Model Plan van Aanpak

Deze publicatie laat zien wat gemeenten moeten doen om tijdig regie te krijgen over de uitvoering van inburgering. Dit hoofdstuk geeft een korte inleiding op het Model Plan van Aanpak en op het nieuwe inburgeringsstelsel.

Over het Model Plan van Aanpak

Welke stappen moeten gemeenten zetten om regie over inburgering te krijgen? Wanneer moeten ze deze stappen zetten? En wat betekent dat voor de inrichting van hun organisatie? Dit plan van aanpak laat zien wat gemeenten moeten doen om tijdig regie over de uitvoering van inburgering te krijgen.

De invoering van de nieuwe Wet inburgering is in november 2020 (opnieuw) doorgeschoven. (2) Definitieve datum van inwerkingtreding van de wet is 1 januari 2022. (3) Deze versie van het Plan van Aanpak geeft aan welke stappen gemeenten in 2021 moeten zetten om goed voorbereid te zijn op het nieuwe inburgeringsstelsel.

Het plan van aanpak beschrijft alle stappen die nodig zijn om regie te krijgen (4)

De inburgeringsketen bestaat uit vijf schakels. (5) De eerste en tweede schakel betreffen het vaststellen van de inburgeringsplicht en in het geval van asielstatushouders het voorbereiden op de inburgering door het Centraal Orgaan opvang asielzoekers (COA). In deze twee schakels hebben gemeenten vooralsnog geen of een beperkte rol. De overige schakels beslaan het volledige traject van het voorbereiden op de inburgering tot en met het afronden daarvan. Gemeenten zijn straks verantwoordelijk voor de realisatie van de stappen die bij deze drie schakels horen. Deze schakels zijn onlosmakelijk met elkaar verbonden. De inburgeringsketen wordt uitvoerig beschreven om gemeenten een concrete handreiking te doen voor de voorbereiding op en uitvoering van de Veranderopgave Inburgering (VOI).

Het plan van aanpak heeft als doel gemeenten tijdig voor te bereiden

Alle gemeenten moeten vóór inwerkingtreding van de nieuwe Wet inburgering voorbereid zijn op hun taken binnen deze schakels. In een tijdtafel is in beeld gebracht wat er nodig is om dit te realiseren. De tijdtafel dient als leidraad en checklist om te controleren of alle stappen zijn gezet om regie over inburgering te krijgen. Om de stappen uit de tijdtafel concreet te maken omvat dit plan van aanpak een projectkaart die gemeenten kunnen gebruiken om een eigen projectplan op te stellen. Ook wordt uitgelegd hoe zo’n verandering kan worden aangepakt en met welke stakeholders en risico’s gemeenten rekening moeten houden.

Het plan van aanpak houdt rekening met de actuele stand van zaken

In dit plan van aanpak is de meest actuele stand van zaken verwerkt. Peildatum daarvoor was eind april 2021. Een aantal zaken was op dat moment echter nog niet bekend (onder meer vaststelling lagere wet- en regelgeving en financiën). Informatie over de meest actuele stand van zaken vanaf mei 2021 is te vinden op:

• Wet inburgering in vraag en antwoord (Divosa)

Leeswijzer

Het Model Plan van Aanpak bevat vijf hoofdstukken:

1. Hoofdstuk 1 schetst de stappen die gemeenten moeten zetten om regie over inburgering te krijgen. Elke stap is voorzien van een korte toelichting.
2. Hoofdstuk 2 beschrijft per thema (beleid, financiën, inkoop, werkprocessen en ICT-systemen en communicatie) actie- en aandachtspunten en presenteert tijdtafels om gemeenten op weg te helpen.
3. Hoofdstuk 3 beschrijft hoe gemeenten met een projectkaart kunnen werken.
4. Hoofdstuk 4 bevat een stappenplan om risicomanagement vorm te geven. Het implementeren van nieuwe wetgeving gaat immers niet zonder risico’s.
5. In de uitvoering van de nieuwe Wet inburgering staan gemeenten niet alleen. Hoofdstuk 5 biedt een stappenplan voor een stakeholderanalyse, om goed zicht te krijgen op alle stakeholders.

Het Model Plan van Aanpak besluit met vier bijlagen: 

1. Bijlage 1 presenteert een checklist van alle acties waarmee rekening moet worden gehouden.
2. Bijlage 2 geeft de procesbeschrijving weer van de inburgeringsketen van het ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid.
3. Bijlage 3 is een voorbeeldbeschrijving van de risico's.
4. Bijlage 4 is een voorbeeld van een checklist voor de stakeholdersanalyse.

Meer weten?

Hebben jij en je collega’s nog vragen, bekijk dan de Q&A over de nieuwe wet op Wet inburgering in vraag en antwoord (Divosa). Meer handreikingen over de nieuwe Wet inburgering vind je in het overzicht op de website van Divosa.

Het leren van de Nederlandse taal en het vinden van een baan zijn voor inburgeringsplichtigen de snelste weg om mee te doen in de maatschappij. Om nieuwkomers een betere kans te geven op een goede start in Nederland gaat het inburgeringsbeleid veranderen. Naar verwachting treedt de nieuwe wet op 1 januari 2022 in werking.

De regie op de uitvoering van het nieuwe inburgeringsstelsel ligt bij de gemeenten. Inburgering maakt dus onderdeel uit van het brede sociaal domein. Gemeenten worden onder meer verantwoordelijk voor:

• het afnemen van de brede intake
• de begeleiding van inburgeringsplichtigen
• de inkoop van het cursusaanbod

Inburgeringsplichtigen blijven zelf verantwoordelijk voor het voldoen aan de inburgeringsplicht. Het ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid draagt zorg voor de vormgeving van de regelgeving en is verantwoordelijk voor de inrichting en werking van het stelsel als geheel.

Net als in het huidige inburgeringsstelsel geldt de inburgeringsplicht voor vreemdelingen die in het bezit zijn van een verblijfsvergunning voor een niet-tijdelijk doel. Dit zijn:

• asielstatushouders
• familie- of gezinsleden van asielstatushouders
• gezinsmigranten
• een groep overige inburgeringsplichtigen

Het nieuwe inburgeringsstelsel heeft als maatschappelijk doel dat alle inburgeringsplichtigen snel en volwaardig meedoen aan de Nederlandse maatschappij, het liefst via betaald werk. Om dat te bereiken is het beleidsdoel dat inburgeringsplichtigen het voor hen hoogst haalbare taalniveau (het liefst B1) bereiken, in combinatie met een vorm van participatie (onderwijs, werk). Daarnaast dienen ze vanaf de start van het inburgeringstraject kennis op te doen over de Nederlandse maatschappij en de arbeidsmarkt en zich gericht in te spannen om naar vermogen te participeren.

