Werkleerbedrijf Fijnder: datagedreven werken met de inwoner centraal

Wég met de losse lijstjes, Excel-sheets en to-do-briefjes! Het Achterhoekse werkleerbedrijf Fijnder is een jonge fusie-organisatie, die haar ontstaan in 2022 heeft aangegrepen om veel meer datagedreven te gaan werken. Manager re-integratie en MT-lid Sytze Hamstra van Fijnder: ‘We zagen gewoon dat we heel veel tijd verspilden. Tijd die we beter kunnen besteden aan betere dienstverlening voor inwoners, zodat die daar écht iets van merken.’

Fijnder is het werkleerbedrijf voor de gemeenten Berkelland, Oost Gelre en Winterswijk in de Achterhoek. De organisatie is verantwoordelijk voor de sociale werkplaats, de weg naar werk en uitkeringen. Sytze Hamstra: ‘Naast inkomensondersteuning bieden we integrale hulp voor alle inwoners die dat nodig hebben bij hun re-integratie: van arbeidsmatige dagbesteding tot regulier werk.’ 

Fijnder is het resultaat van een fusie tussen de ‘klassieke’ sociale dienst en het regionale werkbedrijf dat actief is in de drie gemeenten. ‘Het uitgangspunt is dat de weg naar onze dienstverlening eenvoudig moet zijn en de manier waarop die wordt uitgevoerd eenduidig en effectief’, zegt Hamstra.

Met één druk op de knop

Met twee fuserende organisaties, die werken voor drie gemeentes die elk ook weer hun eigen systemen hebben, loop je risico’s op precies de punten die Fijnder belangrijk vindt: eenvoud, eenduidigheid en effectiviteit. Slimmer omgaan met data was dan ook één van de aandachtpunten bij de start van Fijnder in 2022. 

Hamstra: ‘De data die we uit de Divosa Benchmark Werk & Inkomen krijgen, hebben in de gesprekken daarover zeker ook een rol gespeeld. Je ziet daar op een gegeven moment allemaal getallen terugkomen, maar wat zeggen die getallen dan? We zijn bij onszelf te rade gegaan hoe we data verzamelen. Dan zie je dat iedereen heel druk is met het bijhouden van lijstjes en Excel-sheets, maar dat dit lang niet altijd echt bijdraagt aan inzicht. Als je ergens een besluit over gaat nemen, dan wil je niet een hele zoektocht op touw zetten voor de onderbouwing. Je wilt met één druk op de knop dingen te weten komen! Vervolgens zijn we gaan kijken wat we precies nodig hebben om dit beter te doen.’

Integrale dienstverlening

Om datagedreven te kunnen werken, heeft Fijnder stevig geïnvesteerd in het bij elkaar brengen van uiteenlopende systemen en in kennis. ‘We hebben bijvoorbeeld geïnvesteerd in de kennis van onze applicatiebeheerders en we hebben een data analist aangenomen, iemand die echt data kan lezen en daar advies in kan geven’, zegt Hamstra. Bij de inrichting wordt samengewerkt met iedereen die is betrokken, dus ook met de gemeenten, zodat inwoners integrale dienstverlening ervaren. 

Hamstra: ‘Hier maak je een fundamentele, belangrijke keuze: vanuit welk punt begin je data te verzamelen? Stel je daarin de cliënt of de organisatie centraal? Het is allebei legitiem, maar het heeft wel een andere uitkomst. Wij hebben hier echt voor de inwoner gekozen, met als doel excellente dienstverlening te leveren, waarbij die inwoner ook echt centraal staat. Daarin vinden allerlei overdrachten plaats, bijvoorbeeld van de inkomensconsulent naar de consulenten re-integratie. Als je het goed doet, dan hoeven inwoners hun verhaal maar één keer te vertellen. Natuurlijk zullen onze professionals dan later nog verdiepingsvragen stellen, maar de basis staat. En dat is wel zo prettig.’

Dashboards sturen de werkstroom

Nu het databeheer beter op orde is, zijn verschillende dashboards gemaakt die de Fijnder-consulenten en hun teamleiders helpen bij hun dagelijkse werk. ‘We hebben bijvoorbeeld een dashboard re-integratie’, vertelt Hamstra, ‘waardoor het werk van consulenten méér wordt geleid door data. Ze zien elke morgen direct wat hun werkvoorraad is en zien precies waar- en wanneer ze actie moeten ondernemen en wat de uitkomsten daarvan zijn. Op basis van de data die daar weer mee worden verzameld, gaan de teamleiders elke zes weken met ze in gesprek.’ 

Dat levert al met al een belangrijke bijdrage aan het verbeteren van de dienstverlening, vindt Hamstra: ‘Het is nog niet feilloos, maar hier investeren we wel met overtuiging in.’

Plan-Do-Check-Act

Een volgende stap in datagedreven werken is dat je niet alleen tijdig actuele veranderingen signaleert en analyseert, maar er ook gerichte acties aan kunt koppelen, ofwel: Plan-Do- Check-Act. Een goed voorbeeld hiervan is de vroege signalering van de groei van het aantal jongeren met psychische problematiek, vertelt Hamstra: ‘We horen er natuurlijk verhalen over: het zou komen doordat jongeren sterk geraakt zijn door de Coronacrisis en er zijn wachtlijsten bij de GGZ. Maar we willen preciezer weten hoe dat nou bij ons zit. We hebben de instroom- en uitstroom van jongeren goed in kaart, waardoor we bijvoorbeeld weten dat de instromers niet steeds dezelfde jongeren zijn die terugkomen, maar dat het allemaal unieke inwoners zijn.’ 

Door de nieuwe manier van werken heeft Fijnder de jongeren eerder in beeld. Zo kunnen verbanden worden gelegd en aannames snel en gegrond worden gevalideerd of verworpen en kan beleid worden geformuleerd dat aansluit bij de werkelijkheid.

Excel-lijstjes

De ontwikkeling van het datagedreven werken bij Fijnder wordt ook op bestuurlijk niveau op prijs gesteld. ‘Het is wonderlijk om te zien wat er gebeurt als je niet meer afhankelijk bent van hoe goed mensen hun Excel-lijstjes bijhouden’, zegt Hamstra lachend. ‘Je kunt bijvoorbeeld met veel meer vertrouwen en diepgang rapporteren aan het Dagelijks Bestuur en de gemeenteraden. Je kunt ook daar helder laten zien wat je progressie is op bepaalde gebieden en wat de effecten van beleid zijn. Daar worden wij hier wel gelukkig van!’