverleningstraject, waardoor dat afgebroken kan worden.
• De resterende vordering is gelijk aan het laatstverdiende loon, terwijl de klant die laatste maand vaak maar weinig aanvullende uitkering had ontvangen. Zeker als er langere tijd is tussen start van het werk en uitstroom of einde van de baan, is dat voor klanten moeilijk te begrijpen.
• Als de baan eindigt en de klant in de uitkering blijft, rest er ook nog een vordering. Dan moet een klant een maand met zeer weinig inkomsten rondkomen.
• Voor klanten die tijdelijk boven de norm verdienen, uitstromen en daarna weer onder de norm vallen kan dat scenario zich herhalen waardoor de hoogte van de vordering oploopt.
• De jaaropgave van klanten is het eerste jaar te hoog, omdat er van een maand een volledige uitkering op de jaaropgave staat én het salaris. Dat kan tot gevolg hebben dat klanten minder toeslagen krijgen. Een van de gemeenten heeft uitgerekend dat dat gebeurt bij inkomsten vanaf ongeveer €700, -. Klanten die daarmee te maken krijgen worden in deze gemeente gecompenseerd voor de gemiste toeslagen via de bijzondere bijstand.

Een veel toegepaste methode van verrekening is die van het schatten van inkomsten (ook wel fictief verrekenen genoemd). Gemeenten passen deze methode toe als de loonstrook niet op tijd binnen is. Om de uitkering dan toch op tijd te kunnen uitbetalen en tegelijkertijd te voorkomen dat daarmee hoge vorderingen op klanten ontstaan, maakt de uitkeringsadministratie in overleg met de klant een schatting van de inkomsten in die maand. Op basis van het geschatte bedrag wordt de aanvullende uitkering berekend en aan de klant uitbetaald. Dat betekent wel dat de uitkering herberekend moet worden zodra de loonstrook beschikbaar is.

Vaak is er sprake van een (klein) verschil tussen het geschatte bedrag en het daadwerkelijke netto-inkomen. Een positief verschil wordt zo snel mogelijk alsnog aan de klant overgemaakt. Een negatief verschil wordt (eventueel in delen) verrekend met de uitkering van de volgende maand(en) of - in het geval van een heel groot verschil - bij de klant teruggevorderd.

Van maand tot maand

Maand 1: een klant start met werken en geeft dat door aan de gemeente. Wanneer de loonstrook niet op tijd binnen is, maakt de medewerker van de uitkeringsadministratie in overleg met de klant een zo nauwkeurig mogelijke schatting van de inkomsten in die maand. Op basis van dat bedrag wordt de aanvullende uitkering berekend en aan de klant uitbetaald.

Voor deze schatting gebruikt de gemeente verschillende bronnen zoals het arbeidscontract of het aantal uren dat de accountmanager heeft afgesproken met de werkgever. Bij klanten die al langer dezelfde baan hebben, wordt ook gekeken naar het loon in voorgaande maanden. Ook raadpleegt de gemeente Suwinet en vraagt ook de klant om een schatting van het aantal gewerkte uren. Met al die informatie probeert de uitkeringsadministratie tot een nauwkeurige schatting van de inkomsten te komen.

Maand 2: De klant levert de loonstrook vervolgens alsnog in. Op basis van het precieze netto-inkomen dat daarop staat, wordt de uitkering van maand 1 herberekend. Een eventueel verschil met het geschatte bedrag wordt verrekend met de uitkering van maand 2. De klant krijgt een specificatie van deze herberekening. Als de loonstrook weer niet op tijd binnenkomt, wordt de uitkering van maand 2 ook weer op dezelfde manier berekend op basis van een schatting.

Maand 3: Zodra de loonstrook binnen is wordt, volgens hetzelfde systeem, de uitkering van maand 2 herberekend en verrekend met de uitkering van maand 3.