De vijf kernpunten van het inburgeringsstelsel zijn:

• tijdige start van het inburgeren
• aandacht voor de snelheid van het doorlopen van het inburgeringstraject
• dualiteit (het combineren van het leren van de taal en participatie)
• maatwerk (een passend inburgeringstraject voor alle inburgeringsplichtigen)
• focus op kwaliteit en het bewaken hiervan

Het nieuwe stelsel zet in op een doorlopende lijn vanuit de opvang. Met taalles vanaf dag 1 en het programma ‘Voorbereiding op de inburgering’ wordt hier in het azc mee begonnen. De regierol van gemeenten in deze doorlopende lijn begint met een brede intake. Leren en participeren gaan hand in hand en beide aspecten worden in een persoonlijk plan inburgering en participatie (PIP) opgenomen. Gemeenten krijgen de taak om alle (bijstandsgerechtigde) asielstatushouders verplicht te ontzorgen gedurende 6 maanden. Dit helpt deze inburgeringsplichtigen om bij aanvang van de inburgeringstermijn de focus op inburgering en participatie te leggen. Er komen 3 leerroutes in het nieuwe stelsel:

1. Onderwijsroute: gericht op het behalen van een erkend diploma binnen Nederlands onderwijs voor een goede startpositie op de arbeidsmarkt. Na een taalschakeltraject worden jonge inburgeringsplichtigen daarom zo snel mogelijk doorgeleid naar een Nederlandse opleiding.
2. B1-route: om het mogelijk te maken dat de meeste inburgeringsplichtigen zo snel mogelijk, maar uiterlijk binnen 3 jaar, taalniveau B1 behalen en hun perspectief op de arbeidsmarkt vergroten, is het van belang dat het leren van de taal gecombineerd wordt met (vrijwilligers)werk.
3. Zelfredzaamheidsroute (Z-route): voor mensen voor wie de onderwijs- of B1-route buiten bereik ligt, komt er een leerroute waarbij iedereen leert zich in de maatschappij te redden. Er worden geen ontheffingen op basis van aantoonbaar geleverde inspanningen meer verleend.

Gemeenten zijn verantwoordelijk om een sluitend inburgeringsaanbod te doen aan asielstatushouders. Dit aanbod omvat, naast een van de drie leerroutes, in ieder geval kennis van de Nederlandse maatschappij (KNM), Module Arbeidsmarkt & Participatie (MAP) en het participatieverklaringstraject (PVT).

Het nieuwe inburgeringsstelsel is een lerend stelsel, dat robuust en adaptief is. Er is daarom plaats ingeruimd voor monitoring en evaluatie. Dit dient als instrument om beleidsvoering te versterken en om tijdig wijzigingen te kunnen aanbrengen. Het pilotprogramma Veranderopgave Inburgering beoogt lessen en ervaringen uit de gemeentelijke praktijk in te zetten voor de (door-)ontwikkeling van het nieuwe inburgeringsstelsel. En deelt die lessen al tijdens de transitie met gemeenten (en draagt zo ook bij de aan de voorbereiding op de regierol).

Welke stappen moeten gemeenten zetten om regie over de uitvoering van inburgering te krijgen? Dit hoofdstuk presenteert die stappen aan de hand van de meest recente procesbeschrijving van de inburgeringsketen van het ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid (SZW).

Het ministerie van SZW heeft in april 2021 rapporten gepubliceerd over de ketenarchitectuur en het ketenproces. (1)

We onderscheiden twee groepen inburgeraars: asielstatushouders en gezins- en overige migranten. (2) Figuur 1 laat de verantwoordelijkheid van gemeenten zien voor het aanbod aan alle inburgeraars. De aanbodplicht verschilt per inburgeringsdoelgroep

(3)

Welke stappen moeten gemeenten zetten om regie op inburgering te krijgen?

Het ministerie van SZW heeft een procesbeschrijving ontwikkeld om de inburgeringsketen inzichtelijk te maken. (4) Deze keten bestaat uit 5 schakels. Per schakel is een aantal acties geformuleerd als concrete handreiking aan gemeenten om invulling te geven aan een eigen plan van aanpak. Hoewel gemeenten niet in alle schakels een rol spelen, volgt voor de volledigheid een korte beschrijving van elk van de 5 schakels. De schakels zijn onlosmakelijk met elkaar verbonden.

De eerste schakel betreft het vaststellen van de inburgeringsplicht. Deze schakel begint met de verstrekking door de Immigratie- en Naturalisatiedienst (IND) van een verblijfsvergunning voor een niet tijdelijk doel, meestal een verblijfsvergunning voor bepaalde tijd (asiel of regulier).

Na ontvangst van informatie van de IND over de verstrekte verblijfsvergunning stelt de Dienst Uitvoering Onderwijs (DUO) de inburgeringsplicht vast. DUO informeert de beoogde vestigingsgemeente over de inburgeringsplicht.

Rol gemeenten

In de eerste schakel hebben gemeenten geen rol.

Na vaststelling van de inburgeringsplicht volgt de tweede schakel van de inburgeringsketen.

In de tweede schakel wordt de inburgering voorbereid. Deze schakel is van toepassing op asielstatushouders. Nadat het COA de benodigde gegevens van DUO ontvangen heeft, zorgt het voor een aanbod voorinburgering. Voorinburgering is een vrijwillig onderdeel waarmee inburgeraars alvast aan de slag kunnen om de Nederlandse taal en samenleving te leren kennen, zoals het taalonderwijs dat op asielzoekerscentra (azc) wordt aangeboden. Indien een gemeente in deze periode al wil starten met de gemeentelijke inburgering, dan kan dit. De inburgering heeft voorrang op het aanbod voorinburgering van het COA.

Screening

Naast het aanbod voorinburgering verzorgt het COA de screening van de inburgeraar door gesprekken met hem of haar te voeren. In deze gesprekken worden ‘harde’ en ‘zachte’ criteria verkend om te bepalen in welke gemeente de inburgeraar gehuisvest kan worden. Tot de harde criteria worden onder meer gerekend: familie in de eerste graad, medische behandelmogelijkheden en de kans op een arbeidscontract. ‘Zachte’ criteria zijn onder andere een geschikte arbeidsmarkt en de wens van de inburgeraar.

De uitkomsten van deze gesprekken leiden tot een regioadvies dat wordt opgenomen in het Taakstelling Volg Systeem (TVS). Hierin worden ook de resultaten opgenomen van de eventuele voorinburgering en de gesprekken met de casemanager. Daarna volgt matching met een gemeente die de inburgeraar moet huisvesten.

Overdracht

De huisvestingsgemeente ontvangt en verwerkt de gegevens uit het TVS van het COA. Idealiter gaat deze overdracht gepaard met een driepartijengesprek tussen het COA, de gemeente en de inburgeraar. Het is namelijk de eerste kennismaking van de inburgeraar met een vertegenwoordiger van de gemeente waar hij gehuisvest wordt. Is dat niet mogelijk, dan kan de overdracht telefonisch, schriftelijk of via mailcontact tussen de gemeente en het COA plaatsvinden.

Vanaf het moment van overdracht is de gemeente verantwoordelijk voor het regelen van huisvesting, verhuizing en inschrijving van de inburgeraar.

De gemeente neemt zodoende contact op met de woningcorporatie, voert gesprekken met de inburgeraar voor acceptatie van de woning en zorgt voor inschrijving in de Basisregistratie Personen (BRP) van de gemeente. Tegelijkertijd moet een uitkering worden aangevraagd en dienen, in het kader van ontzorging, overige administratieve zaken geregeld te worden. Zie ook de ‘Handreiking Financieel ontzorgen en financiële zelfredzaamheid' (Divosa).

