Hoe ga je om met personeelstekort in het sociaal domein?
Laatste update: 26 februari 20241. Analyse van het probleem: Meer werk, minder mensen
De signalen van personeelskrapte bij gemeenten komen veelvuldig binnen bij Divosa. Leden zeggen dat functies niet gevuld kunnen worden en maken zich zorgen over de uitvoering in het sociaal domein. De oorzaken en mogelijke oplossingen zijn divers van aard.
‘De signalen over krapte spelen natuurlijk heel breed’, zegt Anna van der Schors, procesmanager Data & Onderzoek bij Divosa. ‘Wij vroegen ons af: hoe groot is nou precies het probleem binnen het gemeentelijk sociaal domein? We hebben daarom in april 2023 een uitvraag gedaan onder al onze leden. De vraag is natuurlijk wel wie er reageert: de gemeenten die willen laten zien hoe goed het gaat, of die juist veel last hebben van een personeelstekort.’
De vraag is des te urgenter, gezien de grote hoeveelheid kosten en mensen die gemoeid zijn met het sociaal domein. ‘Ongeveer zestig procent van de gemeentelijke uitgaven gaat naar het sociaal domein. Exacte cijfers hebben we niet, maar we schatten dat er vijftig- tot zestigduizend mensen in werkzaam zijn. Het is arbeidsintensief werk.’
Hoe groot is het probleem?
Over de personele bezetting zegt 43 procent van de respondenten dat er nu al te weinig personeel is om taken goed uit te voeren. Nog eens veertig procent verwacht over drie jaar zeker een tekort. ‘Vooral vacatures in de uitvoering van de Participatiewet en Jeugd zijn moeilijk te vullen. Kijken we naar de functies, dan staat de klantmanager op nummer één.’
Gevraagd naar de oorzaak, zeggen gemeenten dat het moeilijk is om gekwalificeerd personeel te vinden én om personeel te behouden. ‘We zien dat kleinere gemeenten moeten concurreren met grotere gemeenten in de regio, de provincie en de landelijke overheid. Daar worden ze voor hetzelfde werk al snel een schaal hoger ingeschaald. Ook wordt onvoldoende structurele middelen als oorzaak van de krapte genoemd. We zien ook dat er steeds meer taken naar de gemeenten komen. Er is binnen de gemeentelijke begroting vaak weinig ruimte om snel te schakelen voor structurele uitbreiding van fte’s bij extra taken.’
Henk Guise, bestuurslid bij Divosa en directeur van Orionis Walcheren
‘We hebben bij Orionis continu vacatures open staan. We zetten onze werving steeds verder uit en hebben zelfs mensen vanuit de Randstad aan het werk in Vlissingen, voor wie we hotelovernachtingen verzorgen. Wat we merken is dat we wel personeel kunnen aantrekken, maar dat dat geen mensen met ervaring zijn. Goed inwerken is dan nodig, maar daar hebben we geen tijd voor. Op de korte termijn verwachten we ook niet dat de krapte beter wordt.’
Henk Guise, bestuurslid bij Divosa en directeur van Orionis Walcheren
Vakmanschap vergroten
Het resultaat is een hogere caseload en een achterstand in de afhandeling van aanvragen, zeggen gemeenten. ‘En dat leidt weer tot overwerken, een hoger risico op ziekteverzuim en toekomstige ambities die niet van de grond komen.’ Om de werkdruk het hoofd te bieden, zegt een groot deel van gemeenten in te zetten op extra inhuur en het uitbesteden van taken. ‘Een paradox. Het kost veel geld en bovendien zijn er ook via detachering niet altijd meer mensen te krijgen. Op de lange termijn is dat niet houdbaar als oplossing.’