Effect

Voordelen

• Wanneer de loonstrook te laat binnenkomt, is dat niet direct het financiële probleem van de klant. Klanten krijgen in dit model dan een aanvullende uitkering die het bedrag waarop de klant recht heeft zo dicht mogelijk benadert. Dat voorkomt dat klanten in financiële problemen komen wanneer de loonstrook niet op tijd verwerkt kan worden.
• Daarbij blijven de vorderingen die klanten opbouwen beperkt. Dat betekent dat klanten zich bij uitstroom of wanneer de baan stopt niet geconfronteerd zien met een (grote) schuld aan de gemeente die nog moet worden terugbetaald.

Nadelen

• Er moet in dit model regelmatig herberekend worden. Dat is voor de uitkeringsadministratie veel werk en maakt het er voor klanten niet altijd duidelijker op.
• Het proces van schatten vergt bovendien ook extra handelingen. Om zo nauwkeurig mogelijk te schatten, zoekt de uitkeringsadministratie bijna altijd contact met de klant. Daarnaast wordt het arbeidscontract of Suwinet geraadpleegd en soms legt de uitkeringsadministratie zelfs contact met de werkgever. Al die handelingen kosten de medewerkers van de uitkeringsadministratie behoorlijk wat extra tijd.
• Het totale bedrag dat klanten in een maand ontvangen, kan van maand tot maand variëren: soms wordt er in een maand iets te veel uitbetaald, en moet dat in de maand erna worden rechtgetrokken. Soms blijkt dat de schatting te hoog was en ontvangt de klant te weinig aanvullende uitkering. Deze wisselingen kunnen voor klanten verwarrend werken.

Gemeenten spannen zich in om de inkomstenverrekening zo goed mogelijk in te richten en daarbij het belang van de klant voorop te stellen. Maar bij alle drie de besproken methoden blijven klanten risico lopen op maanden met weinig of geen inkomsten. Bovendien krijgen ze te maken met extra administratieve taken. Om die nadelen te ondervangen heeft een groep van gemeenten een nieuwe werkwijze ontwikkeld voor het verrekenen van parttime inkomsten: Surplus.

Wat is Surplus?

Bij de nieuwe methode kunnen klanten hun werkgever machtigen om hun inkomen op de rekening van de gemeente te storten. Bij voorkeur levert de werkgever ook de loonstrook direct aan de gemeente aan. De gemeente betaalt dan elke maand op een vaste datum een bedrag uit ter hoogte van de uitkeringsnorm. Het bedrag is feitelijk opgebouwd uit een deel salaris en een deel aanvullende uitkering.

Hoe ziet het werkproces eruit?

Wanneer het nettosalaris op rekening van de gemeente binnenkomt, bepaalt de gemeente met de loonstrook welk deel daarvan verrekend moet worden met het aan de klant betaalde totaalbedrag. Eventuele vergoedingen voor bijvoorbeeld reiskosten worden aan de klant nabetaald. Klanten krijgen van de gemeente een specificatie die laat zien welk deel van het ontvangen totaalbedrag bestond uit salaris en aanvullende uitkering.

Wat is de stand van zaken?

Een groep van zes gemeenten ontwikkelt en toetst Surplus samen met de sociaal ondernemers van Optimalistic en de Nederlandse Vereniging voor Sociale Innovatie (NVSI). In de zomer van 2018 werkten de gemeenten het werkproces voor Surplus verder uit. Van oktober 2018 tot mei 2019 voeren ze op kleine schaal pilots uit en peilen ze de ervaringen van klanten.

Meer weten?

• Nieuws over de ontwikkeling van Surplus zal gepubliceerd worden op de website van de NVSI.

In dit hoofdstuk laten drie fictieve casussen zien hoe de drie methoden van inkomstenverrekening in de praktijk uitpakken bij uitstroom, een te late loonstrook en als de baan stopt.

We illustreren de verschillen tussen de drie verrekeningsmethoden bij uitstroom met het voorbeeld van Ria. De casus van Rafik doet hetzelfde voor een te late loonstrook en die van Pieter laat zien wat er gebeurt als de baan stopt, maar de uitkering doorloopt. Er blijkt geen variant die in elk van de drie situaties gunstig uitpakt.

Om de berekeningen eenvoudig te houden, laten we in deze casusvoorbeelden eventuele vrijlatingen en reserveringen van vakantiegeld of eindejaarsuitkeringen buiten beschouwing.

