Samenwerken tussen verschillende domeinen en de AVG handhaven, hoe doe je dat?

Wanneer er bij een inwoner meerdere problemen tegelijk spelen is het vaak noodzakelijk dat professionals uit verschillende domeinen gegevens met elkaar delen. In de praktijk blijkt dit lang niet altijd makkelijk. Een van de meest genoemde redenen om gegevens niet te delen? De AVG. De angst om de wet Algemene Gegevensbescherming te schenden met mogelijk hoge boetes tot gevolg lijkt er in de uitvoering goed in te zitten.

Bij online bijeenkomsten van het project Rechtshulp en sociaal domein wordt de AVG vaak als struikelblok voor samenwerking genoemd. Ook tijdens een leerkring herkennen de aanwezige projectleiders van de pilots zich in een beeld van een praktijk die weerbarstig is. Soms kijkt men vooral naar wat er niet kan en is er onvoldoende kennis van wat wél mag volgens de AVG. Het komt ook voor dat mensen wel kansen zien, maar de privacyofficer niet mee wilt bewegen.

Toestemmingsformulieren mogen meestal niet

In de praktijk vragen professionals inwoners vaak om een toestemmingsformulier te tekenen. Volgens de Autoriteit Gegevensbescherming mag dit in het sociaal domein juist meestal niet: ‘Bij de uitvoering van publiekrechtelijke taken in het sociaal domein is er meestal een afhankelijkheidsrelatie tussen de betrokkenen en u als gemeente. Er is daarom geen sprake van vrije toestemming in de zin van de AVG.’ Als een inwoner afhankelijk is van hulp van de gemeente, zal diegene niet snel durven weigeren om een handtekening te zetten.

De AVG staat ten dienste van de mens

Hoe moet het dan wel? Tegenovergesteld aan het idee dat er ‘niks mag’, biedt de AVG-wet juist kansen om samen te werken en inwoners te helpen. Volgens de Autoriteit Persoonsgegevens moet de AVG namelijk ten dienste staan van de mens. Als je uitgaat van deze positieve benadering, het doel, de noodzaak en de vraag van de inwoner, is er een grote kans dat je erop uitkomt dat er meer kan dan je vooraf had verwacht.

Motivatie om gegevens te delen

Ook de VNG onderschrijft dit in de blog ‘Het mag wèl van de AVG!’, waarin zij een korte handleiding presenteren. Belangrijk is dat er een duidelijk doel en grondslag voor het delen van gegevens is en dat je dit goed kunt motiveren. Stel jezelf de vraag: kan het ook met minder gegevens? Is het delen van gegevens het meest effectieve middel om het doel te bereiken? Staat het delen van gegevens in verhouding tot het doel?

Documenteer en wees transparant

Als je je doel helder hebt en hebt vastgesteld dat het in het belang van de inwoner noodzakelijk is om bepaalde gegevens te delen, is het belangrijk om deze overwegingen goed vast te leggen. Hier kun je altijd op terugvallen ter verantwoording. Het is ook van belang transparant te zijn en een inwoner uit te leggen waarom je gegevens gaat delen. Alleen in zéér uitzonderlijke gevallen met betrekking tot veiligheid is dit niet nodig. Als een inwoner bezwaren heeft, kun je daarover in gesprek gaan. Wijzigt de situatie van de inwoner en constateer je dat het gegevens delen niet meer noodzakelijk is? Beëindig dit dan.