Rol gemeenten

In de tweede schakel dragen gemeenten in de volgende stappen verantwoordelijkheid voor asielstatushouders:

• kennisnemen en verwerken van de inhoud van het TVS
• indien mogelijk: voeren van een driegesprek tussen het COA, de gemeente en de inburgeraar waar o.a. afspraken gemaakt kunnen worden over de start van het inburgeringstraject (brede intake en PIP) voordat de inburgeraar verhuist
• regelen van huisvesting voor en verhuizing van de inburgeraar
• inschrijven van de inburgeraar in de gemeente en regelen van overige administratieve zaken

Als de huisvesting, verhuizing en inschrijving zijn geregeld, gaat de inburgeraar naar de derde schakel van de inburgeringsketen.

In de derde schakel draait het om het afnemen van een brede intake en het vaststellen van een persoonlijk Plan Inburgering en Participatie (PIP). De brede intake, uitgevoerd door de gemeente van huisvesting, vindt plaats bij het azc of in de gemeente zelf. Doel is het in beeld brengen van de startpositie en ontwikkelmogelijkheden van de inburgeraar op het gebied van inburgering en participatie. Dit kan met gesprekken, maar bijvoorbeeld ook met meetinstrumenten. Gemeenten kunnen zelf bepalen hoe zij de brede intake vormgeven.

Brede intake en leerbaarheidstoets

Een vast onderdeel van de brede intake is de leerbaarheidstoets. De gemeente bepaalt het moment waarop dit gebeurt, binnen de geldende termijn van de brede intake. De leerbaarheidstoets zal een belangrijke indicator zijn voor de leerroute. Daarnaast start de maatschappelijke begeleiding die de asielstatushouder helpt bij de eerste stappen van de inburgering. Maatschappelijke begeleiding geldt niet voor gezins- en overige migranten.

De uitkomsten van de brede intake, inclusief de leerbaarheidstoets, bepalen de leerroute die de inburgeraar gaat volgen. (1) Hoe de leerbaarheidstoets wordt afgenomen en de resultaten worden gewogen was in april 2021 nog niet duidelijk. (2)

Het is aan te bevelen om voorafgaand aan de invoering van de nieuwe wet gedurende een bepaalde periode te experimenteren met het afnemen van de brede intake. Hiervoor is afstemming met het COA nodig over de wijze waarop dit op het AZC kan plaatsvinden. Met het afnemen van de brede intake kunnen de eerste ervaringen worden opgedaan en eventuele aanpassingen of bijstellingen worden doorgevoerd. Door deze tijd te nemen zijn gemeenten goed voorbereid op de invoering van de nieuwe wet. Binnen het Pilotprogramma Veranderopgave Inburgering worden zes pilots uitgevoerd rond het thema brede intake en PIP. Gemeenten kunnen hiervan leren.

Plan Inburgering en Participatie (PIP)

De uitkomsten van de brede intake worden vastgelegd in het PIP. Specifieker: het PIP bevat de afspraken rondom de leerroute, het participatieverklaringstraject (PVT) en de Module Arbeidsmarkt en Participatie (MAP) en de duur van het traject. Naast informatie over inburgering en de begeleiding en ondersteuning van de inburgeringsplichtige gedurende het inburgeringstraject door de gemeente, worden bij de beschikking PIP eventueel diverse andere beschikkingen gevoegd. Het gaat hierbij om de beschikkingen die zijn vastgesteld in het kader van ontzorgen en overige relevante onderdelen van de Participatiewet. Dit is uiteraard alleen van toepassing als de inburgeringsplichtige bijstandsgerechtigd is en, daar waar het ontzorgen betreft, de bijstandsgerechtigde een asielstatushouder is. Het kan zijn dat een beschikking op grond van de Participatiewet nog niet bekend is op het moment dat beslist wordt over te volgen leerroute. Deze beschikking wordt dan bij het PIP gevoegd zodra deze genomen is. Op deze wijze krijgt de inburgeringsplichtige een integraal beeld van alle rechten en plichten die hij gedurende het inburgeringstraject heeft en die tezamen tot doel hebben dat de inburgeringsplichtige volwaardig gaat deelnemen aan de Nederlandse samenleving. Ook biedt de gemeente maatschappelijke begeleiding aan asielstatushouders ter voorbereiding op actieve participatie in de samenleving.

Ontzorgen

Na toekenning van bijstand dient de inburgeraar te voldoen aan de verplichtingen van de Participatiewet. De eerste zes maanden wordt de bijstandsgerechtigde asielstatushouder door de gemeente (financieel) ontzorgd. Dit houdt in dat de gemeente de verrekening van de maandelijkse vaste lasten op zich neemt, zoals in ieder geval de betaling van de rekeningen voor huur, gas, water, licht en de zorgverzekering.

In deze periode is het belangrijk dat de inburgeraar (financieel) zelfredzaam wordt en wegwijs raakt in het Nederlandse systeem van betalingsverkeer, banken en andere financiële instellingen zoals de Belastingdienst (denk aan toeslagen).

Naleving verplichtingen

Tot slot ziet de gemeente toe (en handhaaft eventueel) op naleving van de verplichtingen door de inburgeraar. Voor de Z-route (gericht op zelfredzaamheid in de samenleving en het zo veel mogelijk beheersen van de taal) geldt een urenverplichting, voor de onderwijsroute en B1-route (gericht op het behalen van taalniveau B1, maar inclusief mogelijkheid om – eventueel op specifieke examenonderdelen – af te schalen naar taalniveau A2) geldt een resultaatverplichting.

Deze verplichtingen hebben betrekking op actieve deelname van de inburgeraar in het doorlopen van de inburgering. De gemeente moet de voortgang van de inburgering monitoren en legt eventueel een boete op bij het verwijtbaar niet nakomen van de verplichtingen.

Rol gemeenten

De schakels zijn onlosmakelijk met elkaar verbonden. In de derde (en vierde) schakel spelen gemeenten in de volgende stappen een rol:

• afnemen van de brede intake
• vaststellen van het PIP
• aanbieden van een leerroute voor asielstatushouders
• bieden van maatschappelijke begeleiding voor asielstatushouders
• (financieel) ontzorgen van de bijstandsgerechtigde asielstatushouder
• starten van het participatieverklaringstraject (PVT)
• aanbieden van de Module Arbeidsmarkt en Participatie (MAP)
• toezien (en eventueel handhaven) op naleving van inspanningsverplichtingen

Als de brede intake is afgenomen, het PIP is vastgesteld, een leerroute, de maatschappelijke begeleiding, het participatieverklaringstraject en de MAP worden aangeboden en de inburgeraar (financieel) wordt ontzorgd, dan is de inburgeraar klaar voor de vierde schakel van de inburgeringsketen. In de vierde schakel vindt uitvoering plaats van de in schakel 3 aangeboden trajecten.

