Onderzoek naar de werking van de Community of Practice

Het doel van de CoP is samen leren, ontwikkelen, en concrete stappen zetten naar een inclusievere en effectievere dienstverlening. Op deze pagina vind je inzichten en adviezen die direct toepasbaar zijn in de praktijk. De menselijke verbinding staat hierbij centraal.

Noortje Pannebakker is expert Learning Communities bij TNO en is projectleider bij CoP Gewogen Maatwerk. Ze kijkt hoe de CoP kennisontwikkeling en -deling versnelt. Dit onderzoek wordt gefinancierd vanuit het programma Vakkundig aan het werk 2 van ZonMw. ‘We analyseren wat werkt de CoP, hoe dit werkt en onder welke omstandigheden’, legt Pannebakker uit. ‘Als eerste hebben we de werkzame elementen van CoP’s binnen het domein van werk en inkomen geïnventariseerd. Vervolgens zijn we in gesprek gegaan met de leden van de CoP: hoe ervaren zij de Community? Wat werkt goed, wat nog niet, en hoe kan het beter?’

Werkwijze voor Community's of Practice

Community's of Practice of Learning Communities, living labs, werkplaatsen en leernetwerken – krijgen steeds meer een vaste plek binnen het sociaal domein. CoP’s geven handvatten om tot gedragen innovaties te komen voor vraagstukken uit de praktijk. Met deze werkwijze kan een organisatie het lerende en innovatieve vermogen van medewerkers stimuleren. Een stevige theoretische basis ontbrak echter nog. Dat heeft TNO in samenwerking met de Hogeschool Leiden ontwikkeld met de werkwijze ‘Leernetwerken in het Sociaal Domein’ (LISO). Onze CoP heeft daar ook aan bijgedragen. Lees het handboek met daarin een interview met Marcel van Druenen.

Literatuur

Wat werkt voor andere Community's of Practice in het domein van werk en inkomen? We doken de wetenschappelijke literatuur in. Lees meer over het onderzoek 'Samen leren en innoveren in het domein Werk & Inkomen'.

De kracht van onze CoP

Om te onderzoeken hoe de CoP werkt, is een realistische evaluatie uitgevoerd. Op basis van literatuuronderzoek, enkele voorgesprekken en eigen observaties, is een aantal hypotheses gevormd over de uitkomsten van de CoP. De onderdelen/activiteiten van de CoP dragen bij aan het behalen van deze uitkomsten en factoren in de context die helpend maar ook belemmerend kunnen werken. Deze hypotheses zijn vervolgens in een groepsinterview per gemeente besproken met de contactpersoon, het visiegroep-lid en een thema-CoP-deelnemer, dat wil zeggen een (uitvoerend) professional en/of inwoner (vertegenwoordiger).

Waar werkt de CoP aan?

Allereerst de vraag aan onze leden: waar werkt de CoP eigenlijk aan? ‘Het meer gaan werken volgens Gewogen Maatwerk’ luidde het antwoord. Dat is in de lijn van verwachting. Daarnaast levert deelname aan de CoP gemeenten een sterker netwerk op. De leden zien de CoP ook als een Community waarin breder samengewerkt wordt, met name op het thema vakmanschap. Daarin gebeuren al mooie dingen, maar er liggen ook nog kansen.

‘Wat ik ook echt heel erg leuk vind aan de CoP, is dat je ook veel breder kan overleggen; van oké, maar hoe gaat dat dan bij jullie en als je nou naar ons kijkt, hoe kijk je daar dan naar, wat kan je daar dan in, dus het brengt sowieso een sterk netwerk’

‘Het zou nog meer kunnen zijn dat we elkaar gaan helpen in die eigen organisaties’

Meer Gewogen Maatwerk en samenwerking zijn mooie hoofddoelen. Maar waar werkt de CoP in de praktijk van alledag aan? Aan de ondersteuning van het vakmanschap van medewerkers, een positieve basishouding naar inwoners en het centraal stellen van inwoners bij het vormgeven van de dienstverlening. Je herkent er de thema-CoP’s in. Het samen leren rondom deze thema’s is niet altijd gemakkelijk en gaat met vallen en opstaan. Ook zien leden dat er gewerkt wordt aan de lerende houding van medewerkers en hun organisatie: het geeft inzicht hoe je kennisdeling en verspreiding kan aanpakken binnen je organisatie. Een uitdagend proces dat een lange adem behoeft, zo blijkt uit de interviews.