Casus Ria

Ria meldt aan de gemeente dat ze voor een half jaar een baan als telefoniste/receptioniste heeft gevonden. De baan begint de volgende maand; in eerste instantie voor twee dagen per week. Over twee maanden gaat er een collega met zwangerschapsverlof en komen er nog twee dagen per week bij. Het maandsalaris is bij twee dagen per week €561,06. Ria krijgt op de 20e van de maand een loonstrook, die ze direct doorstuurt naar de gemeente. Ria is alleenstaand, dus de bijstandsnorm is in haar geval €942,51 per maand (situatie per 1 januari 2018).

Van maand tot maand

Effect voor de klant

Ria kan haar loonstrook elke maand op tijd inleveren. Daardoor krijgt ze elke maand precies het inkomen waar ze recht op heeft, ook in de maanden dat ze boven de norm verdient. Bovendien ontstaan er geen vorderingen. In maand 3, 4 en 5 komt Ria’s inkomen boven de uitkeringsnorm uit. Wanneer de gemeente na maand 5 de uitkering beëindigt, heeft ze geen restschuld bij de gemeente.

Als Ria haar loonstrook niet op tijd zou inleveren, heeft dat wel direct een groot effect op haar inkomen: de aanvullende uitkering wordt dan niet uitbetaald tot de loonstrook verwerkt is.

Bij een gemeente die achteraf verrekent, heeft precies dezelfde situatie voor Ria andere consequenties.

Van maand tot maand

Effect voor de klant

Wanneer Ria begint te werken leidt dat de eerste maanden niet tot inkomensproblemen. Sterker nog, ze heeft sommige maanden meer inkomen. Het nadeel van de methode wordt zichtbaar wanneer Ria uitstroomt: dan wordt ze geconfronteerd met een vordering. De vordering ontstaat in maand 1 wanneer ze een bedrag ter hoogte van haar salaris (€561,06) te veel ontvangt.

De vordering loopt op, wanneer Ria in maand 5 uitstroomt tot het bedrag van een maand uitkeringsnorm. Als Ria in maand 6 weer opnieuw een uitkering moet aanvragen krijgt ze opnieuw een volledige uitkering, waarna opnieuw de inkomsten pas in de maand daarop worden verrekend. De vordering neemt daarmee toe.

Een ander nadelig effect zou ontstaan wanneer Ria’s baan in maand 7 helemaal zou stoppen: dan heeft ze in die maand geen inkomsten. En dat terwijl de inkomsten uit de vorige maand nog moeten worden verrekend met de uitkering. Ria krijgt in dat geval dus te maken met een behoorlijk financieel gat.

Bij een gemeente die schat, pakt de verrekening bij de situatie van Ria weer anders uit. Om de methode van schatten goed te kunnen illustreren, gaan we er in dit geval vanuit dat de loonstrook niet op tijd binnen is.

Van maand tot maand

Effect voor de klant

Voor Ria betekent een schatting van de inkomsten dat het totale bedrag waarover ze elke maand maandelijks beschikt steeds rond de uitkeringsnorm schommelt. In sommige maanden pakt de schatting te hoog uit, waardoor er in een maand iets te weinig wordt uitbetaald. In andere maanden is de schatting te laag (bijvoorbeeld wanneer in maand 3 de inkomsten opeens veranderen) en ontstaat er een (kleine) vordering.

Vergeleken met de andere twee verrekeningsmethoden zijn de verschillen in het bedrag waarover een klant in een maand kan beschikken veel kleiner. Wel moet er regelmatig herberekend worden.

Van maand tot maand

Zodra de uitkeringsadministratie van team Werk het signaal krijgt dat Rafik start met werken wordt de uitkering geblokkeerd. Pas wanneer de loonstrook binnen is, wordt de aanvullende uitkering berekend en uitbetaald.