NB: Zie figuur 1 voor een overzicht van de aanbodplicht voor asielstatushouders, gezins- en overige migranten. Vanaf 1 mei 2020 is inburgering verplicht voor Turkse nieuwkomers die op of na deze datum een asielstatus krijgen (inclusief nareizigers en gezinsleden). Overige Turkse nieuwkomers zijn vrijgesteld tot de inwerkingtreding van de nieuwe wet. (3)

De vierde schakel omvat het proces van inburgeren en participeren. In deze schakel volgt de inburgeraar een leerroute. In de leerroute biedt de gemeente ook een traject aan om de inburgeraar voor te bereiden op actieve participatie in de samenleving en op de arbeidsmarkt. Daarnaast worden het PVT en de MAP gevolgd.

Deze diensten – de leerroute en bijbehorende voorbereiding op actieve participatie in de samenleving en op de arbeidsmarkt – kunnen worden aanbesteed en ingekocht bij derden. Van deze diensten geldt de leerroute enkel voor asielstatushouders. De gemeente kan er ook voor kiezen de uitvoering zelf te doen of in te besteden aan een Gemeenschappelijke Regeling. Zie de handreiking Inkoop, pp.13-14.

Tijdens het inburgeren en participeren houdt de gemeente zicht op de voortgang van de inburgeraar. Per leerroute - onderwijsroute, B1-route of Z-route – worden verschillende stappen gezet. Sluit de inburgeraar een van deze leerroutes succesvol af, dan wordt DUO geïnformeerd om tot een afronding van de inburgering te komen. Zie de handreiking Leerroutes.

Rol gemeenten

De schakels zijn onlosmakelijk met elkaar verbonden. Kijk ook naar de taak van de gemeente onder schakel 3. In de vierde schakel moeten gemeenten actie ondernemen in de volgende stappen:

Voor asielstatushouders

• aanbieden van leerroutes. Gezinsmigranten zijn zelf verantwoordelijk om de Nederlandse taal te leren, zie ook fig.3.
• financieel ontzorgen
• toezien (en eventueel handhaven) op naleving van de urenverplichtingen

Voor alle inburgeraars (asielstatushouders, gezins- en overige migranten)

• aanbieden van het PVT
• begeleiden bij en toezien op de voortgang van de inburgering (en eventueel wijzigen van het PIP)
• informeren over de voortgang van de inburgering aan DUO ter voorbereiding op de afronding van de inburgering
• toezien (en eventueel handhaven) op naleving van de resultaatverplichtingen

Voor alle inburgeraars in de B1 en Z-route

• aanbieden en registreren van MAP

Alleen voor Z-route

• uitvoeren van de participatiecomponent
• voeren van het eindgesprek Z-route

Als de inburgeraar het inburgeringstraject succesvol heeft doorlopen, volgt de vijfde schakel van de inburgeringsketen.

In de vijfde schakel wordt het inburgeringstraject afgerond en stelt DUO vast, met de gegevens die de gemeente heeft verzameld, of de inburgeraar heeft voldaan aan de inburgeringsplicht. Vervolgens bepaalt DUO of de inburgering is voltooid.

Rol gemeenten

In de vijfde schakel spelen gemeenten een rol bij het doorgeven van het resultaat van het eindgesprek van de Z-route en het aangeven dat is voldaan aan de verplichtingen met betrekking tot MAP en PVT. Vervolgens gaat DUO na of de plicht nog actueel is.

Welke stappen moeten gemeenten op welk moment zetten om regie over de uitvoering van inburgering te krijgen, zodat de uitvoering op tijd gereed is? Dit hoofdstuk presenteert per thema de belangrijkste actie- en aandachtspunten voor gemeenten.

De thema’s die in dit hoofdstuk aan bod komen zijn: beleid, financiën, inkoop, werkprocessen en ICT-systemen, communicatie en voorlichting en informatievoorziening. Hiervoor is gekozen omdat gemeenten niet enkel de primaire processen – het beleid en bijbehorende financiën – maar ook de secundaire processen – werkprocessen en ICT-systemen, communicatie en voorlichting en informatievoorziening – opnieuw moeten vormgeven. Om recht te doen aan de verandering van deze processen, behandelt dit hoofdstuk de herinrichting van de gemeentelijke bedrijfsvoering, met als vertrekpunt de PIOFACH-taken. (1)

Voorafgaand aan het uitwerken van de actie- en aandachtspunten is het essentieel om na te denken over de keuze voor een lokale of (sub)regionale voorbereiding op en uitvoering van de Wet inburgering. Deze keuze moet eerst gemaakt worden, omdat die bepalend is voor de vervolgstappen die in dit hoofdstuk worden gepresenteerd. De keuze voor een lokale of (sub)regionale voorbereiding op en uitvoering van de Wet inburgering moet in een notitie aan het college worden voorgelegd en door datzelfde college worden vastgesteld.

Gemeenten moeten op basis van de latere inwerkingtreding van de Wet inburgering de planning van hun plan van aanpak herzien. Daarbij kunnen gemeenten niet uitgaan van ‘extra tijd’. In deze versie van het plan van aanpak is beschreven wat in 2021 tot de inwerkingtreding nog gedaan moet worden om alle voorbereidingen tijdig te treffen. Bij die acties die bij voorkeur al vóór 2021 klaar hadden moeten zijn, is in de tabellen steeds 'afgerond' als status genoemd.

(Sub)regionale voorbereiding stelt gemeenten in staat hun expertise, mensen en middelen te bundelen. Gemeenten kunnen dan ook denken aan gezamenlijke voorbereiding van het beleidskader en de verordening, de inkoop en het ontwerpen van werkprocessen en de inrichting van de ICT-systemen. (Sub)regionale uitvoering voorziet gemeenten van meer mogelijkheden om inburgeraars een gedifferentieerd aanbod te doen, waardoor maatwerk en een flexibele instroom in bijvoorbeeld de leerroutes beter gewaarborgd is.

Samenwerking tussen (kleinere) gemeenten is van belang om het gewenste aanbod te kunnen doen, nog los van de verwachte afnemende instroom van inburgeraars. Dat gewenste aanbod is kwalitatief goed en flexibel en kent meerdere instapmomenten per jaar.  

De tijd die gemeenten in 2021 hebben tot de inwerkingtreding van de nieuwe wet, geeft ruimte om het inkoopproces aan te scherpen. Gemeenten moeten hierin een aantal keuzes maken: wat ga je inkopen, voor wie, met wie en hoe? Het afwegingskader (zie figuur 4 hierna) is een hulpmiddel voor gemeenten bij het maken van deze keuzes.

Zo is het wenselijk dat gemeenten op basis van het verwachte volume per leerroute een marktconsultatie organiseren waarbij zij aan (markt-)partijen vragen welke diensten of producten zij bieden, voor welke doelgroepen (zie figuur 1) en tegen welke kwaliteit. Het biedt de gemeenten ook de gelegenheid om de dienstverlening van andere partijen te verkennen zoals (sub-)regionale leerwerk- of uitvoeringsorganisaties Werk en Inkomen.  

In de meicirculaire 2020 (1) zijn gemeenten geïnformeerd over de verdeling van de middelen. (2) Het budget is een belangrijke randvoorwaarde voor de inkoop van onder meer de leerroutes.