‘Dat heeft tijd nodig, investering nodig en een goed verhaal’

‘Maar vaak is gewoon de implementatie veel ingewikkelder dan mensen denken. Dan ontbreekt het aan slagkracht. Want als je een implementatie in gang wil zetten, om één aanbeveling te doen... moet je in de inrichting, in je organisatie van alles aanpassen. Dus in het systeem, in de werkinstructies. Er komt een heel lijstje aan. Dat vergt van je organisatie een flinke slag’

Hoe werkt de CoP precies?

Uit onderzoek komt naar voren dat de CoP drie zogenoemde sleutelmechanismen biedt die de deelnemers ondersteunen om meer te werken met Gewogen Maatwerk en samen te werken op het thema vakmanschap:

1. Kennisdeling vanuit diverse perspectieven

Door ervaringen en kennis te delen met inwoners, praktijkprofessionals, wetenschappers, en organisaties, ontstaan verrijkte denkbeelden en nieuwe inzichten rondom vakmanschap, Gewogen Maatwerk en de inzet van ervaringsdeskundigheid van inwoners. Het vertalen van deze inzichten naar de praktijk blijkt soms nog lastig, het is fijn om ook daarover met elkaar het gesprek te kunnen voeren in de CoP en herkenning en steun te vinden bij anderen. Om Gewogen Maatwerk verder te brengen is het noodzakelijk dat kennisdeling en uitwisseling niet alleen binnen de CoP plaatsvindt, maar ook in jouw organisatie, bijvoorbeeld via workshops of trainingen.

‘Toen die sketches, daar werd ik wel echt bewust van gemaakt. Het maakte echt wel indruk. En dat komt voornamelijk omdat ik me dan echt bewust ben dat we de kandidaten moeten vragen hoe ze die dienstverlening ervaren. We zijn heel goed om allerlei oplossingen te bedenken waarvan we denken, oh dit zal beter zijn. Maar we doen nooit eigenlijk echt een goede check’

‘We hebben laatst ook een kennissessie georganiseerd. En daarin hebben we ook de ervaringsdeskundige terug laten komen. Om ons als organisatie mee te nemen. Dat dit de beeldvorming of de beleving van de inwoners is. En dat we ook graag dicht bij onze inwoners willen staan.’

Adviezen

Organiseer interne bijeenkomsten om ervaringen te delen rondom vakmanschap en Gewogen Maatwerk. Combineer het eigen verhaal van je organisatie (e.g. ambitie, behaalde doelen, inzichten) steeds met andere perspectieven, zoals die uit de wetenschap, best practices van andere organisaties of van inwoners. Vraag je je af hoe je deze bijeenkomst kan invullen op een wijze die overeenkomt met de CoP? Lees dan meer over de LISO-werkwijze.
Echt samenwerken met mensen met ervaringskennis of deskundigheid is voor veel professionals uitdagend. We hebben een filmpje ontwikkeld met vijf tips voor echt samenwerken met ervaringsdeskundigen in leernetwerken. Deze tips zijn gebaseerd op ervaringen in meerdere CoP’s.

2. Een Community van gelijkgestemden

In de waan van de dag kan het soms lastig zijn om de benodigde stappen te blijven zetten. Regelmatige ontmotingen met andere leden van de CoP bevestigen het belang van de gestelde opdracht: ‘samen staan we voor vakmanschap en Gewogen Maatwerk’ en versterken het gemeenschapsgevoel. Door samen te brainstormen en te reflecteren, groeit het vertrouwen en de motivatie om veranderingen door te voeren die de dienstverlening verbeteren. Ook hiervoor geldt dat het belang van regelmatige ontmoetingen met betrokken niet alleen geldt in de context van de CoP, maar ook in de eigen organisatie.

‘Wat ik ervaar is dat het heel helpend is om die zoektocht niet alleen te doen. Maar dat ook samen met anderen te doen en daar ook het gesprek over te kunnen hebben. Dus dat is prettig. Dezelfde worstelingen. En hoe doe je dat dan? En wat is dan succesvol om daarvan te leren?’

