‘Wat merkt meneer De Vries van onze samenwerking?’

We doen veel, maar wat werkt écht? Daar moeten we achter zien te komen, zegt Jacco Mokveld, directeur van Zaffier. Hoe? ‘Stel je doelen scherp. Werk met de juiste mensen samen. En wees kritisch. Baseer je niet op de onderbuik, maar op data.’ 

'Ondersteun iedereen die wil meedoen en werken in hun ontwikkeling. Dat is de opdracht van Zaffier. Klinkt vrij eenvoudig. Maar zoals alle organisaties in het sociaal domein, werken wij met vele partijen samen. Waarbij ieder van ons een specifiek deel van het vraagstuk van een inwoner oppakt. Dat vraagstuk is vaak een combinatie van vragen – over huisvesting, werk, schulden, opvoeding – die onder verschillende wetten, budgetten en verantwoordingsstructuren vallen. En dan opereren wij, betrokken organisaties, ook nog eens allemaal op onze eigen manier. Vanuit een eigen visie, met verschillende methodieken en op basis van onderzoek waarvan de uitkomsten niet alle partijen bereiken of niet door allemaal omarmd worden – wat innovatie of doorontwikkeling heel moeilijk maakt. Is dit nou de meest effectieve manier om onze opdracht voor elkaar te krijgen?'

Het collectief

'Onze professionals nemen deel aan tal van overleggen en casuïstiekbesprekingen op lokaal, subregionaal en regionaal niveau. Zij zijn opgeleid om met klanten te werken, maar worden geacht om in het complexe organisatienetwerk de eigen opdracht te verenigen met die van het collectief. Zonder dat er een hiërarchisch bindende structuur is. Ook voor degenen die dit al goed kunnen, is dat heel ingewikkeld. 

Het integraal aanvliegen van het inwonersvraagstuk vergt van ons dat we een stukje van onze invloed en taak bij een ander beleggen. Omdat die dichter bij de inwoner staat, meer specifieke kennis of een groter aandeel in de opgave heeft. Dat stelt professionals voor dilemma’s: ‘In mijn organisatie zeggen ze dat ík hier verantwoordelijk voor ben.’ Medewerkers voelen, nemen of krijgen niet altijd de ruimte om te doen wat nodig is.'

Kerkstraat 12

'Zelf zit ik ook in samenwerkingsverbanden, regiegroepen en programmaraden. Met alle partijen proberen we onze processen op elkaar af te stemmen en vaak formuleren we een hoog-over-missie – ‘Iedereen die kan werken, werkt’. Maar wat bedoelen we daar eigenlijk mee? Wat willen we nou wérkelijk bereiken? Als we straks aanbellen bij meneer De Vries van Kerkstraat 12, kan hij ons dan vertellen dat onze samenwerking hem een stap verder heeft gebracht? Nog al te vaak maken we niet de koppeling tussen onze voorgenomen missie en de meetbare eindresultaten. Met als gevolg dat we niet goed kunnen onderbouwen hoe effectief onze complexe samenwerking – al die uren, al die energie – werkelijk is.'

Heldere doelen

'Onlangs heb ik de masteropleiding Informatics – Business & IT afgerond. Onderdeel van mijn afstudeerthesis is een zelfontworpen model voor samenwerking in organisatienetwerken. De eerste component  daarin is goalsetting. Formuleer heldere gemeenschappelijke en vooral meetbare doelen op het niveau van de eindgebruiker – voor ons: de inwoner, meneer De Vries van Kerkstraat 12. Dat formuleren moet heel precies, wat moeilijk is, tijd kost en wrevel kan wekken, want iedereen wil aan de slag.: ‘We gaan het gewoon doen!’ Maar je kunt deze fase echt niet overslaan. 

Vervolgens ga je na: zitten we met de juiste partijen aan tafel om onze doelen te bereiken? Wie gaat welke bijdrage leveren? Is die partij daartoe echt in staat? En: wie is er wel bij, maar voegt eigenlijk niets toe? Heb je ook deze scherpe keuzes gemaakt, dan is het tijd voor organisatorische afspraken. Wie gaat waarover? Hoe organiseer je de opgave? En hoe organiseer je jezelf als netwerk?'

Kostbare tijd

'Datamanagement is de vierde component in het model. Dat is een wereld op zich, die in ons vakgebied totaal wordt onderschat. De functies om dit goed te doen, bestaan in veel organisaties nog niet, laat staan dat datamanagement in domeinoverstijgende organisatienetwerken goed van de grond komt. Terwijl: datamanagement stelt je in staat om de relatie te leggen tussen doelstellingen en resultaten – wat van niet te onderschatten belang is! Want als we ergens heel druk mee zijn, maar het effect niet kunnen aantonen, moeten we er dan niet mee stoppen? Die positief kritische houding vraag ik ook van medewerkers in hun werk en samenwerkingen. ‘Krijg je de opbrengst niet scherp, dan is de opdracht misschien niet belangrijk genoeg om jouw kostbare tijd aan te besteden.’’

Steeds opnieuw

'Een netwerksamenwerking volgt geen rechte weg, maar meandert. En om te weten waar en wanneer we moeten bijsturen, hebben we feiten nodig. We moeten het datagedreven werken omarmen. Onze collectieve opgave bestaat uit een kluwen van ontelbare oorzaken, gevolgen en verbanden die we met eigen waarneming alleen niet kunnen ontwarren. We zien vaak de correlatie wel, maar haperen bij de onderliggende causaliteit. We zeggen bijvoorbeeld: ‘In de periode van onze samenwerking zijn elfhonderd mensen aan het werk gegaan.’ Oké, mooi. Maar heeft het een echt met het ander te maken? Hoe hangen die twee samen? Wat werkte wel? Wat niet? – en zullen we daarmee dan stoppen? Proberen, leren, bijsturen. Steeds opnieuw.'

Een weloverwogen besluit

'Zaffier moet een nieuwe aanbesteding doen voor de ICT-omgeving – een flinke maar gelukkige investering, want daardoor kunnen we ineens een grote sprong maken. De professionaliteit van onze medewerkers blijft centraal staan, maar doordat we straks verschillende databronnen met elkaar kunnen verbinden, kunnen we het systeem inzetten voor de feitelijke onderbouwing van onze beslissingen en ons beleid. Dat sterkt ons als professionals en als organisatie; we leren zo steeds beter hoe we van meerwaarde kunnen zijn voor onze inwoners. Wat we ook weer kunnen inbrengen in onze netwerken.'

Beeld: Judith Jockel