De invulling van deze ‘wat-vraag’ wordt opgevolgd door de ‘hoe-vraag’. Gemeenten moeten nagaan hoe dit aanbod het beste gerealiseerd kan worden en welke organisatie of partij dit het beste kan doen. Dit kan betekenen dat per leerroute een verschillende inkoopmethode wordt toegepast door bijvoorbeeld een leerroute in te besteden, in te kopen of te subsidiëren. Verder moeten gemeenten de wijze van financieren en sturing bepalen. Op basis van het beantwoorden van de ‘wat’ en ‘hoe-vraag’ wordt een Programma van Eisen opgesteld. De gemeenten moeten hierna ieder voor zich een besluit nemen over de samenwerking, het realiseren van het aanbod, de wijze van inkopen, de financiering en de sturing. Het maken van de stappen en het doorlopen van dit keuzeproces is een arbeids- en tijdsintensief proces. Gemeenten moeten zich daar bewust van zijn.

Het is dringend gewenst om de aanbesteding van de inkoop voor 1 juni 2021 af te ronden. Er bestaat dan nog voldoende tijd om (werk-)afspraken te maken, (werk-)processen af te stemmen en de informatie- en communicatievoorziening in te richten.

Belangrijk is dat er bij (sub)regionale samenwerking voldoende aandacht is voor de ambtelijke en bestuurlijke betrokkenheid bij én besluitvorming omtrent de voorbereiding en uitvoering van de Wet inburgering. Bestuurders zijn verantwoordelijk voor de voorbereiding op de nieuwe wet en de voortvarendheid waarmee de Veranderopgave Inburgering binnen de gemeente wordt opgepakt. Zij moeten optimaal bij de voorbereiding betrokken zijn door hen regelmatig te informeren en te betrekken bij de voortgang, (bestuurlijke) knelpunten of obstakels. Daarnaast biedt de latere inwerkingtreding van de wet gemeenten de mogelijkheid om de voorbereiding op een andere wijze aan te pakken door de tijd te gebruiken om in de praktijk werkwijzen te testen, de relatie met partners te verstevigen, andere partijen, zoals werkgevers en ervaringsdeskundigen, een rol in de voorbereidingen te geven.

(3)

Tabel 1: Tijdtafel met acties en deadlines voor de keuze lokaal of (sub)regionaal

Let op: in deze handreiking wordt consequent gerefereerd aan een lokale voorbereiding en uitvoering, terwijl gemeenten er ook voor kunnen kiezen om de Wet inburgering (sub)regionaal uit te voeren.

Bij het opstellen van beleid is een belangrijke rol weggelegd voor de startnotitie, het beleidskader, de verordening en de beleidsregels. Een korte uitwerking van elk van deze onderdelen.

Startnotitie

Het project begint met het opstellen van een startnotitie waarin het college een aantal vragen en keuzes voorgelegd krijgt, zoals de keuze voor lokale of (sub)regionale voorbereiding en uitvoering van de Wet inburgering, de beleidsambities voor inburgering en het verwachte budget. Het college kan daarmee een besluit nemen over de manier waarop de Wet inburgering wordt voorbereid en uitgevoerd. Gemeenten hebben de startnotitie in 2020 vastgesteld.

• Stel de startnotitie op:
  • waarin de beleidsuitgangspunten en de organisatorische uitgangspunten voor de voorbereiding en uitvoering van de Wet inburgering zijn uitgewerkt.
• Stel de startnotitie vast:
  • door het college.

Na vaststelling volgt de inrichting van de projectorganisatie. Stel concrete opdrachten en een bijbehorende planning op voor de werkgroepen.

Tabel 2a: Tijdtafel met acties en deadlines voor de startnotitie

Beleidskader

Het beleid geeft de visie van de gemeente weer op de lokale uitvoering van de Wet inburgering en dient als handreiking om deze visie concreet vorm te geven. Beleid opstellen is uitdagend, zeker als er nog onzekerheden zijn in de wetgeving en bijbehorende financiering. De nieuwe Wet inburgering is in februari 2021 gepubliceerd in het Staatsblad. (1)

De vaststelling van de definitieve lagere regelgeving en het financiële kader kunnen van invloed zijn op de beleidsambities van de gemeenten. (2) Gemeenten nemen in het beleidskader de visie op de lokale uitvoering van inburgering op. Hiertoe moeten zij de volgende acties ondernemen:

• Inventariseer:
  • de nieuwe Wet inburgering. Bestudeer onder meer het wetsvoorstel en de Memorie van Toelichting. De Memorie van Toelichting en andere kamerstukken zoals de beantwoording van schriftelijke vragen van de Tweede Kamer over het wetsvoorstel bevatten veel informatie over de doelstellingen en beoogde werkwijze van de wet.
  • de actuele stand van zaken van de lagere regelgeving. Bestudeer de lagere wet- en regelgeving (het Besluit inburgering en de Regeling inburgering). (3)
• Betrek:
  • de ervaringsdeskundigheid van inburgeraars. Zij weten als geen ander wat belangrijk is voor een goede inburgering en participatie. Stel een pool samen van ervaringsdeskundigen die kunnen reflecteren op het inburgeringstraject. Geef hen een rol in de beleidsvoorbereiding en eventueel de (uiteindelijke) uitvoering van het beleid. Raadpleeg maatschappelijke organisaties voor de opzet van een dergelijke pool.
  • bij het opstellen van het beleidskader de (gemeentelijke) adviesraden sociaal domein. Informeer hen over de aanpak en de planning. Bespreek op welke wijze de adviesraden hun (advies-) rol op een goede manier kunnen invullen.
  • de ervaringen van werkgevers met betrekking tot de plaatsing van asielstatushouders op stages, werkervarings- of reguliere banen. Maak gebruik van deze ervaringen om het proces van inburgeren en de plaatsing op de arbeidsmarkt te verbeteren. Zet een pool van werkgevers op die betrokken zijn en de gemeenten van advies en feedback willen voorzien.
  • de stappen van de inburgeringsketen, zie ook hoofdstuk 1. Inventariseer en ontwikkel een beeld van alle doelgroepen die onder de nieuwe wet vallen en maak, zo mogelijk op basis van ervaringen van (taal-)aanbieders of andere organisaties, een reëel beeld van de omvang per leerroute. Inventariseer welke partijen de inburgeraars op dit moment ondersteunen bij hun inburgering.
• Maak een planning:
  • met daarin de verschillende acties voor de lokale uitvoering van de Wet inburgering om het beleidskader, de verordening en de beleidsregels tijdens het proces op elkaar te laten aansluiten.
• Stel het beleidskader op:
  • met daarin de lokale visie en ambities op de Wet inburgering. Denk na over de rol die de gemeente in de inburgeringsketen heeft en welke onderdelen zij daarvan zelf wil uitvoeren, dan wel in samenwerking met andere gemeenten.
  • neem in het beleidskader in elk geval op:
    • de context van de Wet inburgering, waaronder de belangrijkste veranderingen voor de gemeenten (zoals de regievoering);
    • de visie op de Wet inburgering en een verdere uitwerking daarvan in een aantal ambities en leidende uitgangspunten, waaronder het wettelijk verplichte aanbod van de gemeente aan de inburgeraar, eventueel aangevuld met het door de gemeente gewenste aanbod;
    • de verschillende groepen inburgeraars en het verschil in aanbodplicht;
    • de keuze om al dan niet met andere gemeenten samen te werken en de Wet inburgering gezamenlijk voor te bereiden en uit te voeren;
    • de keuze om (delen van) de uitvoering, zoals financieel ontzorgen of taalonderwijs, zelf uit te voeren, dan wel uit te besteden aan andere partijen;
    • de (invulling van) de regievoering door de gemeente. De regievoering gaat in op de rol van de gemeente van start tot en met afronding van de inburgering;
    • het financiële kader en de begroting. In de Voorjaarsnota 2021 wordt deze financiering bekendgemaakt waardoor een begroting kan worden opgesteld en inzicht is in de uitvoerings- en programmakosten;
    • de belangrijkste onzekerheden zoals de definitieve vaststelling van de lagere regelgeving;
    • de verwachte omvang van de doelgroep met een inschatting van de aantallen per leerroute.
  • de mogelijkheden om met de nieuwe Wet inburgering integraal te werken met andere beleidsterreinen in het sociaal domein, zoals de Participatiewet, de Wmo of de Jeugdwet.
  • de monitoring van het beleidskader en bijbehorende activiteiten.
  • een risicoparagraaf waarin de belangrijkste risico’s en beheersmaatregelen aan bod komen.
  • een communicatieparagraaf waarin de communicatie met de interne en externe stakeholders, het vervolg daarop en de frequentie ervan wordt geregeld.
• Stel het beleidskader vast:
  • door de gemeenteraad.