‘Het brengt sowieso een sterk netwerk, vind ik, dat je elkaar regelmatig ziet’

Adviezen

Bouw interne Community's op, zoals werk- of klankbordgroepen, om het CoP-gedachtegoed verder te brengen. We zijn hier in de CoP al mee gestart: dit kan meer platform krijgen.
Volg het proces van Community-vorming als management en steun daar waar kan. Op teamniveau door in gesprek te gaan met medewerkers om te kijken wie een passie heeft voor vakmanschap en Gewogen Maatwerk; op organisatieniveau door het investeren in een netwerk van ambassadeurs. Meer weten over de werkzame elementen van een Community of Practice? Kijk dan naar dit filmpje met uitleg over de LISO-werkwijze.

3. Ruimte om te experimenteren

De CoP moedigt aan om pilots op te zetten rondom Gewogen Maatwerk binnen de eigen organisatie. Dit biedt kansen om nieuwe ideeën en methodieken te verkennen. Dat gaat niet zonder slag of stoot, maar levert wel veel op. Een uitdaging ligt bijvoorbeeld in het creëren van draagvlak onder medewerkers die niet zitten te wachten op weer iets nieuws of extra’s.

‘Juist de informatie die we opgehaald hebben vanuit de organisatie, en dingen proberen, doen. Dat levert meer op dan alleen maar het praten over’

‘Al doe je het maar met één gemeente. Ik weet niet hoe, maar dat je een tussenruimte hebt waar je dat kan doen met vallen en opstaan. Een soort pilot. En dan vanuit daar zie je dat het efficiënter en makkelijker is. Dan kan je het misschien groter uitdoen. Maar je moet ergens beginnen’

Adviezen

Creëer experimenteerruimte en ondersteun medewerkers in het uitvoeren van onderzoek. Het uitdenken en uitvoeren van experimenten gaat niet vanzelf.
Experimenten mogen ook mislukken; dat ene idee blijkt toch niet te werken in de praktijk. Creëer een cultuur waarin dit oké is. De medewerker kan op steun van de organisatie blijven rekenen.
Probeer bij het opzetten van pilots en onderzoek zoveel mogelijk aan te sluiten bij lopende projecten in de organisatie en inzichten vanuit de CoP daarin te vervlechten. Er zal dan meer draagkracht zijn onder medewerkers.

Succesfactoren en uitdagingen

Wat vinden de ondervraagde deelnemers belangrijke randvoorwaarden voor het functioneren van de CoP?

Hieronder worden drie van de genoemde factoren in de context uitgelicht.

Tijd

Investeren in leerprocessen en verandering vraagt om ruimte en geduld, niet alleen in de CoP maar ook in de eigen organisatie. Je moet tijd krijgen of kunnen nemen om op zaken te reflecteren, om iets te laten bezinken, dat is een vereiste voor verdieping. En dat is niet altijd makkelijk te realiseren ten tijde van personele en financiële tekorten.

‘Het is ook een beetje onthaasten soms, dat we onszelf wel moeten gunnen, hebben we ook afgesproken. Maar dat is best moeilijk’

Adviezen

Vooruitzien wanneer verandering plaatsvindt is lastig te voorspellen. Wel hebben we steeds beter zicht op wat minimaal nodig is om deze verandering aan te jagen. Ervaring leert dat een lid van de thema-CoP ten minste vier uur in de week besteedt aan de CoP. De contactpersoon maakt in de regel minstens acht uur per week vrij om de in de CoP ontwikkelde vernieuwingen te laten landen in de eigen organisatie.
Lees meer over het kernelement 'vliegwiel van innovatie', voor concrete tips voor het aanjagen van verandering in jouw organisatie die passen bij een lerende aanpak.
Gun medewerkers de tijd om hun eigen leerproces door te maken en niet slechts te vertellen, op basis van inzichten uit de CoP. ‘Dit is hoe we het vanaf nu gaan doen’.

Steun vanuit de organisatie

Commitment en steun van het management zijn essentieel om het gedachtegoed van Gewogen Maatwerk te versterken. Zeker in organisaties met veel lagen en schotten verloopt het doorvoeren van vernieuwingen soms moeizaam en is het soms lastig alle mensen die daarvoor in de organisatie nodig zijn goed te betrekken.