Effect voor de klant

Wanneer Rafik gaat werken krijgt hij de eerste maand loon noch uitkering. Pas wanneer de loonstrook in februari bij de uitkeringsadministratie binnen is, krijgt hij de aanvullende uitkering en het loon van de maand daarvoor. Beginnen met werken betekent met deze methode van verrekening dus dat iemand in eerste instantie aanzienlijk minder financiële ruimte krijgt. Dat is voor klanten moeilijk op te vangen. Rafik is in dit geval aangewezen op een voorschot van de werkgever of, wanneer dat echt niet mogelijk is, van de gemeente. Pas wanneer in maand 4 de loonstrook op tijd wordt ontvangen, loopt Rafik de achterstand op de uitkering in. Wanneer de baan stopt of wanneer Rafik van baan wisselt, krijgt hij nog een maand salaris nabetaald: hij heeft dus nog een maand met extra inkomsten tegoed.

Bij een gemeente die achteraf verrekent, heeft precies dezelfde situatie voor Rafik andere consequenties.

Van maand tot maand

Effect voor de klant

Bij achteraf verrekenen heeft Rafik geen last van de late betaling. Doordat de uitkering ook in de eerste werkmaand volledig doorloopt, is er geen gat in de inkomsten. Wel ontstaat er een vordering die moet worden terugbetaald bij uitstroom of wanneer de baan stopt. Maar de maand nadat hij stopt met werken kan Rafik ook nog een even hoge salarisbetaling verwachten.

Bij een gemeente die schat, pakt de verrekening bij de situatie van Rafik weer anders uit.

Van maand tot maand

Effect voor de klant

Ook hier levert starten met werken voor Rafik geen financiële problemen op. Rafik krijgt in maand 2 een iets te hoge aanvullende uitkering, maar dat wordt in de volgende maand weer rechtgetrokken. Daarmee laat het totale bedrag waarover hij kan beschikken kleine wisselingen zien, maar het komt altijd ongeveer op de uitkeringsnorm uit.

Van maand tot maand

Effect voor de klant

Doordat de loonstrook na de betaalrun binnenkomt, moet Pieter in de eerste maand langer dan gebruikelijk wachten op zijn uitkering. Daar staat tegenover dat er geen vorderingen meer open staan wanneer de baan stopt. De volledige uitkering van de daaropvolgende maand wordt uitbetaald, samen met de nog resterende aanvullende uitkering van de maand daarvoor.

Bij een gemeente die achteraf verrekent, heeft precies dezelfde situatie voor Pieter andere consequenties.

Van maand tot maand

Effect voor de klant

Pieter heeft er geen last van dat de loonstrook pas na de betaalrun binnenkomt. In de eerste maand krijgt Pieter zowel de volledige uitkering als het salaris. Als Pieters baan stopt krijgt hij die maand geen salaris, maar moeten de inkomsten uit de vorige maand nog met de uitkering worden verrekend. Dat betekent dat Pieter in die maand een behoorlijk gat te overbruggen heeft. Bovendien staat er dan ook nog een vordering open die nog moet worden terugbetaald.

Bij een gemeente die schat, pakt de verrekening bij de situatie van Pieter weer anders uit.

Van maand tot maand

Effect voor de klant

Dat de loonstrook pas na de betaalrun binnenkomt, levert Pieter geen financieel probleem op. Ook staan ervoor Pieter geen vorderingen open als de baan stopt, zodat direct de hele uitkering kan worden uitbetaald. Wanneer het inkomen wisselt en er minder nauwkeurig geschat kan worden kan dat wel leiden tot vorderingen.

Divosa

Aidadreef 8 | 3561 GE Utrecht
Postbus 9563 | 3506 GN Utrecht
030 233 23 37
info@divosa.nl
www.divosa.nl

Auteurs

Suzanne de Visser en Martine van Ommeren (Optimalistic)

Redactie

Kim Kruisdijk en Marije van Dodeweerd (Divosa)

Eindredactie

Anneke Nunn

Infographic

Martine van Ommeren (Optimalistic)

Productcoördinatie

Caroline Huisman (Divosa)

Contentmanagement

Jasja van Moorsel (Divosa)

Versie

Februari 2019 (inclusief wijzigingen CRvB 2021 n.a.v. ontwikkelingen premie)