Andere oplossingen die werden aangedragen door gemeenten zijn gericht op het vergroten van vakmanschap en het intern opleiden van nog onvoldoende gekwalificeerd personeel. ‘De mogelijke oplossingen leveren weer nieuwe vragen en dilemma’s op. Hoe ga je om met ambities die blijven liggen door een tekort aan ervaren mensen? En hoe combineer je de wens voor efficiënter werken en het verlagen van de werkdruk met de vraag voor meer maatwerk? Dat zijn vragen die heel erg leven en waar geen eenduidige antwoorden op zijn.’
2. Onderzoek gemeente Weert: Duurzame inzetbaarheid op de werkvloer
Wat is nodig om uitvoerend personeel duurzaam inzetbaar te houden? Studenten Human Resource Management Clint Sterk en Robbie Snoek deden in opdracht van Divosa onderzoek naar het behoud van professionals in de gemeente Weert.
In het kort
- Plan vaste dagen of weken in voor training om ontwikkeling te stimuleren.
- Check of digitalisering en computersystemen tijdwinst opleveren of juist meer werk kosten.
- Flexibiliteit in urenindeling heeft een groot positief effect.
- Gebruik de maatschappelijke meerwaarde van het werk als werkgeversmerk.
Clint: ‘In het onderzoek hebben we gefocust op professionals in de uitvoering van de Participatiewet en Wet inburgering. We wilden onder meer weten: welke factoren beïnvloeden de duurzame inzetbaarheid van de klantmanagers? En welke mogelijke oplossingen hebben de klantmanagers om hun duurzame inzetbaarheid te verbeteren?’
In de gemeente Weert is het uitvoerend personeel naar vier aspecten van werk gevraagd: Gezondheid en Vitaliteit, Mobiliteit, Flexibiliteit en Cultuur en Leiderschap. Deze vier zijn onderdeel van een theorie over duurzame inzetbaarheid van auteur en onderzoeker Peter Dona.
Tijdwinst
Robbie: ‘Uit de resultaten blijkt dat de mogelijkheid om thuis te werken, enorm bijdraagt aan een goede balans tussen werk en privé. Kijkend naar de werkdruk zagen we dat een nieuw computersysteem juist meer werk opleverde, in plaats van de nodige tijdwinst. In combinatie met een hoge caseload blijft er dan nog minder tijd over voor dat wat ze het liefste doen, namelijk het contact met de inwoner. Door zo’n systeem aan te passen is de werkdruk meteen te verlagen.’
‘Ook zagen we dat, hoewel er mogelijkheden zijn voor ontwikkeling, werknemers hier niet altijd gebruik van maken door een hoge caseload en werkdruk. Tel daarbij op dat er veel flexibiliteit gevraagd wordt door wereldwijde en landelijke ontwikkelingen. Een nieuw kabinet, de oorlog in Oekraïne. Dat heeft allemaal invloed op het dagelijks werk. Als ik me ook nog ga inschrijven voor cursussen, heb ik helemaal geen tijd meer, is het gevoel. Een van de genoemde oplossingen van klantmanagers is om trainingsweken in te plannen om te voorkomen dat mensen er geen tijd voor vrij kunnen maken.’
Leiderschap
Het type leiderschap en de werkcultuur zijn ook nog factoren die terugkwamen in het onderzoek. ‘Er zijn veel verschillende theorieën over leiderschapsstijlen. Wij gaan in ons advies uit van situationeel leiderschap. Bespreek met je medewerkers wat zij nodig hebben. Sommige medewerkers willen meer sturing, een ander gaat heel goed op autonomie.’
‘We zagen ook dat de maatschappelijke meerwaarde van het werk veel genoemd werd als positieve factor, net als de diversiteit en inclusie in de organisatie. Mensen ervaren dat ze zichzelf kunnen zijn, dat is belangrijk. Gebruik dat naar buiten toe als sterk werkgeversmerk om je organisatie te verkopen en nieuwe medewerkers aan te trekken.’
3. Lector Hogeschool Utrecht: Hoe houd ik mijn mensen?
Josje Dikkers is lector Organiseren van Waardig Werk aan de Hogeschool Utrecht. Tijdens de bijeenkomst geeft ze in haar presentatie de laatste tips en inzichten om personeel te behouden op basis van recent onderzoek.