Tabel 2b: Tijdtafel met acties en deadlines voor het beleidskader

Verordening

Na het vaststellen van het beleidskader, de wetsbehandeling en het publiceren van de lagere regelgeving kan de gemeentelijke verordening worden opgesteld. In de nieuwe Wet inburgering is geen verplichting opgenomen voor het opstellen van een gemeentelijke verordening, het wordt echter wel aanbevolen. (4) In een gemeentelijke verordening staan onder andere de begripsdefinities, de te volgen werkwijzen, het aanbod aan voorzieningen, de rechten en plichten van de inburgeraar bij aanvang van de inburgering tot en met het afronden ervan en de wijzigingen in aanpalende terreinen zoals de Participatiewet of Wmo.

Gemeenten moeten de volgende acties ondernemen:

• Inventariseer:
  • de onderwerpen die in de verordening aan bod moeten komen zoals de begripsdefinities, de werkwijze, de rechten en plichten, de handhaving en wijzigingen in relevante beleidsterreinen.
• Maak een planning:
  • tot en met het eventueel vaststellen door de gemeenteraad. Hierbij moet ook aandacht zijn voor de planning van onder meer het college van B en W, de adviesraad sociaal domein en de gemeenteraad. Raadpleeg ook tijdig de griffie zodat de planning goed is afgestemd.
• Stel de verordening op:
  • en ga daarbij per artikel in op de onderwerpen (zie ‘inventariseer’). Besteed ook aandacht aan de lagere regelgeving.
  • houd bij het opstellen rekening met de praktische uitvoerbaarheid en toets dit regelmatig bij de klantmanagers.
• Stel de verordening vast:
  • door de gemeenteraad.

Tabel 2c: Tijdtafel met acties en deadlines voor de verordening

Beleidsregels

Na het vaststellen van de verordening is het tijd om de beleidsregels te formuleren. Beleidsregels maken de lokale uitvoering van de Wet inburgering concreet en bieden de professionals handvatten voor een effectieve en efficiënte uitvoering. De beleidsregels vullen de wettelijke regels en de regels uit de verordening aan. Het zijn algemene regels waarin onderwerpen uit de verordening zijn uitgewerkt. Daarbij komen de volgende acties om de hoek kijken:

• Inventariseer:
  • ​de onderwerpen die in de beleidsregels nader gespecificeerd moeten worden, zoals de uitvoeringsregels rondom de brede intake en de PIP, de handhaving in het kader van de inburgering of de criteria voor leerroutes. (5)
• Maak een planning:
  • ​voor het opstellen van de beleidsregels tot en met het vaststellen ervan door het college of de gemeenteraad. (6)
• Stel de beleidsregels op:
  • ​​en ga daarbij per artikel in op de onderwerpen (zie ‘inventariseer’). Houd daarbij rekening met:
    • het afstemmen van de beleidsregels met andere verordeningen en/of beleidsregels (indien nodig).
    • het bespreken van de beleidsregels met relevante stakeholders, zoals de uitvoerende professionals en de adviesraad.
    • het aanpassen van de beleidsregels op basis van de uitkomsten van deze besprekingen met relevante stakeholders.
• Stel de beleidsregels vast:
  • ​door het college of de gemeenteraad.
• Instrueer de uitvoerende professionals.

Tabel 2d: Tijdtafel met acties en deadlines voor beleidsregels

Financiële middelen zijn nodig om de lokale uitvoering van de Wet inburgering te bekostigen. Waarborging van de continuïteit is belangrijk; elke inburgeraar moet kunnen inburgeren.

Gemeenten zijn in de meicirculaire 2020 (1)(2) geïnformeerd over de verdeling van de middelen onder gemeenten ter bekostiging van de uitvoerings- en de invoeringskosten. Dit biedt de gemeenten de gelegenheid om een begroting op te stellen en de kosten of uitgaven te bepalen van de uitvoering- en programmakosten zoals de kosten voor taalonderwijs of andere programma’s. Voor het inzichtelijk maken van die kosten gelden de volgende acties:

• Inventariseer:
  • de verwachte kosten voor de uitvoering van de Wet inburgering, bijvoorbeeld door te kijken naar de huidige uitgaven voor inburgeraars bij maatschappelijke organisaties en taalhuizen.
  • de verwachte inkomsten voor de uitvoering van de Wet inburgering. Maak daarbij een onderscheid in:
• de (gemeentelijke) uitvoeringskosten voor bijvoorbeeld de formatie of ICT-ondersteuning;
• de programmakosten voor bijvoorbeeld de inkoop van de leerroutes, de maatschappelijke begeleiding of het bevorderen van de financiële zelfredzaamheid;
• en de voorbereidingskosten voor de invoering van de nieuwe wet.
• Maak een doorrekening:
  • van de (gemeentelijke) uitvoeringskosten om op basis van het werkproces (op hoofdlijnen) een raming te maken van de benodigde uren en de kosten per uur. Deze werkwijze geeft inzicht in de benodigde formatie en de kosten van deze formatie.
  • van de programmakosten waarbij rekening gehouden wordt met alle programma’s of trajecten die de inburgeraars aangeboden moeten krijgen zoals maatschappelijke begeleiding, het PVT of de leerroutes. Maak hierbij, waar nodig, onderscheid naar de doelgroep. Gemeenten hebben voor asielstatushouders een andere aanbodverplichting dan voor gezins- en overige migranten.
  • van de voorbereidingskosten waarbij rekening gehouden wordt met de extra inzet van de eigen medewerkers, inhuur van specialisten bij de inkoop of het ICT-ontwerp of projectleiders. Houd daarbij ook rekening met de kosten voor bijvoorbeeld de aanschaf van ICT-applicaties, aanschaf van licenties of abonnementen en training, scholing of deskundigheidbevordering. 
• Stel een raming op:
  • op basis van de verwachte kosten van de voorbereiding, uitvoering en programma’s en de inkomsten zoals gemeld in de Voorjaarsnota 2020.
  • bepaal of op basis van deze begroting de ambities uit het beleidsplan haalbaar en realistisch zijn. Indien dit niet het geval is:
    • bepaal of andere financiële middelen aangewend kunnen worden en zo ja, of de gemeente hiertoe bereid is.
    • ga na of de ambities uit het beleidskader aangepast kunnen worden.
• Stel een begroting op:
  • op basis van de informatie uit de Voorjaarsnota 2020.
• Stel de begroting vast:
  • door de gemeenteraad.