‘Dat is misschien wat ik me later, of pas te laat, gerealiseerd heb. Want wil je een CoP doen, dan heb je een commitment nodig van het hoogste management. Dat representeer ik. Maar daarnaast is er een heel groot gat. En dat gat hebben we niet goed vanaf het begin af aan ingevuld.’

Adviezen

Wil je je medewerkers steunen in hun ontwikkeling van hun lerende en innovatieve vermogen? Dat past bij het gedachtegoed van lerende organisaties. In een lerende organisatie is het essentieel dat mensen de ruimte voelen om te experimenteren en fouten te maken. Daarnaast is autonomie en samenwerking van belang om processen te verbeteren. En tot slot biedt een lerende organisatie mensen de kans om zelf met ideeën te komen of te werken aan nieuwe ontwikkelingen. TNO ontwikkelde hiervoor een scan en de wegwijzer 'Een lerende en innovatieve organisatie creëren'. Het begint bij de vraag: Wat bevordert of belemmert het leren en innoveren in je team/ afdeling en in je takenpakket?
Ben je zelf een leidinggevende of manager? Lees dan dit interview met Lindy Schrover, trekker van een CoP in het jeugddomein: zij beschrijft de uitdagingen in het vinden van verbinding tussen management en de bottom-up-beweging vanuit haar CoP.

Samenstelling van de CoP

Een goede mix van deelnemende organisaties en mensen, waarbij sprake is van enige mate van vergelijkbaarheid maar ook diversiteit is cruciaal. Evenals stabiliteit van de deelnemers en het bij elkaar brengen van ontwikkelingen en inzichten vanuit de verschillende Thema-CoP’s. Daarin liggen nog uitdagingen voor de CoP en deelnemende organisaties.

‘Er zitten heel veel onderzoekende mensen in de thema-CoP. Dat geeft wel een risico dat je ook teveel aan het onderzoeken blijft. Uiteindelijk heb je ook voldoende mensen nodig qua karakter en typering, en competenties om ook echt te vertalen naar de praktijk. En gewoon echt te doen. Dus die balans is wel belangrijk.’

‘Maar dat is ook bij ons wel heel strategisch ingezet. Wij hebben eigenlijk wel de juiste mensen op de juiste plek gezet. Want we hebben iemand vanuit opleidingen aangehaald. We hebben iemand vanuit inzichten en adviezen. We hebben de klantbegeleiders van verschillende facetten.’

Adviezen

Binnen onze CoP zijn mensen met ervaringsdeskundigheid ondervertegenwoordigd. Niet alle gemeenten hebben inwoners die meewerken in de CoP. Ook werken inwoners vaak nog niet mee in de gemeente zelf op de thema’s vakmanschap en Gewogen Maatwerk. Branko Hagen van SAM denkt graag mee hoe dit alsnog vorm te geven. Kijk ook bij voorloper Amsterdam hoe zij dit aanpakken. Waarschijnlijk is er meer expertise en beleidskracht nodig vanuit de gemeente of uitvoeringsorganisatie om samenwerken met inwoners echt van de grond te krijgen.
Verloop van medewerkers, en dus ook in een CoP is een gegeven. Het helpt als je per thema-CoP een paar collega's hebt die het proces met je meelopen. Een vervanger is dan bekend met het proces in de thema-CoP. Daarnaast geeft het de deelnemer steun.
Verbinding tussen (inzichten vanuit) de verschillende thema-CoP’s is helpend om nog meer uit de CoP te halen. Dat kan op verschillende manier, bijvoorbeeld door hierbij expliciet stil te staan in de Verbindende CoP en visiegroepbijeenkomsten, maar bijvoorbeeld ook middels onderzoeken en pilots in de organisaties.

Volgende stap?

In het volgende deel van ons onderzoek duiken we dieper in de leerprocessen en samenwerking binnen de CoP. Samen bouwen we verder aan een beweging die werkt voor iedereen.

Heb je vragen of suggesties naar aanleiding van het onderzoek? Mail naar Claudia.vrijhof@tno.nl.