In het kort
- Benadruk de positieve motivatie van het werken in het sociaal domein.
- Geef medewerkers de ruimte voor taken die ze graag doen.
- Maak individuele afspraken over loopbaanontwikkeling en flexibel werken.
Er gaat heel veel goed in het sociaal domein, zo blijkt uit de publicatie ‘De Staat van de uitvoering’ uit 2022. Josje: ‘Burgers worden doorgaans goed geholpen. Maar tegelijkertijd zijn er ook redenen om ons ernstig zorgen te maken over de toekomstbestendigheid van de publieke dienstverlening. Zo zien we een hoge mate van complexiteit in wet- en regelgeving en in de stapeling van beleid.’
Bevlogenheid
Om goede mensen in tijden van schaarste te behouden, is het belangrijk om aandacht te hebben voor het vergroten van bevlogenheid, zegt Josje. ‘Positieve emoties en waarden spelen een essentiële rol in het vergroten van de betrokkenheid van medewerkers in de publieke sector. Het benadrukken van die waarden, die motivatie om in het sociaal domein te werken, zou je veel meer moeten doen. En niet alleen bij jongeren of om nieuwe mensen aan te trekken. Doe dit integraal binnen de hele organisatie. Bevlogenheid kun je ook bevorderen door leiderschapsvaardigheden te vergroten, met daarbij aandacht voor ondersteuning van medewerkers.’
De lector noemt twee concrete instrumenten om meer bevlogenheid te creëren: Job Crafting en I-deals. ‘Job Crafting behelst alle veranderingen die werknemers zélf initiëren om hun werk beter te laten aansluiten bij hun eigen behoeften. Dit kun je stimuleren door allerlei interventies. Een daarvan is mensen vrijmaken voor taken die ze graag doen. Bijvoorbeeld het inwerken van collega’s. Misschien is er iemand die dat heel leuk vindt. Geef zo iemand de ruimte om zo’n taak op zich te nemen.’
I-deals
‘I-deals is een tweede instrument. Dit zijn individuele afspraken die je maakt tussen werknemer en werkgever. De meest populaire soorten I-deals in de publieke sector richten zich op loopbaanontwikkeling, flexibiliteit en herplaatsing. Om dit goed te laten werken in de praktijk zijn er wel een aantal voorwaarden. De I-deals moeten voor iedereen binnen de organisatie mogelijk zijn, ze moeten voordelen opleveren voor alle betrokken partijen en er is een klimaat van vertrouwen en commitment voor nodig. Zonder vertrouwen werkt het niet.’
Josje Dikkers, lector Organiseren van Waardig Werk aan de Hogeschool Utrecht
Onderdeel van een team
Naast het creëren van bevlogenheid, is er ook veel onderzoek gedaan naar het reduceren van ontslagintentie. ‘Recent is er een analyse gepubliceerd van meerdere onderzoeken hierover in de publieke sector. Uit de resultaten blijkt dat functievermoeidheid sterk samenhangt met de intentie om te vertrekken. Het is ook een bekende stressor en voorspeller van burn-outklachten. Dat is dus iets om goed op te letten.’
‘Als we dan verder kijken, is affectieve betrokkenheid heel belangrijk: voel ik me onderdeel van een team, van de organisatie? Onduidelijkheid over je rol en je taken en een top-downbesluitvorming in de organisatie zijn nog twee factoren die echt sterk samenhangen met ontslagintentie. Oftewel: wees duidelijk in de rol en de taken die iemand heeft. En betrek mensen bij grote besluiten in de organisatie.’
Hoe voorkom je dat personeel wil vertrekken?
- Houd in de gaten of werknemers positieve gevoelens hebben over hun werk, zowel formeel als informeel.
- Wees duidelijk en consistent als het gaat om functierollen en -doelen.
- Betrek medewerkers zoveel mogelijk bij belangrijke beslissingen.