Tabel 3: Tijdtafel met acties en deadlines voor financiën

Inkoop

Gemeenten moeten kiezen hoe zij leerroutes en participatietrajecten gaan aanbieden, zie ook hoofdstuk 1. De twee opties zijn: zelf doen of uitbesteden aan derden.

Bij de eerste optie – zelf doen – houdt de gemeente het aanbod in eigen beheer, waarbij ze ook weer twee keuzemogelijkheden heeft. De eerste daarvan is inbesteden: de activiteiten worden dan uitgevoerd door de eigen gemeentelijke organisatie. De tweede is quasi-inbesteden. Hierbij worden de activiteiten door de gemeentelijke organisatie zelf of samen met andere gemeenten ondergebracht in een aparte entiteit met rechtspersoonlijkheid (bijvoorbeeld een gemeenschappelijke regeling).

In de tweede optie die gemeenten hebben voor het aanbieden van leerroutes en participatietrajecten worden de activiteiten uitbesteed aan derden. Dit kan door een overheidsopdracht te verstrekken, een Open House-aanbesteding in te richten of door het verstrekken van subsidie. Uiteraard kunnen gemeenten per leerroute en participatietraject een keuze maken uit bovenstaande opties. 

Belangrijke randvoorwaarde voor de uitvoering van bovenstaande opties is het beschikbare budget voor de uitvoering van de programma’s (bijvoorbeeld duale leerroutes, financiële zelfredzaamheid of maatschappelijke begeleiding). Het is daarom belangrijk om direct na de bekendmaking van de voorjaarsnota een berekening te maken van het beschikbare budget voor de uitvoering van de programma’s.

Bij het selecteren van één van deze opties zijn de volgende acties leidend:

• Inventariseer:
  • ​de beste optie(s) voor de gemeente, zie ook de opties hierboven.
• Keuze:
  • ​volg vanaf hier de stappen van de handreiking 'Van beleid naar inkoop in de inburgering' voor de beste optie voor de gemeente.
• Planning:
  • ​stel een planning op (op basis van de gekozen optie) om de inkoop gedurende het proces naar de lokale uitvoering van de Wet inburgering op tijd te realiseren

Tabel 4: Tijdtafel met acties en deadlines voor inkoop

Om de inburgering voorspoedig te laten verlopen, is het essentieel dat goed duidelijk is hoe werkprocessen en bijbehorende ICT-systemen de inburgering dienen te ondersteunen. Bij het ontwerp van werkprocessen en bijbehorende ICT-systemen moeten gemeenten zicht krijgen op de stand van zaken van de huidige werkprocessen en ICT-systemen én beoordelen welke onderdelen in het kader van de nieuwe Wet inburgering op lokaal niveau verder moeten worden ontwikkeld.

Binnen het programma Veranderopgave Inburgering (VOI) van het ministerie van SZW werkt het onderdeel ‘voorbereiding uitvoering keten’ aan de kaders die nodig zijn om de benodigde gegevensuitwisseling voor een goed werkend inburgeringsstelsel mogelijk te maken. De ketenarchitectuur (1), die gezamenlijk met architecten van het ministerie van SZW, DUO, VNG-realisatie, gemeenten, COA en IND is opgesteld, vormt hiervoor het uitgangspunt. Ter voorbereiding op de uitvoering van het nieuwe stelsel moeten de nieuwe en aangepaste werkprocessen worden uitgewerkt en beschreven. Als gevolg van deze nieuwe en aangepaste werkprocessen zijn ook aanpassingen nodig in de informatiesystemen, gericht op de benodigde gegevensuitwisseling binnen de gemeenten en tussen gemeenten en de andere uitvoeringsorganisaties in de keten. Om de impact op de werkprocessen en bijbehorende informatievoorziening te bepalen heeft VNG Realisatie een informatiekundige uitvoeringstoets uitgevoerd, waarin een aantal gemeenten betrokken is geweest. (2) Verder is in april 2021 het eindrapport ketenproces en gegevensuitwisseling gepubliceerd, opgesteld door SZW. (3) Inmiddels is er op basis van de beschikbare informatie en voortschrijdend inzicht ingezet op deelproducten die vanuit de gezamenlijke ondersteuning vanuit Divosa-VNG-SZW worden aangeboden en gepubliceerd op de websites van de betrokken organisaties.

De volgende acties vragen om aandacht:

• Inventariseer en analyseer:
  • op basis van de nieuwe Wet inburgering en de processtappen voor de inburgeraar. Met andere woorden: doorloop het proces vanaf het vaststellen van de inburgeringsplicht tot en met het afronden van de inburgeringsverplichting. Houd onder andere rekening met:
    • uitvoeren van de brede intake
    • vaststellen van de PIP
    • bieden van de maatschappelijke begeleiding
    • financieel ontzorgen
    • volgen van de leerroutes
    • volgen van het PVT en de MAP
    • handhaven van de resultaat- en inspanningsverplichting
  • Welke informatie moet op welk moment worden vastgelegd en welke methode of welk instrument moet daarvoor gebruikt worden?
  • Welke koppelingen met andere ICT-systemen moeten gemaakt worden?
  • Welke informatie over de inburgeraar moet worden opgeslagen in de ICT-systemen? Vergeet daarbij niet ook goed rekening te houden met de geldende bewaartermijnen. Deze worden opgenomen in het Besluit inburgering.
  • Welke ICT-systemen zijn reeds beschikbaar om de werkprocessen te ondersteunen? Denk daarbij aan de systemen voor uitvoering van de Participatiewet of andere cliëntvolgsystemen die de gemeente gebruikt.
• Beoordeel:
  • of de bestaande ICT-systemen de werkprocessen kunnen ondersteunen en een solide en betrouwbare ICT-infrastructuur vormen voor het vastleggen van verschillende stappen en de daarbij behorende informatie. 
• Ontwerp:
  • de nieuwe werkprocessen op basis van de uitgangspunten van de gemeente. Houd onder andere rekening met:
    • het opstellen van de documenten en brieven die gestuurd moet worden aan de inburgeraars en andere externe stakeholders.
    • het vastleggen van het ontwerp van de processen in het bestaande Administratieve Organisatie-systeem (AO-systeem) van de gemeente.
    • het in beeld brengen van de noodzakelijke managementinformatie waarbij onder andere de aantallen, status en voortgang van de trajecten, in- en uitstroom van asielstatushouders kan worden gevolgd.
    • het vaststellen en bijhouden van prestatie-indicatoren voor de prestatie- en inspanningsgerichte financiering van de leerroutes of andere trajecten.
• Richt in:
  • een proces van informatie-overdracht met andere partijen
  • de nieuwe werkprocessen en ICT-systemen, inclusief rapportageformat, documenten, brieven en/of beschikkingen. Houd onder andere rekening met:
    • het koppelen met andere ICT-systemen.
• Test:
  • de ICT-systemen. Houd onder andere rekening met:
    • het proefdraaien met de inrichting van de nieuwe werkprocessen en ICT-systemen, inclusief de koppeling met andere systemen en uitwisseling van gegevens en documenten, beschikkingen en brieven.
    • het uitvoeren van de test door de ICT-systeembeheerders en de klantmanagers.
    • het aanpassen van processen, documenten of brieven op basis van de testresultaten.
    • het testen en na eventuele aanpassingen opleveren van de processen.
• Instrueer:
  • de klantmanagers. Houd onder andere rekening met:
    • het opstellen van een gebruikershandleiding waarin de nieuwe werkprocessen, de wijze van gegevensvastlegging en de beschikbare documenten, brieven en beschikkingen stap voor stap aan bod komen.
    • het trainen van de klantmanagers. Mocht de gebruikershandleiding de uitvoerende professionals onvoldoende houvast bieden, dan biedt nadere instructie via een workshop mogelijk uitkomst.