- Investeer in HR, zodat managers geholpen worden bij het implementeren van dat beleid en best practices.
4. Sociale strijders in Drechtsteden: ‘Geef je hart ruim baan’
Marije Klink is manager bedrijfsvoering en dienstverlening van de Sociale Dienst Drechtsteden. Vorig jaar startte de organisatie een arbeidsmarktcampagne om nieuwe mensen binnen te halen. Met succes.
In het kort
- Zoek personeel op basis van gedeelde waarden, in plaats van de juiste vooropleiding en ervaring.
- Betrek je eigen medewerkers bij een campagne om je bereik te vergroten.
- Een duidelijke visie helpt bij het vinden van personeel dat hierop aansluit.
‘Een duidelijke koers en visie helpen enorm als je een campagne start’, zegt Marije. ‘Als je weet welke waarden je belangrijk vindt, kun je die vervolgens aan kandidaten voorleggen. Pas jij bij onze waarden en hoe kun je daaraan bijdragen?’
Sociaal hart
Om nieuw personeel aan te trekken, is er in de campagne bewust voor gekozen om niet op zoek te gaan naar mensen met specifieke ervaring en kennis, zegt Marije. ‘We zijn op zoek naar mensen met een sociaal hart. Als je niet de juiste opleiding hebt, is dat helemaal niet zo erg. Vandaar ook de naam van onze campagne: ‘Geef je hart ruim baan’. Dat heeft ons veel gebracht. Onze campagne is goed bekeken en we zijn aan het verjongen in de vacatures die we invullen.’
Het vergt wel een andere manier van denken, legt ze uit. ‘Je maakt geen lijst meer van minimale eisen die we stellen aan een kandidaat, of een opsomming van de functie-eisen. Bij onze vacatures staat inmiddels: We laten ons verrassen. Dat betekent ook dat je bepaalde vereisten moet loslaten. Dat vindt niet iedereen even makkelijk. We moesten ons verhaal duidelijk blijven vertellen, binnen en buiten de organisatie. Het is cruciaal om vast te houden aan je koers.’
Eigen collega’s
De campagne maakte gebruik van foto’s van de eigen collega’s. Dat heeft heel goed gewerkt. Mensen gaan een foto of link toch eerder delen als ze elkaar kennen. Door deze keuze is het breed gedeeld, in zowel de bekende als heel andere netwerken.’
‘We hebben achter de schermen online elke klik gevolgd om de effecten te meten. En daar kwamen ook interessante resultaten uit. Zo hebben foto’s en banners met vragen veel meer effect dan die met stellingen. De slogans ‘Ben jij een sociale strijder?’ en ‘Carrière met impact?’ zijn het meeste aangeklikt.’
Regionale samenwerking
Een laatste tip van Marije is de samenwerking zoeken in de regio. ‘Sociale Dienst Drechtsteden is de sociale dienst voor zeven gemeenten, waarvan Dordrecht de grootste is. Het voordeel is dat we daardoor grotere regionale campagnes kunnen voeren. We benoemen expliciet in onze werving dat er tien organisaties zijn, waar je zou kunnen komen te werken. Trainees kunnen op deze manier verschillende functies op verschillende plekken uitproberen. Zo hebben we veel jonge mensen kunnen binnenhalen. Samen personeel werven en behouden werkt heel goed.’
Tips van Marije Klink
- Stel je organisatie open voor iedereen die een kopje koffie wil komen drinken. Wij hebben vijfhonderd keer koffiegedronken. Dat kost veel tijd, maar we hebben toch tien vacatures ingevuld. Ook bouw je een netwerk op.
- Stap over je eigen normen heen en neem een mix van mensen aan.
- Houd in alle uitingen vast aan het verhaal van je organisatie.
- Een organisatie kan behoudend zijn en er kunnen twijfels zijn in de managementlaag over een andere aanpak. Veel mensen kijken nog traditioneel naar werving. Neem daarom twijfelaars mee in je proces.