Tabel 5: Tijdtafel met acties en deadlines voor werkprocessen en ICT-systemen

Gemeenten moeten inburgeraars voorzien van voorlichtings- en informatiemateriaal waarin zij duidelijk maken hoe zij de inburgering hebben georganiseerd en welke stakeholders daarbij betrokken zijn. Ervaringsdeskundigen kunnen gemeenten helpen bij het ontwikkelen van dit voorlichtings- en informatiemateriaal. Vanuit hun expertise kunnen zij aangeven aan welke informatie inburgeraars behoefte hebben en welke communicatiemiddelen daarbij passen. 

• Inventariseer:
  • het bestaande voorlichtings- en informatiemateriaal, bijvoorbeeld van het COA en DUO.
  • de producten vanuit het ondersteuningsprogramma VOI van zowel Divosa als VNG. Kijk voor een overzicht op divosa.nl.
• Formuleer:
  • het doel van de gemeente met het voorlichtings- en informatiemateriaal.
• Bepaal:
  • de boodschap, de doelgroep, de informatiebehoefte van de doelgroep en de inzet van communicatiemiddelen om deze doelgroep te bereiken.
• Pas aan en/of ontwikkel:
  • het relevante voorlichtings- en informatiemateriaal op basis van de voorgaande stappen.

Interne en externe communicatie

Voor een goede invoering van de nieuwe wet is het ook belangrijk dat interne en externe stakeholders betrokken worden bij de voorbereidingen. Tijdige informatievoorziening en communicatie over de verandering en de voorbereiding kan de betrokkenheid en het draagvlak voor de invoering vergroten. Dit geldt voor de interne organisatie en stakeholders én de externe omgeving. Gemeenten hebben al de nodige ervaring in dergelijke communicatie, denk hierbij aan de ontwikkelingen in het sociaal domein. Zij weten goed wat wel of niet werkt.

• Formuleer:
  • het doel van de interne en externe communicatie.
• Bepaal:
  • de inhoud van de boodschap, de interne en externe doelgroepen en de inzet van de verschillende communicatiemiddelen om de doelgroepen te bereiken.
• Ontwikkel en voer uit:
  • het communicatiemateriaal op basis van de voorgaande stappen.
  • stel het materiaal bij afhankelijk van de fase in aanloop naar invoering van het nieuwe stelsel.

Om zicht te houden op de voortgang van het proces van de lokale uitvoering van de Wet inburgering is het handig om per thema – beleid, financiën, inkoop, werkprocessen en ICT-systemen, communicatie en voorlichting en informatievoorziening - een projectkaart in te vullen. Zo kunnen gemeenten de actie- en aandachtspunten gestructureerd en per thema verwerken en wordt in één oogopslag de voortgang op de verschillende thema’s duidelijk. Het volgende hoofdstuk gaat in op het werken met de projectkaart.

In hoofdstuk 2 is aandacht besteed aan de stappen die nodig zijn om de nieuwe Wet inburgering uit te voeren. Dit hoofdstuk richt zich op de stappen om tot actie over te gaan.

Projectkaarten helpen om de stappen te zetten naar concrete acties en om mensen en middelen toe te wijzen aan de verschillende activiteiten. Voor elk thema uit hoofdstuk 2 (beleid, financiën, inkoop, werkprocessen en ICT-systemen en communicatie, voorlichting en informatie) moet een projectkaart opgesteld worden. Mogelijk is het nodig om meerdere projectkaarten per thema op te stellen. Dit hangt af van de geschatte hoeveelheid werk per thema.

Het invullen van de projectkaart vereist de volgende stappen:

Stap 1

Deel de rol van projectmanager en projectleider toe:

1. Projectmanager: maakt het complete projectplan waarvan de projectkaarten onderdeel zijn en geeft het startsein voor de aanvang van activiteiten op basis van de beschikbare capaciteit. Faciliteert, ondersteunt en stimuleert teamleden om de gestelde doelen te bereiken.   
   Projectleider: is verantwoordelijk voor de uitvoering van het project. Hij of zij borgt de voortgang van de projectkaarten en beoordeelt projectkaarten inhoudelijk.

Stap 2

Beschrijf de doelen en de manier waarop de doelen bereikt worden. Denk aan de volgende onderdelen:

1. Aanleiding: korte beschrijving van de aanleiding voor de projectkaart.
2. Doel: benoemen van het eindresultaat, SMART formuleren.
3. Aanpak: welke stappen gaan volgtijdelijk vooraf aan de uitvoering van de Wet inburgering?
4. Bepalen van risico’s en voorwaarden: om een succesvolle uitvoering te realiseren.
5. Investeren: welke investering is nodig voor de uitvoering van het project?

Stap 3

1.  Opstellen planning: neem in de oranje vakken de mijlpalen op en in de witte vakken de datum waarop de activiteit afgerond moet zijn.

Stap 4

Het is belangrijk om de implementatie zo goed mogelijk voor te bereiden. De volgende aspecten zijn hier van belang:

1. Inzetten: van wie wordt inzet verwacht tijdens de implementatie? Het gaat om afdelingen, leidinggevenden en medewerkers.
2. Informeren: neem activiteiten op om projectmedewerkers en de organisatie op de hoogte te houden van de voortgang van het project. Gebruik het stappenplan uit hoofdstuk 5 (stakeholders in beeld) om de stappen 8 en 9 in te vullen.
3. Verbeteren: laat zien dat de bereikte mijlpalen bijdragen aan het realiseren van het resultaat.
4. Betrekken: maak duidelijk op welke manier de belangrijkste stakeholders bij het project betrokken worden. Bijvoorbeeld door het houden van een klankbordsessie.
5. Borgen: breng in beeld hoe de resultaten en aanpak worden geborgd in de organisatie.

Let op: dit Model Plan van Aanpak is gericht op de voorbereiding en uitvoering van de nieuwe Wet inburgering. Dit betekent niet dat de Veranderopgave Inburgering voltooid is als de wet is ingevoerd. Ook na inwerkingtreding van de wet is voortdurende monitoring en bijsturing van de uitvoering noodzakelijk.